BIツールを総まとめ!概要や機能からメリット・デメリットまでプロが徹底解説

BIツールを総まとめ!概要や機能からメリット・デメリットまでプロが徹底解説

BIツールにはどのような機能があるのだろうか

BIツールはなんとなく知っているけど詳細はわからない

自社で導入検討するためにBIツールのメリット・デメリットを把握したい

 

こんな悩みをお持ちの経営者・担当者も多いのではないでしょうか。

BIツールが世の中に普及し始めて20年以上経ちました。その結果、今では多くの企業が活用をしていますが、世の中に溢れるデータ量が増え続ける中、BIツールの重要度はますます高まっています。

この記事では、世界で約29,000社以上にBIツールを展開し、企業の業務効率化や自動化をサポートしているYellowfinが、BIツールの基本について詳しく解説しました。

BIツール選定ガイド

BIツールとは

BIツールとは「ビジネス・インテリジェンスツール」の略で、企業活動によって日々蓄積されていくデータを収集・分析し、戦略的な意思決定を支援するツールのことです。

企業活動で蓄積されるデータは、取引先情報は名刺管理システム、営業活動は営業支援システム(SFA)、売上は基幹システム(ERP)、サポート・コールセンターは顧客管理システム(CRM)など、会社内で分散しているケースが多く、こういった情報を繋ぎ、多角的に分析することは容易ではありません。

しかし、BIツールにはこうした情報を繋ぐ機能が備わっており、知りたいことが浮かんだときに、パッとデータを集計・分析することで、意思決定のスピードを高めることが可能になります。

また、BIツールを使用することで経営状況を可視化して売上予測や予算を検討したり、データから売上の変動を分析し仕入れ量を勘だけに頼らずデータに基づいた対応をすることができるようになります。

つまり、BIツールによって企業の持つ大量のデータを活用し正確で迅速な経営判断へと導くことができるようになります。

 

BIツールの役割

BIツールの役割は、膨大なデータから必要な情報を簡単に引き出し、今まで意思決定をする前に必要だった時間を短縮し、データの抽出の簡略化による意思決定のスピードを早めることです。

日々、目まぐるしく変化する市場動向の中で、より迅速な経営判断を行うことが重要であることは言うまでもないでしょう。データ抽出や分析をBIツールにより補い、正確な情報を元に迅速かつ適切な経営判断を行うことができるようになります。

 

BIツールのシェア

調査会社のガートナーが2019年5月に発表した統計情報によると、アンケートに回答した人(n=441)の74%がBIツールを自社で導入していると回答しています。

BIツールが普及し始めて20年以上経ち、多くの企業でBIツールがすでに導入されており、市場の中では一定のシェアがある状況であると言えます。

一方でBIツールをどの程度利用しているかという利用頻度に関するアンケートの回答では、週1回以上利用している人が全体の49%となっており、導入したものの十分な活用にまで至っていないケースもありそうです。

参照:ガートナー、企業におけるBIツールの導入状況に関する調査結果を発表 2019年5月15日

 

BIツールが注目される理由

従来から推進されてきた「働き方改革」に加え、新型コロナウイルス感染症問題によってテレワークが急速に普及しました。

これらの変化によって今まで以上に短い時間の中で最大限の成果を発揮することが求められています。

さらに、企業活動の多くでデジタル化が進められており、インターネットやSNSなどの普及も重なって、企業には膨大なデータの蓄積がされるようになりました。

顧客とのコミュニケーションの方法も多様化しており、顧客データを整理統合するだけでも大きな労力が必要となります。

蓄積され続けるデータを置いておくだけではなく、いかに事業推進に活かすのかが企業の競争力の大きな分かれ道になっていると言えます。

今後も企業が取り扱うデータ量は増えていくと予測されており、BIツールによってそれらの情報を可視化し、タイムリーに経営判断に生かすかどうかは、企業にとって重要な選択肢の一つになります。

 

BIツールを活用する目的

企業がどのような目的でBIツールを活用するかを説明していきます。

 

