AIで自社の業務を効率化！活用事例やAIツールで実現できる用途を解説
AIで業務を効率化すればどのような効果を得られる？
AIでどのような業務を効率化できるか知りたい
AIによる業務効率化を勧める手順について整理したい
AIは今やビジネスにおいても幅広く活用されており、さまざまな場面で業務効率化に役立っています。活用用途や効果も豊富です。ただ、正しく手順を踏まないと、AIによる業務効率化は思うような成果を得られないかもしれません。また、成功のポイントを踏まえると、一層全社的な業務効率化につながるでしょう。
この記事では、AIによる業務効率化で得られる効果や用途、活用事例などを紹介します。
AIの業務効率化で得られる効果
ここでは、AIの業務効率化で得られる効果を4つ紹介します。
- 人材不足の解決
- 顧客満足度の向上
- 人為的ミスの防止
- 業務属人化の防止
それでは1つずつ紹介します。
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人材不足の解決
AIの業務効率化で得られる効果の1つ目は、人材不足の解決です。
昨今の日本では労働人口が減少しており、多くの企業では人材確保に課題があります。日本では少子高齢化の傾向が強まっており、当面その傾向は変わらないでしょう。しかし、AIで多くの業務を代替することで、少ない人員でも業務を遂行できるようになり、人材不足の解消だけでなく人件費削減にもつながります。
顧客満足度の向上
AIの業務効率化で得られる効果の2つ目は、顧客満足度の向上です。
AIチャットボットを使えば24時間365日顧客対応ができ、時間外の問合せにも対応できます。また、AIで定型的な事務作業を自動化すれば、従業員は顧客対応により多くの時間を費やせるため、きめ細かなサービスの提供が可能です。
人為的ミスの防止
AIの業務効率化で得られる効果の3つ目は、人為的ミスの防止です。
人の手で作業を行うと、習熟度や体調などが原因で人為的ミスを完全には防げません。しかし、AIであれば定型作業を正確に処理できます。これにより、データ入力や検品作業などの作業で精度が向上し、業務品質の平準化やミス修正作業の削減にもつながるでしょう。
業務属人化の防止
AIの業務効率化で得られる効果の4つ目は、業務属人化の防止です。
専門性の高い業務を実行できるAIがあれば、業務を遂行する際には特定の従業員に依存する場面を減らせます。これにより、業務の属人化を防げる上に人手不足解消にも寄与するでしょう。
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AIによる業務効率化に役立つ用途
ここでは、AIによる業務効率化に役立つ用途を6つ紹介します。
- データ抽出
- 文章要約
- 文字起こし
- 素材生成
- コード生成
- アイディア創出
それでは1つずつ紹介します。
データ抽出
AIによる業務効率化に役立つ用途の1つ目は、データ抽出です。
生成AIで膨大なデータから必要な情報を自動で特定することで、関連性の高い結果を出力できます。これにより、利用者はデータ検索・分析作業にかかる時間を大幅に削減でき、その分企業は迅速な意思決定ができるようになるでしょう。
文章要約
AIによる業務効率化に役立つ用途の2つ目は、文章要約です。
生成AIを用いることで、長文のドキュメントや報告書から重要な情報を精度高く抽出し、わかりやすい形式で記述できます。これにより、企業の意思決定や研究、学習など様々な場面で情報をいち早く理解できるようになるでしょう。
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文字起こし
AIによる業務効率化に役立つ用途の3つ目は、文字起こしです。
文字起こしができる生成AIを用いることで、会議の議事録・講演・インタビューなどの音声情報を、迅速かつ正確にテキスト化できます。従来は、音声情報の文字起こしには多大な時間と労力が必要でした。しかし、AIの活用で効率化を実現させれば、従業員はより創造的な業務に注力できます。
素材生成
AIによる業務効率化に役立つ用途の4つ目は、素材生成です。
Webサイトのアイコンや画像など、素材を具体的な要望に応じ短時間で生成できます。手作業やデザイナー作業を削減できる分、コスト削減が期待できるでしょう。さらに、フィードバック学習を通じ、徐々にデザインの質も向上させられるでしょう。
