BIツールの総まとめ!プロが概要・機能やメリット・デメリットを解説

BIツールの総まとめ!プロが概要・機能やメリット・デメリットを解説

BIツールと言う言葉を知っているけど詳細は知らない
BIツールってどんな機能があるんだろう
会社で導入検討するためにBIツールのメリット・デメリットを把握したい

こんな悩みをお持ちの経営者・担当者も多いのではないでしょうか。

BIツールが世の中に普及し始めて20年以上経ちました。

その結果、今では多くの企業が活用をしていますが、世の中に溢れるデータ量が増え続ける中、BIツールの重要度はますます高まっています。

この記事では、世界で約29,000社以上にBIツールを展開し、企業の業務効率化や自動化をサポートしているYellowfinが、BIツールの基本について詳しく解説しました。

BIツールとは

BIツールはビジネス・インテリジェンス(Business Intelligence)ツールの略で企業が日々蓄積している膨大な情報(データ)を統合・分析し、意思決定に活用します。

BIツール(ビジネスインテリジェンスツール)とは、企業の持つ大量のデータを活用し経営判断に活かすことのできるツールです。

 

BIツールの役割

BIツールの役割は、膨大なデータから必要な情報を簡単に引き出し、今まで意思決定をする前に必要だった時間を短縮し、データの抽出の簡略化による意思決定のスピードを早めることです。

日々、目まぐるしく変化する市場動向の中で、より迅速な経営判断を行うことが重要であることは言うまでもないでしょう。

データ抽出や分析をBIツールにより補い、正確な情報を元に迅速かつ適切な経営判断を行うことができるようになります。

BIツールのシェア

調査会社のガートナーが2019年5月に発表した統計情報によると、 アンケートに回答した人( n= 441)の74%が BI ツールを自社で導入していると回答しています。

BIツールが普及し始めて20年以上経ち、多くの企業でBIツールがすでに導入されており、市場の中では一定のシェアがある状況であると言えます。

一方で BI ツールをどの程度利用しているか利用頻度に関するアンケートの回答では、 週1回以上利用している人が全体の49%となっており、導入したものの十分な活用にまで至っていないケースもありそうです。

(参照元)ガートナー、企業におけるBIツールの導入状況に関する調査結果を発表 2019年5月15日

 

BIツールが注目される理由

従来から推進されてきた「働き方改革」に加え、新型コロナウイルス感染症問題によってテレワークが急速に普及しました。

これらの変化によって今まで以上に短い時間の中で最大限の成果を発揮することが求めれています。

さらに、企業活動の多くでデジタル化が進めており、インターネットやSNSなどの普及も重なって、企業には膨大なデータの蓄積がされるようになりました。

顧客とのコミュニケーションの方法も多様化しており、顧客データを整理統合するだけでも大きな労力が必要となります。

蓄積され続けるデータを置いておくだけではなく、いかに事業推進に活かすのかが企業の競争力の大きな分かれ道になっていると言えます。

今後も企業が取り扱うデータ量は増えていくと予測されており、BI ツールによってそれらの情報を可視化し、タイムリーに経営判断に生かすかどうかは、企業にとって重要な選択肢の一つになります。

BIツールを活用する目的

企業がどのような目的でBIツールを活用するかを説明していきます。

 

現状の課題の把握

BIツールの目的の1つ目として、現状の課題の把握ということが挙げられます。

社内に膨大なデータは蓄積されているが、データが膨大すぎることによって、かえってデータ分析を行うことができなくなっている場合があります。

BIツールを活用することで、必要なデータをタイムリーに把握することはできるようになります。

また、複数のデータを組み合わせることで、これまで見ることのできなかった視点での分析ができるようになります。

結果的に、データに基づいた、正しい経営判断をすることができるようになります。

 

