ビジネスインテリジェンスを徹底解説〜導入目的やメリット・デメリット、おすすめのツールの紹介〜
・各部署の現状を一目で確認したい
・社員が資料を作成する手間と時間を軽減したい
・専門家に頼らず必要なデータを抽出・分析・加工したい
「ビジネス・インテリジェンス（Business Intelligence）」は、企業が取り扱う「ビッグデータ」を一箇所に集め、各部署の現状把握をしたり、専門家に頼らず企業にとって有効な情報を取り出すためのデータ分析をし、結果的にそれを意思決定につなげることを指します。
ビジネスインテリジェンスという言葉の派生は1989年までさかのぼります。
アナリストのHoward Dresnerが企業の業績改善のための意思決定を分析する概念としてビジネスインテリジェンスを使い始めたことから始まりました。
ユーザーの購買行動の変化は大きく、最新のデータを常に分析し活用することが求められている今、データ分析の専門家でなくとも、簡単にデータを分析しそれを商品に活かす必要があります。
そのためには、データ解析をスピーディーに行い、正確な意思決定をすることが重要です。
今回は、全世界で29000社にビジネスインテリジェンスツールを提供しているYellowfinが、ビジネスインテリジェンスを使ったことがなく、今後導入を検討している企業の担当者の方向けて、そもそもビジネスインテリジェンスとは何なのか？何のために使うのか？何ができるのか？また、どのように使いこなせばいいのか、を事例を交えてについてご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
ビジネスインテリジェンスとは、企業に蓄積する業績や実態をデータによって把握・分析し、それらを企業の意思決定に活用することを指します。
ビジネスインテリジェンスは組織内だけでなく組織外からも広くデータを集めて分析し、その結果を自社の競争の優位性につなげることを目的としています。
ビジネスインテリジェンスには以下の4つの機能があります。
・レポーティング
・OLAP分析
・データマイニング
・プランニング
それぞれを一つずつ解説していきます。
レポーティング
ビジネスインテリジェンスの1つ目の機能はレポーティングです。
レポーティングとは、企業におけるあらゆるデータを分析しそれを「PDF」「Excel」「Word」「PowerPoint」「CSV」や個々に作成したグラフや集計表などを、一画面にまとめて表示する「ダッシュボード」と呼ばれる機能にアウトプットすることです。
会計や顧客、業務、成長など複数の視点で業績指標を一覧性のあるグラフにまとめられるため、一つのデータからでは読み取れなかった問題や課題をを可視化し、改善点を見つけ出すことが可能です。
表現方法も多様で、特にダッシュボード機能においては視覚的にわかりやすくグラフに表示されるため、初心者でもわかりやすくデータを加工することができます。
OLAP分析
ビジネスインテリジェンスの2つ目の機能はOLAP分析です。
OLAP分析とは、「Online Analytical Processing」の略称で日本語ではオンライン分析処理と訳されます。
データベース上に蓄積された大量のデータを多次元的に分析・集計したり、分析し使用するユーザーにとって必要な結果を素早く抽出する機能です。
OLAP分析をすることで問題の原因を見つけた上で、それが本当の原因なのかを検証し深く掘り下げ、検討を行うことが可能となります。
例えば営業部門では、提案数から成約率からわかる結果だけでなく、他に気づくことができなかった課題を見つけ出すことも可能であり、また、マーケティング部門であれば、市場状況の分析と自社のマーケティングの施策とを掛け合わせたデータを分析し活用することもできます。
レポーティングで可視化されたデータを多次元的に分析するのがOLAP分析です。
データマイニング
ビジネスインテリジェンスの3つ目の機能はデータマイニングです。
データマイニングとは、レポーティングで可視化され、OLAP分析で多様な掛け合わせで分析したデータから見つかった問題や課題へのヒントを与える機能です。
様々なデータを分析することで、これまで分析されなかった「未知のデータ」を生み出します。
例えば、通販会社がある一定の時期に売り上げが落ちることがわかり、これをデータマイニングしたところ、天気や季節が影響していたことがわかりました。
「雨の日」「寒い日」など時季に向けたキャンペーンを行ったことで売上を伸ばすことができた、という事例もあります。
データの中に隠れている新しいルールやパターンを見つけ、新たなチャンスや関係性を発見するきっかけにすることができます。
プランニング
ビジネスインテリジェンスの4つ目の機能はプランニングです。