現状の課題の把握

BIツールの目的の1つ目として、現状の課題の把握ということが挙げられます。

社内に膨大なデータは蓄積されているが、データが膨大すぎることによって、かえってデータ分析を行うことができなくなっている場合があります。

BIツールを活用することで、必要なデータをタイムリーに把握することができるようになります。

また、複数のデータを組み合わせることで、これまで見ることのできなかった視点での分析ができるようになり、結果的に、データに基づいた、正しい経営判断をすることができるようになります。

 

分析の工数削減

BIツールの目的の2つ目として、分析の工数削減があります。

BIツールはデータの組み合わせや加工、レポーティング機能があるので、データの準備やデータ分析、レポート作成に費やしている時間を大幅に短縮することができます。

分析処理をBIツールで行うことで、今までかかっていた作業時間を大幅に削減できた事例は多数あります。

関連記事:Yellowfin導入で、労務管理に費やしていた時間を年間約600時間削減、働き方改革につなげる

 

BIツールを活用する具体的なシーン

BIツールは企業の経営判断に役立つだけではなく、様々な部門のシーンに応じて分析・支援ができるツールです。ここでは具体的な活用シーンを解説していきます。

 

経営分析

BIツールを使用することで売上情報、財務状況などを分析しタイムリーに経営判断をすることが可能になります。また、売上予測を行うために為替変動を加味した結果を把握することもBIツールを使用することで可能になります。

 

営業分析・顧客分析

BIツールを使用することで経験則に基づく営業戦略ではなく顧客データの分析に基づく営業戦略を立てることが可能です。売上データの集計やレポートに時間を割くことが少なくなり、その商品と一緒に売れている商品の傾向なども把握することが可能になります。

 

人事分析

Biツールを使用することで社員の労働時間、有給取得率などを分析し、会社の成長に合わせた採用人数、部署ごとの適正な人員数の算出などが可能になります。勤怠・生産性分析、スキル分析も行うことで適切な人員配置も可能となります。

 

予算管理

BIツールを使用することで予算管理で大変だった複数のエクセルファイルの統合が楽になり、集計作業やレポート作成作業の時間が短くなり業務効率化にもつながります。

 

マーケティング

過去の売上データと天候のデータを分析し、商品の販売戦略や次のキャンペーン内容を考える、集計作業にかかる時間を削減しイベント施策の振り返りのスパンを短くするといったマーケティングに活用できます。

 

BIツールの基本的な機能

BIツールを使うことで、実際にはどんなことができるようになるのか、ここでは基本的な機能を紹介します。

  • ダッシュボード
  • OLAP分析
  • データマイニング
  • シミュレーション

それではそれぞれの機能を詳しく見ていきましょう。

ダッシュボード

経営判断や課題解決のための指標を把握するために、ダッシュボードで情報の可視化をすることができます。目標達成のためのKPI(重要業績評価指標)をリアルタイムで確認ができる仕組みを作ることで、現在の課題や注力すべきことへの気付きに繋がります。また、レポーティング機能を活用することで、会議資料や定期更新が必要な資料を簡単に作成することもできます。

レポーティング機能とは、その名の通りレポートとして出力することができる機能のことです。定期的に行われる会議用の資料やお客様への提案のための資料などのテンプレートを作り、データを更新するだけで簡単にレポート作成、更新ができるようになります。

関連記事:データ可視化で活躍するダッシュボードとは?メリットや選定のポイントを解説

OLAP分析

OLAP分析とは多次元分析機能とも呼ばれるもので、「Online Analytical Processing 」を略したものになります。日々、蓄積されていく膨大なデータを複数の角度から分析し、現状の確認や仮説の検証へと活かすことができるものとなります。OLAP分析については以下の記事で詳しく書いてありますので、詳しく知りたい方は参考にしてください。

関連記事:OLAP分析とは?DWHやOLTPとの違いを理解し、BIツールの活用を!