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コード生成
AIによる業務効率化に役立つ用途の5つ目は、コード生成です。
コード生成ができるAIを活用すれば、特定の機能やアルゴリズムの説明から瞬時にコードを生成できます。また、バグの検出や修正提案も可能です。これにより開発業務が効率化でき、開発者はより戦略的な業務に時間を割けるでしょう。
アイディア創出
AIによる業務効率化に役立つ用途の6つ目は、アイディア創出です。
商品やサービスのキャッチコピー作成などでAIを活用すれば、製品の特徴やターゲットに基づき独創的な提案を行ってくれます。創出活動に費やしてきた時間を削減しつつ、普通の人では思いつかない幅広く創造的なアイディアを得られるでしょう。
AIによる業務効率化の活用事例
ここでは、AIによる業務効率化の活用事例を8つ紹介します。
- 問合せ対応
- 営業
- 一般業務
- マーケティング
- 製造業
- 農業
- 保守点検
- 採用業務
それでは1つずつ紹介します。
問合せ対応
AIによる業務効率化の活用事例の1つ目は、問合せ対応です。
AIチャットボットを用いると、顧客や従業員からの問合せに自動で対応できます。これにより質問者の自己解決を促進できるため、オペレーターの業務負担を大幅に軽減できるでしょう。
営業
AIによる業務効率化の活用事例の2つ目は、営業です。
AIで顧客情報を自動で収集・分析することで、顧客ニーズを的確に把握できます。これにより、営業において精度の高い売上予測が可能です。その結果、質の高い営業戦略を立案でき、提案の成功率向上につながるでしょう。
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一般業務
AIによる業務効率化の活用事例の3つ目は、一般業務です。
会議の議事録作成・要約・領収書の事務処理など、AIを用いて自動化できる一般業務は多岐に渡ります。最近では生成AIが進化し、例えばメール文の作成や翻訳など従来はAIが使えなかった一般業務でも、AIが使えるようになってきました。
マーケティング
AIによる業務効率化の活用事例の4つ目は、マーケティングです。
AIを活用することで、効率的かつ正確に顧客分析や広告運用を実施できます。また、AIでキャッチコピーや広告画像などのクリエイティブを速やかに作成できる上に、ターゲティングの精度向上と作業の効率化も可能です。
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製造業
AIによる業務効率化の活用事例の5つ目は、製造業です。
例えば、AIの画像認識機能を活用すれば、自動で食品や材料などの品質検査を実行できます。人の目や手で検品すると、労力がかかる上に主観や熟練度に基づく分バラつきが発生しがちです。しかし、AIを活用することで検品作業を効率化し、品質管理も容易になります。
農業
AIによる業務効率化の活用事例の6つ目は、農業です。
農業分野においてもAIの活用が進んでおり、例えばAIを用いた自動収穫ロボットを使えば、野菜や果物などの収穫が楽になります。また、収穫時期・収穫量の予測、病害の早期発見などもAIで実行可能です。
保守点検
AIによる業務効率化の活用事例の7つ目は、保守点検です。
AIを用いて、設備や機械の異常を検知できます。人の目では常に状態把握することには限界がありますが、AIで常時監視することで、通常と異なる動作を早期発見できるでしょう。これにより、劣化状態から故障の可能性を予測し、効率的な保守管理を実現します。
採用業務
AIによる業務効率化の活用事例の8つ目は、採用業務です。
AIがエントリーシートの分析や面接判定を自動化することで、採用プロセスを効率化できます。これにより、採用業務の時間と手間を大幅に削減し、人的リソースの有効活用が可能です。
AIによる業務効率化を進める手順
ここでは、AIによる業務効率化を進める手順を4つ紹介します。
- 社内の合意形成
- トライアル導入
- 現場へのレクチャー
- AI活用の計画立案
それでは1つずつ紹介します。
社内の合意形成
AIによる業務効率化を進める手順の1つ目は、社内の合意形成です。
まずは現在の業務プロセスを詳細に分析し、AIがどの部分を担えるのか明確にしましょう。その上で社内の合意形成を進めることで、AIによる業務効率化を進めやすくなります。また、AI導入による効果を数値化すれば一層社内の理解を得やすくなるでしょう。
