脱Excelは正解？メリットや移行できる業務・おすすめ代替ツールを解説
- Excelを使っていて、データの共有や管理で困ったことがある
- 今までExcelをよく使っていたが、より利便性の高い代替ツールはあるのだろうか？
- 脱Excelをした方がいいかどうかわからない
Excelは、データ分析やレポート作成に広く利用されているツールです。しかし、データの共有や管理において課題を感じている方も多く、Excelを主体とした業務からの脱却、すなわち「脱Excel」という言葉も珍しくなくなっているのが現状です。
そこで本記事では、脱Excelが有効な業務やExcelより利便性の高い代替ツールを解説します。
目次
脱Excelが注目される理由とは？
多くの企業で活用されているExcelですが、近年では、さまざまなデメリットも浮き彫りになってきました。以下に、Excelのデメリットを挙げます。
- 手動での作業が、ヒューマンエラーを引き起こすことがある
- Excelはデータの行数が100万件までという制約があるが、大量のデータを処理すると、操作中のパフォーマンス低下やフリーズが起きやすい
- Excelに詳しい人に依存することで、業務がブラックボックス化する
- Excelを用いた手作業でのデータ編集は、非効率的である
- Excelは共同編集が難しく、バージョン管理に向いていない
これらの理由から、「脱Excel」の動きが高まっています。大量のデータ処理や定型作業ができるツールを使い、業務効率を上げることが求められています。
関連記事：Accessは時代遅れ？継続すべきケースとは？MS Excelや他代替ツールも解説
単なる「脱Excel」ではない「活Excel」という考え方
「脱Excel」とは言うものの、Excelを全く使わなくする必要はありません。Excelでの複雑な作業を、分析ソフトや集計ソフトに切り替えることで、業務の効率化やデータの有効活用が可能となります。
Excelを完全に排除するのではなく、Excelと他のツールの得意な部分を組み合わせて「活Excel」を目指せば、業務をより効率的かつ有効に進められるでしょう。
なお、Excelでできることには、以下のようなものがあります。
- オフラインでの利用
- VBA／マクロ機能
- 個々のセルに対する詳細な操作や複雑な計算
- GUIベースで直感的に操作でき、特別なプログラミングスキルを必要としない
まずは、上記のようなExcelの特長をしっかりと理解することが大切です。その上で、業務上の課題を洗い出し、「Excelでなければならないか」を検討してみましょう。
脱ExcelのメリットをDXの観点から解説
現代は、デジタルトランスフォーメーション（DX）の時代であると言われます。背景には、市場の変化スピードの加速や、消費者ニーズの多様化、リモートワークの普及等があります。
このような中、長らくビジネスの現場で利用されてきたExcelの限界も明らかになってきました。ここからはDXの観点から、脱Excelが注目される理由を解説します。
情報共有が効率的
Excelは個別のファイルとして管理されることが多く、リアルタイムでの情報共有や同時編集が難しいという課題があります。しかし、クラウド型のデータベース管理ツールやBIツールであれば、どこからでもアクセス可能となるため、複数の人との情報共有がスムーズに行えます。業務の進捗状況やデータの最新情報をリアルタイムで共有することが可能となり、業務の効率化が図れます。
工数が削減できる
Excelでのデータ入力や集計は手作業が多く、ヒューマンエラーのリスクも伴います。しかし、自動化やテンプレート機能が充実したツールを使用すれば、これらの作業の工数を大幅に削減することが可能です。特に、定期的なレポート作成やデータ分析を行う際には、その効果を大いに発揮します。より重要な業務に集中する時間を増やすことができ、全体的な生産性の向上につながります。また、ヒューマンエラーのリスクも軽減され、データの信頼性も向上するでしょう。
大量のデータ処理が可能
Excelにはデータの行数や列数に制限があり、大量のデータを扱う際には限界があります。しかし、現代のビジネスでは、大量のデータを迅速に処理し、分析することが求められることが多いです。BIツールやデータベース管理ツールを利用することで、大量のデータをスムーズに処理し、高速で分析することが可能となります。
DXの重要性は、今後も増していくことが予想されます。その中で、業務の効率化や情報共有のスムーズ化を図るためには、時代に合ったツールの選択が不可欠です。Excelに代わる新しいツールの導入を検討することは、企業の競争力を高める一助となるでしょう。
関連記事：売上データの分析はエクセルで可能？メリット・デメリット・活用方法と脱エクセルのステップも解説
脱Excelが有効な業務
脱Excelが効果的な業務としては、主に以下が挙げられます。
台帳管理
台帳には売上台帳、資産台帳、給与台帳など、多種多様なものが存在します。これらを複数のExcelで管理すると、データが点在してしまい、内容の確認や把握に時間がかかるという問題が生じます。
集計結果は事業計画に大きく影響を及ぼすため、関数の設定やメンテナンスを行い、データ管理を正確に行うことが求められます。しかし、これらの作業は専門知識を必要とし、ヒューマンエラーのリスクもあります。そのため、整合性のあるデータ管理を実現するためには、Excelからの脱却が推奨されます。
専用のデータ管理システムを導入することで、データの一元管理が可能となり、確認や把握の工数を削減することができます。また、システム化によりデータの整合性も保たれ、事業計画の精度も向上します。