データマイニング

データそのものを統計的に分析し、その中から規則性の発掘などに役立てることのできる機能になります。「OLAP分析」がデータの関連性などを多次元で見ることができるものだと話しましたが、それに対して、「データマイニング」は重回帰分析やディシジョン・ツリーといった統計式を用いた分析ができるという特徴があります。

シミュレーション

過去の実績などの経験を元に計画の作成をする際に活用できるものです。過去実績からプランニング機能を使い、シミュレーションを行うことで最適な数字を弾き出すことが可能となります。裏付けの無い予測ではないため、再現性も高いシミュレーションを行うことができます。プランニングツールとして、過去のデータをもとにシミュレーションを行い、予算編成の根拠として活用することができます。

BIツールを使う3つのメリット

BIツールを活用することによるメリットは以下の3つです。

  • 社内のデータを集約し活用することができるようになる
  • データ分析のための時間を削減できる
  • 課題の把握から対応までのスピードアップ

 

では、具体的にそれぞれのメリットについて説明していきます。

社内のデータを集約し活用することができるようになる

特に意識することもなく集まっていた様々な情報を活用することができます。売上、顧客数、顧客単価、曜日毎の傾向、購買者の属性(性別や年齢、地域など)、今まで意識していなかった情報を集めると、ビジネスヒントを得られることもあります。
例えばアパレル店だとして、水曜日に雨が降ると女性の来店が増えるというデータが取れたのであれば、それに合わせた商品レイアウトを考える必要があるのかもしれないという気付きにも繋がります。

データ分析のための時間を削減できる

BIツールというとデータの分析というイメージが強く、エクセルとの比較をされることもあります。もちろんエクセルを活用した分析を行っている企業も多く、気付きを得ることのできる情報をアウトプットすることができます。ただ日々集まっている情報をリアルタイムで把握したいという時に、エクセルはデータ抽出をした時点でのものであり、最新の情報かというと疑問が残ります。最新の情報を得るためには、毎日の作業が必要になってしまいます。そこでBIツールを活用すると、設定した条件によるデータの自動収集が可能になるので、抽出のための手間を削減することが可能になります。

また、BIツールによって専門家に頼らなくても必要なデータを分析し情報を活用することができるようになります。BIツールが登場する以前は、社内に点在する分析に必要なデータを抽出・集計するために専門スキルが必要でした。しかしBIツールなら、専門スキルがなくても、分析結果をより見やすくする機能も備わっているため、分析をスムーズに行うことができます。

課題の把握から対応までのスピードアップ

データを可視化することで、現状の把握も容易に行うことができます。BIツールは抽出・分析したデータを可視化することで各部署の現状把握がしやすくなることが1つの特徴です。グラフなどでわかりやすく見せてくれるため、販売データの把握もしやすくなります。そうすると、自社の課題やサービス拡大のためのヒントを得る機会が増えていきます。この部分が分かることで、サービスの改善をするという判断も早くすることが可能となります。

BIツールを使う3つのデメリット

BIツールを活用することによるメリットは多くありますが、デメリットは無いのでしょうか。

ここでは、以下のデメリットを3つ紹介しますを紹介しておきます。

 

  • 導入コストがかかる
  • 初期設定が必要
  • 操作性が悪い場合は作業負担になる

 

それではそれぞれ解説していきます。

 

導入コストがかかる

BIツールを導入する際に一定のコストがかかります。もちろん無料版もありますが、ある一定の機能を持たせようとした場合にコストがかかります。

また、製品の種類や使用する機能、人数によってコストが変わるのであらかじめ必要な機能を把握しておく必要があります。後追いで機能を追加して当初の予算よりも高くならないようにしましょう。

 

初期設定が必要

BIツールを導入することで、効率化や課題の早期把握ができます。

ただし、BIツールを契約して終了ではありません。導入をしたら、既存のデータをBIツールにインポートしたり、データを取り込みたいシステムとデータ連携をするなどの設定が発生します。

また、自社にはどういったダッシュボードが最適か、事前に社内で確認しておき、画面の表示設定をするといった、手間が発生します。

しかし、どういったシステムであっても初期の設定は必要ですし、BIツールのベンダーによっては初期設定の支援が手厚い会社もありますので、契約前にサポート体制についてもチェックしておきましょう。

 

操作性が悪い場合は作業負担になる

BIツールは基本的には簡単に操作できるように設定されておりますが、人によっては使いづらい場合があります。BIツール自体は、普段はダッシュボードを閲覧して状況を正確に把握することが主な使い方になりますが、導入前に必ずトライアルで何人かの社員に操作性の確認をしておきましょう。