プランニングとは、企業の意思決定の前提となる計画を作成し、意思決定の根拠を得るために利用され、経営層が行う予算編成や管理会計に役立てるためのものです。
例えば予算編成の際に、為替変動から需要を予測し、売上と利益の伸び幅をシミュレーションすることで予算の編成に具体性と確実性をもたらすことができます。
プランニングを導入することで、経営層が意思決定にかける時間を大幅にカットし、決定速度を早めることにつながります。
ビジネスインテリジェンスを導入する目的
ビジネスインテリジェンスを企業に導入する目的は以下の理由があります。
・経営意思決定を迅速化し、精度を上げる
・売り上げデータを集めて可視化し、問題点を洗い出す
・効率的に経営戦略を行う
以下、一つずつ解説していきます。
経営意思決定を迅速化し、精度を上げる
ビジネスインテリジェンスを導入するの1つ目の目的は、経営層の意思決定を迅速化し、精度をあげることです。
ビジネスインテリジェンスを導入することにより、社内外に存在する、複数のシステムに散在するデータを一か所に集め抽出し、分析・レポーティングすることが可能となります。
これまで数値や表データとして存在していたものも、Bグラフなどにきれいに可視化されることで、見やすく判断がしやすくなります。
また、システムを横断したデータを掛け合わせて分析することで、知り得なかった情報が得られるようになったり、深堀りして分析するような、高度な分析が専門知識なくして可能になり、経営の意思決定のスピードと精度が格段に上がるといった効果を得ることができます。
売り上げデータを集めて可視化し、問題点を洗い出す
ビジネスインテリジェンスを導入するの2つ目の目的は、売り上げデータを集めて可視化し、問題点を洗い出すことです。
ビジネスインテリジェンスの特長の一つに、可視化によって誰にでも分かりやすく見せる、という機能がありますが、抽出・分析したデータをグラフなど、販売データなどの現状把握も見て、瞬時に分かるようになります。
これまで潜在的に潜んでいた問題や課題をビジネスインテリジェンスによりで洗い出しすことで、問題や課題を早期に発見し、対応を取ることができます。
ビジネスインテリジェンスの活用によって出た分析結果から、問題や課題が浮き彫りにすることが可能です。
効率的に経営戦略を行う
ビジネスインテリジェンスを導入するの3つ目の目的は、効率的に経営戦略を行うことです。
ビジネスインテリジェンスの機能を使うことで、経営戦略を打ち出すために必要なデータの収集やや未来予測が迅速になります。
現在、ビジネスのグローバル化やIT化が進み、企業間の競争が激化しています。それに伴い、各部門の責任者や経営者は、迅速な意思決定を求められるようになりました。
さまざまなデータを一元管理し、専門家を通さずデータを分析することでスピード感を持って経営戦略に対応することができます。
ビジネスインテリジェンスを導入するメリット
ビジネスインテリジェンスを導入するメリットは以下の通りです。
・社内に複数存在するデータを集約できる
・各部署の現状が容易に可視化される
・問題・課題の早期発見と迅速な対応が可能
それでは、一つずつ解説します。
社内に複数存在するデータを集約できる
1つ目のメリットは、社内に複数存在するデータを集約できることです。
社内には部署後ことに膨大なデータが散在しているケースがあります。
それを集約しデータベース化するためにはビジネスインテリジェンスがない場合、CSVなどの形式で各システムからデータを出力し、Excelでデータの結合を行った上で、各データの分析を始めなければなりません。
しかし、ビジネスインテリジェンスを導入することでデータの集約が容易になります。
各部署の現状が容易に可視化される
2つ目のメリットは、各部署の現状が容易に可視化されることです。
現状把握のために、データ集計・加工・分析など、可視化に多くの時間を要しているというケースがあります。
ビジネスインテリジェンスを導入することで、それぞれの部署が今、どのような状態に在るのかを、常にリアルタイムのデータで把握することができます。
また、データを素早く集め、分析しやすい状態に加工し、多方向からの分析を容易にすることができます。
問題・課題の早期発見と迅速な対応が可能
3つ目のメリットは、問題・課題の早期発見と迅速な対応が可能なことです。
ビジネスインテリジェンスでは、分析データをグラフなどの可視化された形で表すため、数字や表だけでは見えてこなかった現状の把握や問題点の早期発見が可能になります。
常に最新のデータにアクセスすることができるので、最新の情報から状況が把握でき、迅速に課題を見つけ出すことができます。
ビジネスインテリジェンスを導入するデメリット
ビジネスインテリジェンスを導入するデメリットは以下の通りです。
・自社に合う製品の選定が難しい
・追加コストが発生しやすい
・使いにくいと作業量が増える