プロジェクトの進捗管理
プロジェクトは多数のタスクが複合的に進行します。Excelでプロジェクト管理を行う際には、タスクを列挙したり、全体の進行を可視化できるようにガントチャートを作るなどの工夫が必要となります。
しかし、プロジェクトの進行に伴い、スケジュールの変更や追加タスクが発生することもあるため、その都度テンプレートの書き換えが必要となります。このような複雑な管理を効率的に行うためには、専用の管理ツールを利用した方が便利です。
顧客情報の管理
顧客対応や商談の進捗は、リアルタイムでの共有が重要です。複数のExcelファイルを管理していると、データが重複したり、どれが最新情報かがわかりづらくなったりすることがあります。
そのような場合は、リアルタイムで情報共有できるツールを利用することで、迅速な顧客対応が可能となるため、顧客満足度の向上にもつながります。
脱Excelにおすすめのツール・移行先
ここからは、脱Excelにおすすめのツール・移行先について、説明します。
Googleスプレッドシート
Googleスプレッドシートはクラウドベースでのデータ保存・管理が可能で、場所を問わずアクセスできるのが魅力です。複数のユーザーとの同時編集が可能で、作業の進捗状況をリアルタイムで共有できます。また、GmailやGoogleカレンダーなど、他のGoogleサービスとのシームレスな連携も可能です。
Markdown形式で記述して管理
Markdownは、文章を書くルール・記述方法の一つで、見出しやリスト、リンクなどを簡単な記法で記述できます。
Markdown形式への移行がソリューションの一つとされている理由は、以下のようなメリットがあるからです。
- 非常にシンプルな記法で、習得しやすい
- テキストベースであるため、どのテキストエディタでも編集が可能
- 人間が読みやすい形式で書かれるため、文書の構造を一目で理解できる
- HTMLやPDFなど、他の多くのフォーマットに容易に変換できる
- Gitなどのバージョン管理システムと非常に相性がよく、文書の変更履歴を追跡したり、複数人での共同編集を効率的に行うことが可能
- GitHubやBitbucketなどの開発プラットフォーム、多くのCMSやブログサービスなど、さまざまな場所で広く利用されており、汎用性が高い
以上のような理由から、ExcelからMarkdownへの移行は、特に文書作成や情報共有を効率化したい場合に有効です。
Webデータベース
Webデータベースは、データをクラウド上で管理し、アクセスや編集をWebブラウザから行うことができるデータベースです。場所を問わずにデータにアクセスすることができるため、作業の効率化が図れます。また、複数のユーザーとのデータ共有や、外部サービスとのAPI連携など、柔軟なデータ管理が可能です。これにより、チーム全体での情報共有が容易になり、業務の進行状況をリアルタイムで把握できます。
プログラムを活用
プログラミング言語を利用することで、データの自動収集や分析を効率的に行えます。特にPythonは、データ分析や自然言語処理に強い言語として知られており、Excelの手作業に頼ることなく、高度なデータ処理を実現できます。
Pythonを使用することで、情報収集や形態素解析など、Excelだけでは難しいタスクを効率的に行うことができます。
一方、Excelのピボットテーブルなどの機能は、データの集計や分析において非常に強力です。したがって、PythonとExcelを適切に組み合わせることで、さらに進んだデータ分析ができるようになります。
BIツール
BIツールは、ビジネスデータの収集、分析、可視化を行うためのツールです。データベースや各種サービスとの連携を通じて、リアルタイムのダッシュボードやレポートを生成することができ、経営判断の補助として非常に有効です。
また、BIツールは単にデータを表示するだけでなく、データ間の関連性を見つけ出す「データマイニング」や、将来の傾向を予測する「予測分析」などの高度な分析機能も備えています。これらの機能により、企業は市場の動向を先読みし、競争優位性を維持するための戦略を立てることができます。
なお、弊社の提供するBIツール「Yellowfin」は、使いやすいインターフェースと高速データ処理を備え、AIの自動分析やインタラクティブダッシュボードを搭載しています。どこからでもクラウドでの分析が可能で、多くのユーザーに支持されています。クラウドベースでの利用も可能なため、場所を選ばずにデータ分析を行うことができるのも大きな特長の一つです。
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まとめ
「脱Excel」とは、Excelを排除することではありません。Excelと他のツールの強みを組み合わせる「活Excel」のアプローチを行うことで、現在の業務をより効率的かつ実用的に進められます。
Excelを使っていて、データの共有や管理で困っているなら、弊社の提供するBIツール「Yellowfin」をおすすめします。
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ぜひ1度、脱Excelならびに活Excel、Yellowfinの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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