もしBIツールが使いづらいものの場合はかえって作業負担が増えてしまうので注意が必要です。

 

BIツールとエクセルの違い

最後にBIツールとエクセルとの違いですが、こちらは大きく分けて3つの違いがあります。

データの処理の速度

膨大なデータを扱う場合にはBIツールの方がエクセルよりもデータの処理にかかる時間は短くなります。

エクセルでは、データが重くて動かないといった経験は誰しも経験したことがあると思います。

またデータのリアルタイムでの把握などは難しく、最新のデータが必要な場合には、再度情報の抽出や分析を行う必要があります。

分析するためのデータの数があまり膨大でない場合には大きな差はないかもしれませんが、エクセルの場合、複雑な処理を行うときには膨大な時間を費やしてしまうので、BIツールの方が膨大なデータを扱うのに適しています。

データ抽出

BIツールの場合、複数のデータソースからデータを抽出し、分析することができます。

一方エクセルの場合、基本的には一つのデータソースから分析を行うので、複数のデータをまとめて分析するのにはあまり適していません。

複数のデータを組み合わせて分析を行いたい場合には、BIツールが適していると言えるでしょう。

レポーティング

会議用の資料や営業用の資料を作成するとき、エクセルの場合、資料作成が発生するたびにデータの集計・可視化をする必要があります。

一方、BIツールのレポーティング機能を活用すれば簡単にレポート作成を行うことができます。

関連記事:無料のBIツールを徹底解説!メリット・デメリットとおすすめ3選を紹介

BIツールとERP・DWH・ETL・AIとの違い

BIツールと並行してERP、DWH、ETLという言葉が出てきます。ここではそれぞれの言葉の意味を解説していきます。

 

ETLとの違い

ETLは、Extract:抽出、Transform:変換、Load:格納の略になります。複数のシステムからデータの抽出、変換、格納を行うシステムのことです。企業活動で蓄積される様々なデータを収集しDWHへ書き出す際に使用するシステムです。

 

DWHとの違い

DWHは、Data WareHouseの略で、データの倉庫という意味です。機能としてはETLが抽出したデータを最適な形式で保管するシステムです。社内のさまざまなデータを活用するために、複数のシステムから取得されたデータを、最適な形式で蓄積するシステムです。一方、BIツールはDWHに蓄積されたデータを集計、可視化させ、より視覚的にグラフなどにして分析できるようにするツールです。

 

ERPとの違い

ERPは、Enterprise Resource Planningの略です。統合基幹業務システムのことで、快慶常務、人事業務、清算業務、物流業務などの機関となる業務を統合し情報の一元化を図ることができるシステムのことです。このDWH、ERPのデータを集約して分析し可視化できるのがBIツールになります。

 

AIとの違い

AIとは、Artificial Intelligenceの略で、今は主に自然言語処理によって人間の使う言語を理解し、機械学習によって蓄積されたデータから最適な回答を返す技術として活用されています。AIとBIどちらにもデータを分析する機能がありますが、AIは機械学習によって最適な回答を選び提示しますが、BIは蓄積されたデータから人間が必要な情報を取り出しやすいように表示・加工できます。

AIもBIも「人間が意思決定するのに必要な支援をする」立場は同じですが、AIはアルゴリズムそのものであり、ツールによってUIは様々です。BIはよりビジネスで利用される様々なデータを横断的に、素早くシンプルに人間が理解できるように表示をする業務支援ツールです。

 

BIツールを選ぶため3つの比較ポイント

では、実際に自社に適切なBIツールを選定するときの比較ポイントについて紹介します。

 

提供形態と費用・課金体系

提供形態とはクラウド型やオンプレミス型のことで、双方にメリットがあります。クラウド型だとサーバを用意する必要がないものもあるので、導入コストを抑えられます。一方オンプレミス型はカスタマイズ性に優れているという強みもあります。また、課金体系も提供形態やツールによって大きく異なる場合もありますので、併せて費用対効果が見合うか比較しましょう。
関連記事:Yellowfinの価格体系(公式)

 

