BIツールとエクセルの違いとは？それぞれの特徴を踏まえて徹底解説！

BIツールとエクセルの違いがはっきりとはわからない

BIツールとエクセルのできること・できないことの具体例を知りたい

BIツールとエクセルはどっちを選ぶべきなのか

BIツールを検討している企業担当者の方で、エクセルとどこが違うのか気になる方もいることと思います。今や多くの企業にも使用されている表計算ソフトのエクセルですが、このエクセルにも分析機能はあります。

しかし、分析を目的に作られているBIツールとは異なり、エクセルで大量のデータを分析しようとすると急にエクセルがフリーズするなどのトラブルが起こりやすくなります。また、様々なデータベースから情報を収集し整理したうえでの分析もエクセルでは難しいです。

本記事では、BIツールとエクセルの違いをそれぞれの特徴を踏まえてわかりやすくまとめました。ぜひ参考にしていただき、今後のBIツール導入の判断にお役立ていただければと思います。

BIツールとエクセルの違いは「扱えるデータ容量」

BIツールもエクセルもデータをグラフや表にすることができ、企業の意思決定をサポートが可能です。ですが、BIツールとエクセルで大きく違う点としては、扱えるデータ容量が圧倒的にBIツールの方が多いということです。

BIツールの方が多いデータ容量を扱える要素としては、具体的には下記が挙げられます。

・分析できるデータの量

・対応できるデータソースの量

・表示できるグラフの量

上記の他に、BIツールはレポートの作成にかかる工数が少ないため、エクセルよりも業務効率化の観点からも良いツールと言えます。様々なデータベースにアクセスし、必要な情報の抽出・分析を自動で行ってくれるのがBIツールの強みです。

BIツールにできてエクセルにできないこと

ここでは、BIツールにできてエクセルにはできないことについて細かく見ていきます。

・異なるデータソースを統合するならBIツール

・エクセルは大容量データの分析には限界がある

・大容量データ分析の高速処理はBIツール

・自動処理をしてくれるのはBIツール

・データの共有のしやすさはBIツール

・権限管理のしやすさはBIツール

・ファイルの同時書き込みのしやすさ

・リアルタイム更新と情報の信頼度の高さはBIツール

それでは、1つずつ解説します。

異なるデータソースを統合するならBIツール

1つ目は、異なるデータソースを統合する場合はBIツールが良いという点です。エクセルの場合はスプレッドシートやCSVファイルのデータであれば統合できますが、その他の異なるデータソースを一元的に統合し分析することはできません。BIツールであれば、クラウドサービスやソーシャルメディアなどのネット上の情報も含めて様々なデータソースを収集し、統合・分析が可能です。BIツールでは様々なデータソースをもとに複雑で多面的な分析をすることができるのです。

関連記事：データ分析はエクセルかBIツールか？比較徹底検証 | Yellowfin BI

エクセルは大容量データの分析には限界がある

2つ目は、エクセルは大容量データの分析には限界があるという点です。BIツールの場合はデータベースにデータを格納しており、BIツールのプランによっては容量の制限がありません。エクセルの場合は、ワークシートの形でデータを格納しており、エクセル2007以降のバージョンでは104万8,576行×1万6,384列が限界となっており、大容量のデータ分析には限界がある作りになっています。

大容量データ分析の高速処理はBIツール

3つ目は、大容量のデータ分析を高速処理する場合はBIツールが有利という点です。エクセルの場合は、データのサイズが大きくなった場合にフリーズしてしまい、動かなくなってしまうことがあります。それに比べてBIツールは、データベース管理システムを採用しているものが多く、大容量のデータ分析を前提として作られているため、容量が大きくなっても高速処理ができる点がメリットとしてあります。

自動処理をしてくれるのはBIツール

4つ目は、自動処理をしてくれるのはBIツールであるという点です。エクセルの場合は、指示をしない限り分析処理は実行されません。BIツールの場合は、グラフ上にポインタを当てるだけで詳細を表示したり、クリックすることで更に深い数値を見たりすることができるため、自動で分析処理のサポートをしてくれます。

データの共有のしやすさはBIツール

5つ目は、BIツールの方がデータの共有をしやすいという点です。エクセルは、データを共有する場合はメールで添付するか、ファイルサーバーで共有などの対応になります。BIツールの場合は、インターネットがつながっていればWebブラウザ上でファイルを配布せずに社内外で共有することが可能です。

また、BIツールの場合はリアルタイムで情報が更新されるので、エクセルのように更新のたびに連絡をする必要がありません。

権限管理のしやすさはBIツール

6つ目は、BIツールは権限管理がしやすいという点です。エクセルの場合は、セキュリティ対策をする場合は、パスワードをかけるか、保管先のファイサーバーで情報システム部などの管理者に権限設定をしてもらうことになります。BIツールは、ユーザーが直接ファイルやフォルダのアクセス権限の設定を行えるため効率的な運用が可能です。

ファイルの同時書き込みのしやすさ

7つ目は、BIツールの方がファイルの同時書き込みをしやすいという点です。現在はエクセルでも同時書き込みができるようになっていますが、BIツールの場合は元々同時書き込みを前提として設計されているため、わざわざ同時書き込みの設定をする必要がなくスムーズに編集することが可能です。

リアルタイム更新と情報の信頼度の高さはBIツール

8つ目は、BIツールの方がリアルタイム更新できるため情報の信頼度が高い点です。エクセルは、チャートなどを作成した情報が新しくなった場合は更新作業がその都度発生します。BIツールの場合は、データの集約・整形・分析の方法や・レポートとして表示する方法を保存しています。情報を抽出しているデータベースのデータが更新されれば、自動的に最新のデータを使ったレポートがあがってきます。