分析の工数削減


BIツールの目的の2つ目として、分析の工数削減があります。

BIツールはデータの組み合わせや加工、レポーティング機能があるので、データの準備やデータ分析、レポート作成に費やしている時間を大幅に短縮することができます。

分析処理をBIツールで行うことで、今までかかっていた作業時間を大幅に削減できた事例は多数あります。

(参考)Yellowfin導入で、労務管理に費やしていた時間を年間約600時間削減、働き方改革につなげる

BIツールの基本的な機能

BIツールを使うことで、実際にはどんなことができるようになるのか、ここでは基本的な機能を紹介します。

  • ダッシュボード
  • OLAP分析
  • データマイニング
  • シミュレーション

それではそれぞれの機能を詳しく見ていきましょう。

ダッシュボード

経営判断や課題解決のための指標を把握するために、ダッシュボードで情報の可視化をすることができます。

目標達成のためのKPI(重要業績評価指標)をリアルタイムで確認ができる仕組みを作ることで、現在の課題や注力すべきことへの気付きに繋がります。

また、レポーティング機能を活用することで、会議資料や定期更新が必要な資料を簡単に作成することもできます。

レポーティング機能とは、その名の通りレポートとして出力することができる機能のことです。

定期的に行われる会議用の資料やお客様への提案のための資料などためのテンプレートを作り、データを更新するだけで簡単にレポート作成、更新ができるようになります。

OLAP分析

OLAP分析とは多次元分析機能とも呼ばれるもので、「Online Analytical Processing 」を略したものになります。

日々、蓄積されていく膨大なデータを複数の角度から分析し、現状の確認や仮説の検証へと活かすことができるものとなります。

OLAP分析については以下の記事で詳しく書いてありますので、詳しく知りたい方は参考にしてください。

(参考)OLAP分析とは?DWHやOLTPとの違いを理解し、BIツールの活用を!

データマイニング

データそのものを統計的に分析し、その中から規則性の発掘などに役立てることのできる機能になります。

「OLAP分析」がデータの関連性などを多次元で見ることができるものだと話しましたが、それに対して、「データマイニング」が重回帰分析やディシジョン・ツリーといった統計式を用いた分析ができるという特徴があります。

シミュレーション

過去の実績などの経験を元に計画の作成をする際に活用できるものです。過去実績からプランニング機能を使い、シミュレーションを行うことで最適な数字を弾き出すことが可能となります。

裏付けの無い予測ではないため、再現性も高いシミュレーションを行うことができます。

BIツールを使う4つのメリット

BIツールを活用することによるメリットは以下のようなことが考えられます。

  • 散らばっていたデータの活用
  • 今まで時間のかかっていたデータ分析や集計、予測をするための時間削減
  • 見づらいデータの可視化による課題の把握
  • 上記による経営判断のスピードアップ

 

では、具体的にそれぞれのメリットについて説明していきます。

散らばっていたデータを活かすことができる

特に意識することもなく集まっていた様々な情報を活用することができます。

売上、顧客数、顧客単価、曜日毎の傾向、購買者の属性(性別や年齢、地域など)、今まで意識していなかった情報を集めると、ビジネスヒントを得られることもあります。

例えばアパレル店だとして、水曜日に雨が降ると女性の来店が増えるというデータが取れたのであれば、それに合わせた商品レイアウトを考える必要があるのかもしれないという気付きにも繋がります。

データ分析や集計、予測をするための時間削減を削減できる

BIツールというとデータの分析というイメージが強く、Excelとの比較をされることもあります。

もちろんExcelを活用した分析を行っている企業も多く、気付きを得ることのできる情報をアウトプットすることができます。

ただ日々集まっている情報をリアルタイムで把握したいという時に、Excelはデータ抽出をした時点でのものであり、最新の情報かというと疑問が残ります。

最新の情報を得るためには、毎日の作業が必要になってしまいます。

そこでBIツールを活用すると、設定した条件によるデータの自動収集が可能になるので、抽出のための手間を削減することが可能になります。

課題の把握が容易になり、スピード感を持って対応ができる

データを可視化することで、現状の把握も容易に行うことができます。

そうすると、自社の課題やサービス拡大のためのヒントを得る機会が増えていきます。この部分が分かることで、サービスの改善をするという判断も早くすることが可能となります。

可視化をすることで現状の把握が可能となる

仮説を立てて実際に行動をし、結果を踏まえた改善というPDCAを回すことは大変重要だと思います。ただし、分析のためのデータにリソースや工数をかけてしまっていては本末転倒になってしまいます。

可視化部分をBIツールに任せることで、本質である判断部分に力を割くことができるようになります。

 

BIツールを使う3つのデメリット

BIツールを活用することによるメリットは多くありますが、デメリットは無いのでしょうか。

ここでは、以下のデメリットを2つ紹介しますを紹介しておきます。

  • 導入目的を明確にすることが必要
  • 初期設定が必要
  • 使い方になれる必要がある

 

それではそれぞれ解説していきます。

導入目的を明確にすることが必要

BIツールは便利なシステムですが、活用をしなければ無駄なコストになってしまいます。

導入を成功させるためにも、ツール自体の機能の充実や実績、サポート体制だけではなく、自社に導入した場合にどうやって活用をしていくのか、をしっかりと社内で固めておく必要があります。

経営者も含めて、社内全体の調整をするということは大変な手間になる企業もあるでしょう。

しかしながら、 BI ツールの導入目的を明確にしておくことは、BIツールをうまく活用するためにも必要な準備だと言えます。

初期設定が必要

BIツールを導入することで、効率化や課題の早期把握ができます。

ただし、BIツールを契約して終了ではありません。導入をしたら、既存のデータをBIツールにインポートしたり、データを取り込みたいシステムとデータ連携をするなどの設定が発生します。

また、自社にはどういったダッシュボードが最適か、事前に社内で確認しておき、画面の表示設定をするといった、手間が発生します。

しかし、どういったシステムであっても初期の設定は必要ですし、BIツールのベンダーによっては初期設定の支援が手厚い会社もありますので、契約前にサポート体制についてもチェックしておきましょう。