トライアル導入
AIによる業務効率化を進める手順の2つ目は、トライアル導入です。
いきなり全社全ての業務をAIに置き換えることは、労力やコストの面で現実的ではありません。そのため、まずは一部の業務から導入を開始し、その効果を検証しながら徐々に範囲を広げていくとよいでしょう。AIの性能はデータの質に左右されるため、データの準備も欠かせません。
現場へのレクチャー
AIによる業務効率化を進める手順の3つ目は、現場へのレクチャーです。
単にAIツールを導入するだけでなく、現場の協力が欠かせません。現場の意見を聞きつつ、現場業務にどうAIを使えるか、どのようなメリットがあるか十分にレクチャーを行いましょう。これにより、AI活用が現場に浸透しやすくなります。また、AIに対する不安や疑問は多かれ少なかれ出てくるため、AI活用に関するサポート体制も整備しましょう。
AI活用の計画立案
AIによる業務効率化を進める手順の4つ目は、AI活用の計画立案です。
AI導入の目的を明確にした上で、具体的な数値目標（KPI）を設定しましょう。そして、AI活用目的を実現できるよう計画を立案します。これにより、AIの導入効果を定量的に測定し、改善につなげやすくなるでしょう。
AIによる業務効率化を成功させるポイント
ここでは、AIによる業務効率化を成功させるポイントを5つ紹介します。
- AIを活用する目的の明確化
- AIに頼りすぎない
- 最適なツールの選定
- データ学習の徹底
- セキュリティ対策の強化
それでは1つずつ紹介します。
AIを活用する目的の明確化
AIによる業務効率化を成功させるポイント、1つ目はAIを活用する目的の明確化です。
AIはあくまでも手段の1つに過ぎず、具体的な課題解決や目標達成につながらないと導入の意味がありません。活用の目的をもう一度明確にして、AIの導入が本当にその目的を達成するためにベストな方法か見直してみましょう。
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AIに頼りすぎない
AIによる業務効率化を成功させるポイント、2つ目はAIに頼りすぎないことです。
AIの万能性への過度な期待は禁物です。AIツールは、業務内容によって向き不向きがあります。また、アウトプットが不適切であるケースもまだまだ珍しくないため、全ての業務をAIに任せることは不可能です。AIの得意な分野と不得意な分野を理解し、AIと人間の役割分担を明確にしましょう。
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最適なツールの選定
AIによる業務効率化を成功させるポイント、3つ目は最適なツールの選定です。
今やAIツールは数多く存在します。自社の業務内容や規模、目的などに応じて最適なツールは異なるため、複数のチェックポイントを踏まえて最適なツールを選定しましょう。できれば、無料プランやトライアルなどを通じ、実際の利用感を確認することがおすすめです。
データ学習の徹底
AIによる業務効率化を成功させるポイント、4つ目はデータ学習の徹底です。
AIに対して定期的に新しいデータを供給し、学習を継続して行いましょう。これにより、予測や分析の正確性が高まります。また、運用開始後もAIの性能を評価し、必要に応じて改善していくとよいでしょう。
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セキュリティ対策の強化
AIによる業務効率化を成功させるポイント、5つ目はセキュリティ対策の強化です。
AIの活用時には大量のデータをやり取りする分、セキュリティリスクはゼロにできません。そのため、機密情報の漏洩を防ぐため、厳格なセキュリティ対策を講じましょう。併せて、従業員へのセキュリティ教育や、定期的なセキュリティ監査も欠かせません。
まとめ
この記事では、AIによる業務効率化で得られる効果や用途、活用事例などを紹介しました。
AIで業務効率化を行うことで、顧客満足度の向上や人為的ミスの防止などさまざまな効果を期待できます。AIはデータ抽出や文字起こしなどさまざまな用途で使え、営業や保守点検など実に幅広いシーンで活用できる点も特徴です。
自社においてもAIで業務効率化を図る場合には、社内の合意形成からAI活用の計画立案まで順を踏んで行いましょう。また、AIに頼りすぎないことや、セキュリティ対策の強化などがAIによる業務効率化を成功させるためには欠かせません。