運用サポート体制

導入はうまくいったが、運用しているうちにツールの使い方やさらなる活用を進める中で解決できない課題に直面することもあるかと思います。そのような場面において、運用サポートの有無は非常に重要となります。

有料での運用サポートや無料での運用サポート、メールの受付のみ、電話でのサポート、対面でのサポートなど、様々な種類の導入後のサポートがあります。

自社に技術に詳しい人材がいないような場合は特にサポート体制が十分か比較しましょう。

 

無料トライアルの有無

活用イメージを持ったとしても、実際に使うツールにイメージとの乖離がある場合もあります。

一度導入した後ではツールの乗り換えに大きなコストが発生してしまいますので、無料でツールを試すことができるか確認し、トライアルすることがおすすめです。

 

BIツールの導入で成功するための5つのポイント

活用することで日々の業務の効率化や意思決定の支援ができるBIですが、導入検討を進めるにあたって準備を行っておくことがあります。

ここをないがしろにしてしまうと、せっかく導入したのに上手く活用できないといったことに陥りかねないので、しっかりと準備を進めておきましょう。

 

導入目的を明確にすることが必要

誰が、何のために使うのか?という目的を明確化させておくことが一番重要です。BIツールを導入しても活用ができないと宝の持ち腐れになってしまいます。

例えば、「経営者が必要なデータを集計・分析し今後の施策のための意思決定に活用する」や「事業部長が各商材の売上データ情報を可視化し、課題点の洗い出しとサービス改善に役立てる」など、できるだけ具体的に「使う人」と「使用目的」を明確にしておくことが重要です。

 

誰がどのように使うのかの運用フローの構築

経営者が収集・分析し、そのデータを元に課題点の洗い出しと改善や意思決定まで行うというケースは少ないかと思います。

通常、意思決定は経営者や事業部長などの職位の高い方が行い、設定部分は情報システム部門で行ったり、データの抽出や分析部分はマーケティング部門や営業部門などが行うというような、BIツールを運用する上で関係者が複数名いることが多いと思います。

その中で、「誰が・どのように」という役割を決めておくこと、またデータの渡し方なども事前に構築しておくとスムーズな運用に繋がりますので整理しておきましょう。

 

自社に必要な機能が揃っているツールを選ぶ

必要な機能がそろっているツールを選びましょう。BIツールには様々な機能があり、製品によって強みが異なります。

例えば分析したデータをわかりやすく可視化したいのであれば「レポーティング」、マーケティングのための指標が必要であれば「OLAP分析」や「データマイニング」に強い製品といったように、何をしたいかで選ぶツールが変わってきます。

また、製品によってはBIツールの機能が多いほど操作が複雑になるものもあります。必要な機能がそろっていて、自社が使いやすいツールを選ぶようにしましょう。

 

汎用性のあるツールかどうかを確認する

BIツールは社内の既存システムに蓄積されたデータを分析するものです。そのため、システム同士上手く連携ができるかどうかが重要ポイントになります。選定対象となっているBIツールが、既に社内に導入されている他システムと連携できるかどうか、汎用性があるか確認しましょう。

 

実際に利用する人が選定に加わる

BIツールに限らず、社内への導入が失敗するケースとして、そのツールで実務をしない人が選定してしまい、結果的に現場の実務では逆に手間が増えるということがあります。さらに、「BIツールを導入してどんな分析をして業務にどう活かしたい」といった目的が曖昧になってしまうことも導入の失敗につながります。BIツールを活用するためには、実際に実務をするメンバーを加え、どういったデータを分析してどう活かすかという目的を意識しながら選定することが大切です。

 

まとめ

本記事ではBIツールについて、概要から機能、メリット・デメリットについて解説をしてきました。BIツールを活用することで、今まで困難だった現状把握をスピーディーに行い、意思決定を迅速に行うことが可能になります。今後も増え続けるデータを自社の武器に変えることは、まだ動き出していない競合に対して優位性を持つことにもなります。BIツールが自社にとって役に立つものかどうか、具体的に検討してみてはいかがでしょうか。

↓BIツール選定のコツを知りたい方は、ぜひご覧ください!

BIツール選定ガイド

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