使い方になれる必要がある

BIツールのデメリットとして最後に紹介するのは、使い方になれる必要がある、ということです。

BIツール自体は、普段はダッシュボードを閲覧して状況を正確に把握することが主な使い方になります。

しかし、事業環境は常に変化しますし、それによって連携させるべきデータの追加変更も発生するのでしょう。

BIツールとエクセルの違い

最後にBIツールとExcelとの違いですが、こちらは大きく分けて3つの違いがあります。

データの処理の速度

膨大なデータを扱う場合にはBIツールの方がExcelよりもデータの処理にかかる時間は短くなります。

エクセルでは、データが重くて動かないといった経験は誰しも経験したことがあると思います。

またデータのリアルタイムでの把握などは難しく、最新のデータが必要な場合には、再度情報の抽出や分析行う必要があります。

分析するためのデータの数があまり膨大でない場合には大きな差はないかもしれませんが、Excelの場合、複雑な処理を行うときには膨大な時間を費やしてしまうので、BIツールの方が膨大なデータを扱うのに適しています。

データ抽出

BIツールの場合、複数のデータソースからデータを抽出し、分析することができます。

一方Excelの場合、基本的には一つのデータソースから分析を行うので、複数のデータをまとめて分析するのにはあまり適していません。

複数のデータを組み合わせて分析を行いたい場合には、BIツールが適していると言えるでしょう。

レポーティング


会議用の資料や営業用の資料を作成するとき、Excelの場合、資料作成が発生するたびにデータの集計・可視化を必要があります。

一方、BIツールのレポーティング機能を活用すれば簡単にレポート作成を行うことができます。

 

BIツールを選ぶための比較ポイント


では、実際に自社に適切なBIツールを選定するときの比較ポイントについて紹介します。

提供形態と課金体系


提供形態とはクラウド型やオンプレミス型のことで、双方にメリットがあります。

クラウド型だとサーバを用意する必要がないものもあるので、導入コストを抑えられます。

一方オンプレミス型はカスタマイズ性に優れているという強みもあります。

また、課金体系も提供形態やツールによって大きく異なる場合もありますので、併せて費用対効果が見合うか比較しましょう。

運用サポート体制


導入はうまくいったが、運用しているうちにツールの使い方やさらなる活用を進める中で解決できない課題に直面することもあるかと思います。そのような場面において、運用サポートの有無は非常に重要となります。

有料での運用サポートや無料での運用サポート、メールの受付のみ、電話でのサポート、対面でのサポートなど、様々な種類の導入後のサポートがあります。

自社に技術に詳しい人材がいないような場合は特にサポート体制が十分か比較しましょう。

無料トライアルの有無

活用イメージを持ったとしても、実際に使うツールにイメージとの乖離がある場合もあります。

一度導入した後ではツールの乗り換えに大きなコストが発生してしまいますので、無料でツールを試すことができるか確認し、トライアルすることがおすすめです。

BIツールの導入前に準備するべき

活用することで日々の業務の効率化や意思決定の支援ができるBIですが、導入検討を進めるにあたり準備を行っておくことがあります。

ここをないがしろにしてしまうと、せっかく導入したのに上手く活用できないといったことに陥りかねないので、しっかりと準備を進めておきましょう。

何のために使うのか目的の設定


誰が、何のために使うのか?という目的を明確化させておくことが一番重要です。BIツールを導入しても活用ができないと宝の持ち腐れになってしまいます。

例えば、「経営者が必要なデータを集計・分析し今後の施策のための意思決定に活用する」や「事業部長が各商材の売上データ情報を可視化し、課題点の洗い出しとサービス改善に役立てる」など、できるだけ具体的に「使う人」と「使用目的」を明確にしておくことが重要です。

誰がどのように使うのかの運用フローの構築


経営者が収集・分析し、そのデータを元に課題点の洗い出しと改善や意思決定まで行うというケースは少ないかと思います。

通常、意思決定は経営者や事業部長などの職位の高い方が行い、設定部分は情報システム部門で行ったり、データの抽出や分析部分はマーケティング部門や営業部門などが行うというような、BIツールを運用する上で関係者が複数名いることが多いと思います。

その中で、「誰が・どのように」という役割を決めておくこと、またデータの渡し方なども事前に構築しておくとスムーズな運用に繋がりますので整理しておきましょう。

まとめ

本記事ではBIツールについて、概要から機能、メリット・デメリットについて解説をしてきました。

BIツールを活用することで、今まで困難だった現状把握をスピーディーに行い、意思決定を迅速に行うことが可能になります。

今後も増え続けるデータを自社の武器に変えることは、まだ動き出していない競合に対して優位性を持つことにもなります。

BIツールが自社にとって役に立つものかどうか、具体的に検討してみてはいかがでしょうか。

 

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