【BIツール比較】正しい選び方やメリットを理解し失敗しない導入検討を

【BIツール比較】正しい選び方やメリットを理解し失敗しない導入検討を

BIツールを活用することで、業務効率化や早い経営判断が可能になるなど多くのメリットがあります。 そのためには、基本的な機能や比較方法・メリットを理解することが必要になります。今回は導入選定を進める際に必要な比較ポイントを紹介します。

BIツールとは?

BI(Business Intelligence)ツールとは、日々蓄積されていく膨大なデータを分析・可視化するためのサポートをしてくれるもので、今まで工数の掛かっていた作業の効率化や気づくことのできていなかった各データの相関関係などから未来予測のきっかけを得ることができるようになります。

BIツールの代表的な機能

業務効率化や経営判断のためのサポートをしてくれるBIツールですが、多くの機能があります。ここでは、代表的な4つの機能をご紹介します。

ダッシュボード・レポーティング機能

企業活動を行っていく中で、蓄積されていくデータをダッシュボードやレポーティング機能を使うことで、誰にでも分かりやすくアウトプットすることが可能になります。 今でもExcelやAccessなどを使い、各種データを分かりやすくまとめている企業は多くありますが、初期設定にて条件設定などを行っておくことで、その後は簡単に同様の条件にてレポーティングを行ってくれるので、業務効率化やリアルタイムで最新の情報を把握することにも役立ちます。

OLAP分析機能(多次元分析機能)

OLAP分析(Online Analytical Processing)とは、様々な角度での分析を行うもので、複雑な分析を可能とする機能になります。 主な用途としても、経営報告、計画作成、財務諸表作成、市場分析、ビジネス業績管理、予算作成などと多岐に渡っており、企業活動を行う上でも大変重要なデータの把握を容易にしてくれるものになります。

データマイニング機能

各種分析をすることで、事業運営・企業活動のための情報が手に入るのはイメージが湧くところではありますが、そのための複雑な分析というのは専門知識も必要なると思います。特にデータマイニングは統計分析の分野でもあるので、通常は知識の無い方が簡単に行うことは難しいものとなります。 そもそも各種データから相関関係を見つけ、それを経営判断などに活用するレベルまでにして抽出するというのは、かなりの難易度になります。 それを半自動化するのがBIツールのデータマイニング機能になります。これを活用することで、統計学の専門的知識が無くともデータマイニングを行うことが可能になります。

シミュレーション機能

企業に蓄積されていくデータを分析し、過去の実績から未来予測を立ててシミュレーションやプランニングを行う機能になります。 企業の成長拡大を行う上で、様々な情報から仮説を立てて実行と検証を行うと思いますが、分析した結果を元に行うことで、想定と実際の結果の相違を少なくすることにも役立てることができます。大きな予算を投下しての施策の場合、裏付けも無く実施をすることは難しいと思いますが、過去データからの予測を行うことで、経営判断の精度を高めることにつながります。

BIツールの3つのメリット

BIツールを活用することで多くのメリットはありますが、ここでは代表的な3つのメリットを紹介します。 メリットを把握することで、自社での活用イメージを膨らませましょう。

気づけていない課題が把握できるように

分析結果から、今まで隠れていた問題や相関関係が浮き彫りになることもあるので自社の状況を正確に把握することができるようになります。 問題や課題の発見をすることで、サービス、営業体制、予算配分など様々な角度での気づきにつながるので、PDCAを回す速度が上がり問題解決なども即座に行うことができるようになります。

業務効率化による生産性向上

「働き方改革」や「生産性向上」などはどこの企業でも叫ばれていると思いますが、残業せずに定時で帰り、その中でも成果を上げるというような解釈をされることが多いと思います。 残業を禁止し、退社時間を早くするような意識付けももちろん必要なことだとは思いますが、何よりも重要なのは業務工数の削減や1時間あたりの生産性向上です。 BIツールを使うことで、今までデータの抽出のために1ヶ月で10時間かかっていたことが1時間になったとすると、単純に9時間の削減になります。9時間×12ヶ月=108時間もの工数の削減となります。 このように業務効率を向上させられるのもBIツールの大きなメリットです。

経営判断に必要な情報を可視化できる

経営判断というのは当然ですが、企業運営において1番重要なことになります。闇雲に判断をする訳にもいかないので、市場動向や自社の状況など様々な情報を元に最終判断をすると思います。その際に重要なのが自社に蓄積されたデータ(=自社の状況、顧客の状況)といったものになります。BIツールを活用することで、各種相関関係などから予測データを元にした正しい判断が迅速に行うことができるようになります。

BIツール導入でよくある3つの失敗例を紹介

BIツールを活用することでのメリットは多くありますが、導入前に準備をしておかないと失敗してしまうこともありますので、代表的な失敗例についても紹介します。

導入目的が不明確

BIツールを導入することが目的になってしまっており、導入した後の活用イメージが湧いていないとどのように使えばいいのか分からず、使わないということになってしまいます。 他の業務用システムですと、使用目的が明確なものも多く、できることの範囲が決まっていることで迷わず使うことができます。(例:人事評価システム、名刺管理ソフト、給与計算ソフトなど) BIツールはできることの範囲が広い分、「何のために導入するのか?」、「何に使うのか?」を整理しておくことが重要です。

現場との意思疎通が不足

BIツールで分析をする人、もしくは設定を行う人と、実際に活用する現場が違う場合は注意が必要です。どのようなデータを元に何に行うのかをしっかり定めておかないと、せっかく抽出されたデータを誰も活用できないということも考えられます。

使いこなすが先行し意思決定に活かせない

各種データを抽出し、たくさんのレポートを作成することは出来ますが、意思決定のために必要な情報なのか?を考えておくことが重要です。 経営判断のために必要な要素は何で、どういったデータを元に判断をしたいのかを明確にしないとレポートの数ばかり増えてしまい、重要な判断に活用できなかったということに陥ってしまいます。

BIツールを比較する時のポイント

ここまでBIツールのメリットや失敗例などを紹介してきましたが、導入検討を進めるにあたり大切な比較方法・選び方について紹介します。

提供形態

まず提供形態には注意して比較しましょう。代表的な提供形態としてはクラウド型とオンプレミス型がありますが、両者には異なる強み・弱みがそれらを理解した上での比較を行いましょう。

利用できるユーザー数

ツールによって、利用できるユーザー数は異なります。また利用するユーザーや権限によって料金体系が変化するということも少なくありません。 まずはBIツールについて理解し、実際に運用する場合にどのくらいのユーザーが利用することになりそうかをイメージしておきましょう。また利用人数に応じてどのくらいの費用感になるかも併せて比較しましょう。

サポート体制

BIツールの導入後にどのようなサポート体制があるかも、製品の比較には重要であると言えるでしょう。BIツールを運用する中で、データの組み合わせやレポート作成などを相談できるかによって社内リソースがどのくらい必要かも変わってきます。 また、具体的にどのようなサポート体制があるのかもチェックしておきましょう。電話窓口、メール対応のみなど、提供会社によっても異なりますのでしっかりと比較しておきましょう。

まとめ

今回はBIツールのメリットや比較ポイントについて紹介をしました。機能は当然ですが、導入する目的や必要なことをしっかりと理解し、失敗しない選び方をする参考にしてください。

まずはBIツールはどういったものかを理解し導入の検討を進めるために、まずは無料評価版を試してみましょう。 下のリンクから申し込みが可能です。

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