以下、一つずつ解説します。
自社に合う製品の選定が難しい
1つ目のデメリットは、自社に合う製品の選定が難しいことです。
ビジネスインテリジェンスは、製品を選定する際、比較すべきこと、また導入を成功させるために確認すべきことなどが分かりづらいという欠点があります。
自社に合った製品を選定していなかったり、導入の目的があいまいで導入後の運用体制も十分でなかった場合、定着しない可能性も考えられます。
ビジネスインテリジェンスはどのデータを分析し、どのような課題を発見し深掘りしたいのか、その結果何をどう改善したいのかなど、使用する目的をはっきりさせた上で、導入する必要があります。
追加コストが発生しやすい
2つ目のデメリットは、追加コストが発生しやすいことです。
ビジネスインテリジェンスは、製品によって料金体系が変わってくるため、導入前に、利用する目的、利用人数をしっかり把握し、必要な機能の追加しないでも運用できるように選定する必要があります。
ビジネスインテリジェンスの製品は「ユーザーライセンス型」と「サーバライセンス型」の大きく２つの価格体系に分けられます。
ユーザーライセンス型はユーザー数で課金されるため利用者が増えるほどコストがかかります。
しかし、サーバライセンス型は、ビジネスインテリジェンスをインストールするサーバー数に応じて課金され、ほとんどが1つのサーバーであることが多いため導入時のコストが多少高額であっても導入後のコストはかかりません。
導入時だけではなく、運用を続けるにあたってのランニングコストについても十分に検討する必要があります。
使いにくいと作業量が増える
3つ目のデメリットは、使いにくいと作業量が増えることです。
ビジネスインテリジェンスは使いにくい製品を導入してしまうと、かえって作業の非効率化を招いてしまうことがあります。
ビジネスインテリジェンスは誰でも簡単に使用ができることが前提なので、操作がシンプルで分かりやすいものが多くなっていますが、導入前のトライアルは必ず必要です。
例えば、各部門から抽出した社員に利用してもらい、分かりにくい点や使いづらい点がないか確認してもらうと良いでしょう。
使いづらい製品を導入してしまうことで、現場の作業負担が増え、ビジネスインテリジェンスへの抵抗が高まる可能性があります。
ビジネスインテリジェンスツールの選び方
ビジネスインテリジェンスの導入を成功させるためには、自社に合う製品を選択することが大切です。
ビジネスインテリジェンスに効率的なツールの選び方のポイントは以下の通りです。
・自社に必要な機能が搭載されているか
・自社の予算に合う製品か
・操作が容易でサポート体制は整っているか
以下では、一つずつ解説します。
自社に必要な機能が搭載されているか
1つ目は、自社に必要な機能が搭載されているかということです。
ビジネスインテリジェンスツールを導入する際には「何のために」導入するのかという目的を明確にした上で、必要となる機能を見極めることが重要です。
例えば、「社内に蓄積された販売データや顧客データまとめたい」、「効率よくレポートを作りたい」という場合は、レポーティング機能に優れたビジネスインテリジェンスツールを選ぶ必要がありますし、課題を素早く見つけたいのであれば、データを組み合わせて新たな知見を発掘するデータマイニング機能のあるビジネスインテリジェンスツールを検討することをお勧めします。
自社にとって最適なツールを選出し、効果的な運用を目指すことが大切です。
自社の予算に合う製品か
ビジネスインテリジェンスツールは大きく分けて、自社でサーバーを用意しインストールする「オンプレミス型」とインストールの必要のない「クラウド型」の２つがあります。
オンプレミス型の多くは導入の際に数十万～数千万のコストが発生することがありますが、自社に合ったカスタマイズが自在でセキュリティ面においてもしっかりと対策が取られています。
クラウド型に関していえば、インストールしないため、PCの性能に依存せず分析が可能であるため、導入のために性能の低いパソコンを一律で買い替えたりする必要もありませんし、初期のコストの多くが数万円～のためコストを抑えた導入が可能です。
また、どちらも、ツールの保守やサポートにも費用がかかる可能性があります。
製品を選定する際に導入時のコストを抑えるか、運用にあたってのコストを抑えるかなど、
運用開始後のコストシミュレーションまで検討し、導入することが大切です。
操作が容易でサポート体制は整っているか
ビジネスインテリジェンスツールの導入後、利用に関して疑問が出た場合、ツールを運営する会社のサポートが充実していることは重要な項目です。
ビジネスインテリジェンスツールは製品ごとに、利用方法が異なる場合が多く、ある程度操作には慣れが必要です。
そのためサポート体制の充実していることが、ビジネスインテリジェンス製品を選ぶ際の重要事項の一つとなります。
