North Tees and Hartlepool NHS Foundation Trust : Yellowfin プレゼンンテーションでリアルタイムの患者報告を実現

背景

North Tees and Hartlepool NHS Foundation Trustは、病院とコミュニティサービスが統合されたイギリスの組織で、ダラム東部、ハートルプール、ストックトン=オン=ティーズ周辺地域に住む人々に、健康と医療サービスを提供しています。40万人以上の人々にサービスを提供し、毎月約7千人の入院患者を診察しています。2つの大学病院のほか、診療所、保健センター、学校、一般家庭など、様々なコミュニティでケアを提供しています。現在、5500人のスタッフが働いており、そのうちの80%が患者と接する仕事をしています。

他の病院同様に、同社でもデータに関する厳しい要求がありました。月次報告書や重要な論文などが定期的に役員や理事に送られていたり、また病院では、病棟の入口に患者の転倒件数や感染者数など患者のデータが表示されており、スタッフによって更新されていました。ビジネスインテリジェンス(BI)レポーティングのニーズを長期的にみた結果、Yellowfinの助けが必要となったのです。

使い勝手の良さ、データを流し込み、ダッシュボードにレポートを作成し、関係者に情報を提供するという作業を、技術的なスキルがなくても1日でできます。これが、Yellowfinを選んだ重要な決め手でした。

Keith Wheldon  ビジネスインテリジェンスマネージャー North Tees and Hartlepool NHS Foundation Trust

課題

スタッフと訪問者用のデータの流れを改善して月次報告書を強化し、、患者の情報をリアルタイムで提供

2018年、North Tees and Hartlepool NHSは、組織内の異なる部署から技術的な専門知識を結集させた専門チームを結成し 新しいBIソリューションの調査を拡大しました。

同社はこれまで、ダッシュボードとレポート作成に表計算ソフトや他社のアナリティクスプラットフォームを使っていましたが、これまで経験してきた問題を軽減したいと考えていました。

  • 表計算ソフトを使用したダッシュボードは、手作業で時間がかかり、ユーザーのミスが発生しやすかった。(誤った計算式や編集)
  • BIツールを使うには、スクリプトや変数の作成などの技術的な知識が必要なため、一部のスタッフしか使いこなせていなかった。
  • チームメンバーが離職した後、マネージメントチームは新入社員にBIツールの使い方を教えるのが難しく、データの流れが悪くなった。
  • 病棟では、毎日マグネット付きのホワイトボードを使って患者情報のやり取りをしていたため、情報更新に時間がかかり、患者やスタッフが間違えて変更してしまう可能性があった。

「私たちは、組織としてビジネスインテリジェンスを推進し、データを大衆に提供する必要があると考えました。」と、North Tees and Hartlepool NHS Foundation Trust ビジネスインテリジェンスマネージャーのKeith Wheldon氏は言います。

「ただスプレッドシートのレポートをメールで受け取ると、レポートをなくしたり、情報の意味を理解しない可能性もありますが、もっとグラフィックな方法で内部、外部に関わらず皆にデータが意味することを伝えたいと思っています。」

Keith氏は、高い技術を必要とせず優れた分析と可視化ができる、新しいBIプラットフォームの探索を指揮することになりました。他のベンダーも検討した後、Gateshead NHSを参照して他の組織でYellowfinがどのように使われているかを確認し、すぐにYellowfinを導入する計画を立てました。

ソリューション

時間のかかる高度な技術を要するレポート作成から、ユーザーフレンドリーでデータに基づいたプレゼンテーションへの移行をYellowfin プレゼンテーションで実現

NHS Hartlepool and North Teesは、Yellowfinのライブデモンストレーションを実施後、2019年1月に新しいBIベンダーとしてYellowfinと契約を結びました。「他3つのベンダーにも似たような要素がありましたが、Yellofinの使い方のシンプルさが際立っていました。」とKeith氏は言います。「使い勝手の良さ、データを流し込み、ダッシュボードにレポートを作成し、関係者に情報を提供するという作業を、技術的なスキルがなくても1日でできます。これが、Yellowfinを選んだ重要な決め手でした。」

3年のライセンスで、Keith氏とチームは、スプレッドシートのダッシュボードデータをYellowfinで複製し、データフローを自動化することから始め、スムーズでより円滑なレポーティングに役立てています。「この1年で、私たちはプラットフォームでやりたいことの限界に挑戦し、ここまでやってきたことは驚くべきことです。Yellowfinとは常に必要な情報を交換し、お互いに学びあっています。」