エクセルで起こりがちな人為的な数式の入力ミスや、最新のファイルがどれかがわからなくなることが無いため、BIツールの情報の信頼度が高いのもエクセルの違いと言えます。

BIツールでもできるがエクセル向きの作業

BIツールでもできますが、エクセル向きの作業としては、扱うデータ量が少なく、個人での作業が中心になる場合です。具体的には、下記になります。

・単一の表やグラフの作成

・チームでの共有が必要ない個人作業の場合

・入力数やデータ数が少ない場合の作業

・データベースのアクセスが許可されていない場合

・今後のデータ更新の必要がない場合

上記はあくまで一例ですが、データ量が少なく、人為的なミスが起こりやすい入力作業も少ない個人作業で完結するものに関しては、エクセル向きと言えるでしょう。

エクセルでもできるBIツールの分析例

BIツールでもできますが、エクセル向きの作業としては、扱うデータ量が少なく、個人での作業が中心になる場合です。具体的には、下記になります。

・単一の表やグラフの作成

・チームでの共有が必要ない個人作業の場合

・入力数やデータ数が少ない場合の作業

・データベースのアクセスが許可されていない場合

・今後のデータ更新の必要がない場合

上記はあくまで一例ですが、データ量が少なく、人為的なミスが起こりやすい入力作業も少ない個人作業で完結するものに関しては、エクセル向きと言えるでしょう。

エクセルでもできるBIツールの分析例

ここでは、エクセルでもできるBIツールの分析例として、以下の分析手法について解説します。

・予実分析

・ABC分析

・RFM分析

・相関分析

それでは、1つずつ解説します。

予実分析

1つ目は、予実分析です。予実分析とは、企業の予算到達度や今後の課題を明らかにするために売上などの目標数字と実績を比較して分析する手法のことです。

ABC分析

2つ目は、ABC分析です。ABC分析は商品の売上高・コスト・在庫数などの指標を用いて、どの商品を優先的に扱うのかを決めるための分析で、重点分析と呼ばれることもあります。在庫管理や実態に即した経営戦略を立てるうえでも有効な分析手法の1つになります。

RFM分析

3つ目は、RFM分析です。RFM分析は顧客を分析する手法の一つで、Recency（最近の購入日）、Frequency（購入頻度）、Monetary（購入金額ボリューム）の3つの指標をもとに重要な顧客グループを特定します。それぞれの顧客グループに対してのマーケティング施策を講じる場合や、エリアをセグメント化してプロモーションを行う場合に使用すると効果的です。

相関分析

4つ目は、相関分析です。相関分析は、「ビールの販売量」と「気温」といった、2つの要素がどれだけ同じ動きをするのか、相関関係を明らかにする分析手法のことです。相関分析を行うことで数値の関係性がどの程度あるのかがわかります。大量のデータから関係性のある項目に絞る際にも有効な分析手法です。

エクセルにも備わっているBIツールの分析機能

ここでは、エクセルにも備わっているBIツールの分析機能について解説します。

・ピボットテーブル機能

・関数機能

・グラフ作成機能

・予測シート機能

それでは、1つずつ解説します。

ピボットテーブル機能

1つ目は、ピボットテーブル機能です。リスト形式で用意されたデータから2つ以上の任意の項目を選定し、その項目をかけあわせて行うクロス集計ができる機能になります。担当者ごとの売上、商品ごとの売上、商品ごとの販売個数と売上といった集計や分析を行うことが可能な機能です。複雑な数式や関数は不要で、大量のデータから分析したいときに有効です。

関数機能

2つ目は、関数機能です。関数機能は、入力された数値に対して定型の計算を行う機能で、合計金額を算出したり、特定の項目を取り出したりすることが可能です。エクセルで行う場合には、合計値を出すためにSUM関数を使用したり、特定のデータを取り出す際はVLOOKUP関数を使用したりします。

グラフ作成機能

3つ目は、グラフ作成機能です。エクセルにもグラフ作成機能があり、データをグラフにすることで視覚的にわかりやすく傾向を読み解くことができます。棒グラフ・折れ線グラフ・円グラフ・散布図など、データに応じたグラフ作成が可能です。

予測シート機能

4つ目は、予測シート機能です。エクセル2016以降では、予測シート機能が追加されました。予測シートボタンを押すと過去の実績から将来のデータを予測し、自動でグラフを作成することができます。結果は予測の他、信頼上限、信頼下限という項目で上限値と下限値も算出されるようになっています。

分析ツールとしてエクセルよりもBIツールを使う場合

ここまで、分析ツールとしてエクセルでもできる分析手法や分析機能を解説してきました。BIツールでもエクセルでもデータ分析は可能ですが、BIツールのほうが分析ツールとして優れている部分が大いにあります。具体的には下記になります。

・データ量の多い分析の場合

・チームや部署、社外で共有する作業の場合

・複数のデータベースから情報を抽出・整理・分析をする場合

・複数の指標をもって詳細な分析を行う場合

・リアルタイムな情報をもとに迅速な経営判断をする手段として使用する場合

上記に該当する場合は、エクセルよりもBIツールでのデータ分析がより適していると言えるでしょう。

まとめ

本記事では、BIツールとエクセルの違いについて解説しました。エクセルでもデータ分析をすることはできますが、大量のデータを分析したり、リアルタイムでデータを更新してチームや社外に共有していく必要がある場合はBIツールが適しています。一方で、エクセルは個人で作業を行う場合やデータ量が少ない場合は、表やグラフを簡単に作成できるメリットがあるのでおすすめと言えます。

BIツールとエクセルの違いを把握し、賢く使い分けをしていくことが業務効率化につながります。改めて使用用途を確認したうえで、BIツールとエクセルのどちらを選択するのか検討するようにしましょう。

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