また、導入後に使いにくさが発覚し、うまく利用できず結局使わなくなってしまうケースも出てきますが、そうならないよう、そもそもトライアルが可能なビジネスインテリジェンスツールなのかも重要な項目です。
実際にトライアルで行ってみて、導入前からサポートの有無を確認しておくことをおすすめします。
ビジネスインテリジェンスの導入事例
ビジネスインテリジェンスを導入し、運用を成功させている企業は多くありますが、ここでは代表的な事例をご紹介します。
・NTTドコモ様
・アイシン精機様
・三井住友DSアセットマネジメント様
それでは、一社ずつ解説していきます。
株式会社NTTドコモ様
一つ目のビジネスインテリジェンスの導入事例は、株式会社NTTドコモ様です。
株式会社NTTドコモ様では、ビジネスインテリジェンスを導入する前は、空き時間を活用し本来の業務以外の活動でデータ分析をしていましたが、それを業務としツールを導入や人材配置などのコストをかけ導入を決めました。
まずは「スゴ得コンテンツ」や「dアニメストア」がどの時間帯にどのようなユーザーが見ているのか分析をしました。
その結果、ユーザー像やユーザー特性が見え、株式会社NTTドコモ様にとって理想的なユーザーになってもらうための施策や、継続してもらえるコンテンツが考えられるようになりました。
現在、社内でもビジネスインテリジェンスを活用する人が増え、分析結果を基に施策を打ちその結果を次に生かすような体制ができています。
これらの施策により、解約者が減り、コンテンツの稼働率が大幅に向上しています。
【Yellowfinの導入事例はこちら】株式会社NTTドコモ様
株式会社アイシン精機様
2つ目のビジネスインテリジェンスの導入事例は、株式会社アイシン精機様です。
株式会社アイシン精機様では、ビジネスインテリジェンスを導入することで、労務管理に費やしていた時間を年間約600時間削減、働き方改革につなげました。
ビジネスインテリジェンスツールを導入するにあたり、30製品以上を検討しましたが、検討要素は大きく3つで、見た目に使いやすいこと、セキュリティ面で配慮がされていること、コストが安価であることでした。
トライアンドエラーをくりかえし、2～3カ月かけて、労務管理のダッシュボードを作成し、各職場で勤怠状況をまとめる作業が年間552時間が削減できました。
現在は、労務管理のほか、金型の製作工数管理、原価管理、不良管理のダッシュボードを作成しており、これらの分野での作業時間削減に取り組んでいます。
【Yellowfinの導入事例はこちら】株式会社アイシン精機様
三井住友DSアセットマネジメント株式会社様
3つ目のビジネスインテリジェンスの導入事例は、三井住友DSアセットマネジメント株式会社様です。
三井住友DSアセットマネジメント株式会社様では、ビジネスインテリジェンスを導入することで、分散しているデータをYellowfinで一元管理・データの再利用を進めています。
業務改革プロジェクトが発足した際「何か業務を遂行する上で課題は困っていることはないかと、全社にヒアリングをかけたところ、多くの社員から『どこにどういうデータがあるのか』『どういうサイクルで管理されているのか』『データの責任者は誰なのかが判りずらい』といった声があがりました。
資産運用事業ではファンドに関する情報管理が非常に重要な要素になるため、速やかに解決しなければならないと考えました
しかし、できるだけ初期コストをかけずに、手軽に始められるツールはないか、という視点でツールを検討し、まずはトライアルで始め、自分たちがやりたいことが本当にできるのか、を検証しました。
また、導入にあたり、データ管理委員会、データ管理部会を設置し、どのデータをどの部署が管理するかなど、データ管理に関する詳細について議論を運用を開始しました。
結果、データを探す手間がなくなり、業務効率は上がりました。
また、常に最新の情報が手に入り、基本的にユーザーが欲しいと思うであろうデータをすぐに取れるように設計していることから、今までのように『こういうレポートが欲しい』と依頼されることも少なくなり、データの再利用が効率よく進んでいます。
まとめ
ビジネスインテリジェンスには4つの機能があり、自社の目的や課題をまずは明確にし、その解決するためには、どのようなツールの導入を進めるか、を検討する必要があります。
現在、ビジネスにおいて、問題や課題を早期発見し対処することは不可欠ですが、人員不足であったり、膨大なデータを分析する十分な時間が取れる企業はほとんどないといえます。
ビジネスインテリジェンスを導入することで、データ処理から正確性の高い結果を得て、課題解決や意思決定をスピーディーに行うことで競争力を高めていきましょう。
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