ビクトリア州財務公社は、Yelllowfinにより財務レポート作成を最新化し、手作業でのBIを削減しました

背景

オーストラリアビクトリア州財務公社 (TCV: Treasury Corporation of Victoria) は、ビクトリア州および認可事業体の中央財務局および財務顧問であり、資金管理製品、財務顧問、リスク管理などの財務ソリューションおよび財務サービスを提供しています。

1993年に設立されたTCVは、ビクトリア州のインフラプロジェクトへの資金提供、投資家の探索、州内の関連部署への配分に必要な資金管理において、州を支援しています。

2018年にTCVは、適切なビジネスインテリジェンス (BI) ソリューションに関する選択肢の調査を開始しました。大部分のビジネスと同様に、彼らは豊富な情報とレポート作成機能を活用して、データ収集や分析に費やす時間や手作業による手間を削減したいと考えていました。Yellowfinを選択したことで、同社は既存のアナリティクスを最新化し、手作業の手間を大幅に削減して、新しくエキサイティングな機会を得ることができました。

Yellowfinは、情報を収集し、レポートを作成する方法を最新化するサポートをしてくれました。わたしたちは迅速に環境を整え、経営陣全体に[アナリティクス]を提供するための、さらに優れたポジションを確立できました。多くの従業員にとって、これは成長と学習のための新しいスキルと機会を提供し、付加価値生まないプロセスを置き換えます。

ビクトリア州財務公社 (TCV) リスクおよびパフォーマンス測定ゼネラルマネージャー Mike van de Graaf

課題

TCVは、財務パフォーマンス、資金調達や流動性、利益、市場リスク、ビジネスの運営方法に関するリスク指標など、数多くのデータセットからレポートを作成しており、ひとつの大規模な財務システムが主要なフィードになることで、他のいくつかのシステムがそこに接続しています。多くのデータソースおよびレポートに対応するため、同社チームは、重要なデータセットをまとめ、セルフサービスBIの効率を迅速に向上させるために、ある程度の自動化や統合、合理化を実現するBIソリューションを必要としていました。

アクションベースのダッシュボードや、自動モニタリング機能に基づきYellowfinを選択するまでに、選択肢の調査で3ヶ月を要しました。しかしTCVは、ユーザーの準備やツールに対する期待感の確立という課題に直面しました。「わたしたちにとっての学習曲線は、データベースの定義をもう少し明確にすることでした」と、ビジネス全体のリスク管理を担当する、リスクおよびパフォーマンス測定ゼネラルマネージャーのMike van de Graafは言います。「わたしたちは一箇所を拠点として、ひとつのシステムを使用していますが、すべての定義を確定し、異なるユーザーグループ間で合意するのに6ヶ月かかりました。例えば、レポートを作成するために特定の数の[ツール]を使用する場合、それに合わせて調整するのか？どのようにしてそれを調整するのか？そのプロセスはどのように機能するのか？などです。」

「そのため、データソースに対するエンドユーザーの所有権を確立し、詳細に文書化する必要がありました。しかし、一度[Yellowfin]に接続してしまえばとても簡単で、すぐに使い始めることができました。」

ソリューション

ビクトリア州財務公社は、従業員50名の中小企業です。Yellowfinの導入後、社内のビジネスユーザーのグループは、新しいアナリティクスプラットフォームの使用に慣れ、手作業での手間を削減し、効率性を向上させる目標に向かって懸命に取り組みました。

「わたしの最初の目標は、手作業で繰り返される多くの作業を、自動的に入力できるレポートに落とし込み、その手間を削減することでした。これにより、ほとんどのビジネスにおける標準的な移行である、手作業によるBIからアナリティクスへの移行が可能になります」と、van de Graafは言います。「しかし、手作業による負荷は非常に増加していたため、わたしたちはこの移行を本格的に推し進めていかなくてはいけませんでした。今ではこれは非常によく達成され、その多くは自動的にYellowfinに流れるようになっています。」

TCVのエンドユーザーグループは、すぐにYellowfinの主要な使用者になりましたが、社内のアナリストやIT技術者にとっても、その移行は容易でした。「[ソリューション]は直感的であることを望む人が多いでしょう。[Yellowfin]は、これを非常にうまく実現しています。他のツールでは、人々が実際の運用を始めるために、多くのトレーニングを必要とします。わたしは、使用が非常に簡単ということで、他の日常作業がある人々もYellowfinを使用し、特定の管理作業や技術作業に従事していることを非常に嬉しく思っています。」

メリットと今後の展望

van de Graafにとって、Yellowfinは彼の部署で大きな成功を収めており、同社のエンドユーザーグループに採用されて以来、生産性を大幅に向上させてきました。現在、そのアクティブユーザー数は15名に達しています。ビクトリア州財務公社のレポート作成および分析プロセスは、現在では大幅にスムーズになり、迅速で優れた意思決定につながっています。

「Yellowfinは、情報を収集し、レポートを作成する方法の最新化をサポートしてくれました」と、van de Graafは言います。「これは本当に必要なことだったので、今回は良いキャッチアップになりました。わたしたちは迅速に環境を整え、経営陣全体に[アナリティクス]を提供するための、さらに優れたポジションを確立できました。多くの従業員にとって、これは成長と学習のための新しいスキルと機会を提供し、付加価値生まないプロセスを置き換えます。」

Yellowfinを使用し始めて3年目を迎えたTCVは、委員会のミーティングでダッシュボードの提示を始めました。リモートワークへの移行と、Yellowfinの最新のダッシュボードの更新により、これは定期的に行われるようになりました。「今では、より多くの人々がYellowfinの使用に慣れてきました。わたしたちは、委員会ごとにひとつのダッシュボードを作成して主要な指標を提示するようにしていますが、これは文字通り、全員がひとつのページに収まることのできる出発点になります。これにより、人々はより簡単に情報を閲覧できるようになるでしょう。」

TCVはYellowfinで成功を収めたことで、シグナルを始めとするいくつかの新たな道を開拓しています。「わたしは、Yellowfinをもっと採用したいと考えています。そのために作業を続けており、組織全体の意思決定の場にどのようにして組み込むのか、ということを考えなくてはいけません」と、van de Graafは言います。「現在、シングルサインオン（SSO）などを検討していて、ユーザーがブラウザを開くと特定のダッシュボードが自動的に開くようにし、より多くの情報を発信しようとしています。その情報を受け取るのは、デザイナーでも何でもないエンドユーザーです。今ではそのようなことを実現できるコアグループがあり、まるで独自の新機能のようになっています。」

TCVはYellowfinの導入に成功したことで、結果的にさらなるプロセスの改善やイノベーションにつながりました。「成功は成功を呼び寄せます。わたしたちが実行してきたことは、組織全体で非常にうまくいっていますし、他の企業もこれを真似することで、『彼らができるのであれば、自分たちもできる』、と言うことができます」と、van de Graafは締めくくります。