同社が活用している分野の一つが、プレゼンテーションです。これは、Yellowfinのデータストーリーテリングスイートの1つで、ユーザーがナラティブとデータを組み合わせることができます。同社は、プレゼンテーションを使って月次報告書の要件の強化をしています。「ダッシュボードとワード文書だけではなく、取締役会資料もあれば良いと考えました。これらのコンテクスト情報をすべてYellowfinで複製し、毎月自動更新されるようになっているので、管理システムが少しだけ手動更新するだけで済んでいます。」

また、病棟での情報の流れを改善するために、BIチームもデータと最新のビジュアライゼーションを盛り込んだプレゼンテーションスライドをYellowfinで直接作成しています。これらのデータストーリーは、病棟に関連する指標をほぼリアルタイムで院内のスクリーンに表示するために使用されます。

安全や質のためにこれらの情報を病棟に表示するのではなく、病棟から取締役会への説明の強化にもなる、とKeith氏は説明します。「スタッフ達は何が起きているのか知る必要があります。プレゼンテーションは、24時間通してスタッフが一目で見ることができ、自分のエリアのデータフィルターが簡単にできます。入院患者や家族が病院にいる時は、インフルエンザワクチンキャンペーンや、コロナのルール、健康とフィットネスについてのスライドを見せることもでき、誰もが同じ内容を見ることができます。」

結果

効果的で統一された月次報告書プロセス、およびストーリー性のあるリアルタイムの患者アップデート

North Tees and Hartlepool NHS Foundation Trustは、Yellowfinの自動化機能、組み込み機能、データストリーテリング機能を活用することで、病院内のスタッフや訪問者のためのデータの流れを大幅に改善し、組織全体でBIツールを利用できるようにしました。

「以前のBIは完全に手作業のタスクで、問題やエラーが発生しやすく、時間だけではなく、プロセスに対するストレスや不満がありました。」とKeith氏は言います。「今ではレポートに必要な作業の90%をYellowfinで行い、残りの10%をアナリストが行うという、スムーズなシステムになっています。すべてがスムーズ、且つ簡単に、そしてストレスなく行えています。」

「プレゼンテーションは、データを一つの環境で利用できるようにし、Yellowfinではストーリーを構築することができるため、事実に基づいた、簡潔で要点を付いたナラティブの提供をします。現在のプレゼンテーションは40ページあり、今では私たちの取締役会資料となっています。ここには、統計的プロセス管理(Statistical Process Contorols)、KPI、最新のトレンドグラフ、筆者のナラティブ、 効率、安全、品質の基準に達しているかが含まれていて、すべてがYellowfin内に入っています。メトリックがアップデートされた後少し編集をし、グラフやデータが示すストーリーと、私たちが知っていること(患者リストや治療法の紹介など)を加えます。そして、書き込んだものを保存し、取締役会用にPDFに抽出します。」

BIチーム以外では、すべてのデータをYellowfin内で保存することで、関連する患者情報を盛り込んだ独自のエリア別ダッシュボードを作成しており、スプレッドシートや文書に記述する必要性を削減しています。またこれは、技術者ではないスタッフでも使えるプラットフォームを採用したことを表しています。

「スタッフの入れ替わりがあった場合でも、データの流れやダッシュボード、レポーティングに支障をきたすことなく、すぐに対応することができました。これは、私たちが解決したかった問題点でもありました。Yellowfinは簡単に使うことができるので、新しい人材を投入してBIのトレーニングを行うのも簡単になりました。」

今後

Keith氏は、今後もプレゼンテーションの可能性を広げ、データストーリーテリングを日常のBIワークフローにさらに統合することを目標としています。また同社tは、もう一つのYelowfinのデータストーリーテリング製品でもあるストーリーを使用し、ナラティブとデータを2つのダッシュボードで伝え始めています。

1つ目のダッシュボードは、パンデミックが始まってから現在までのコロナ患者に関するもので、新しいデータストーリーテリングウィジェットを活用し、JSONコネクタを使用して、Keith氏が作成したNHSデジタルWebサイトのレポートを自動的にリンクしています。「地域に対するベンチマークを素早く行うことができ、データをグラフではなく、ナラティブとしてすぐ見ることができます。」

2つ目のダッシュボードでは、ストーリーを使ってケアクオリティー委員会からの最新情報をより消化しやすく、読みやすいフォーマットにしています。「ダッシュボードをクリックした人は、ストーリーをクリックしてストーリー性のあるデータの詳細を表示させることができます。ストーリーを使うことで、データをナラティブで説明することができ、組織として理解を深めることができます。」

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