作業性向上の意味は？パソコン・ツールも使い効率化を実現する方法

Posted by: Yellowfin Team

・作業性を向上させたいので、方法やテクニックを知りたい
・作業効率を高めるためのツールを知りたい
・職場環境やチームワークを改善して作業効率を上げたいが、どのようにしたらよいのかわからない

近年、企業の競争力を左右する重要な要素として、作業性の向上が注目されています。特に管理職にとって、日々の業務プロセスを効率化し、作業性を高めることは、チームの生産性向上と業務の質を確保する上で欠かせない課題です。

この記事では、作業性向上の基本知識と、それを実現するための具体的な方法について詳しく解説します。効率的な作業環境の構築に役立つ情報を提供します。ぜひ最後までご覧ください。

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1 作業性向上とは？押さえておくべき基本知識
2 作業性向上を進める3つのメリット
3 作業性を向上させる方法をステップで解説
4 作業性向上の成功事例
5 ツールによる「見える化」で作業性向上
6 まとめ

作業性向上とは？押さえておくべき基本知識

作業性向上とは、具体的にどのようなことなのでしょうか？このセクションでは、作業性向上の意味とその重要性、生産性向上との違いなどについて詳しく見ていきます。

作業性向上の意味

作業性向上とは、仕事の効率と品質を同時に高める作業プロセスの改善を指します。作業性向上により、タスクの完了速度が早まり、エラーの発生が減少します。従業員のモチベーション向上にも寄与し、作業環境の質の向上が全体的な生産性の向上につながります。企業はより効率的な業務運営が可能となり、市場における競争力も強化されるでしょう。作業性の向上は単に個々の作業効率を高めるだけでなく、組織全体のパフォーマンス向上に重要な役割を果たします。

生産性向上との違い

作業性向上と生産性向上はよく混同されますが、明確な違いがあります。

生産性向上は、同じ時間内でのアウトプット（成果）を増やすことを指します。具体例としては、以前は100人のスタッフが1,000個の商品を製造していたが、50人で同じ量を作れるようになることが挙げられます。

一方で、作業性向上は、同じ成果を得るための労力や時間を減らすことに焦点を当てています。つまり、生産性は「量」に関するもので、作業性は「質」に関わる要素と言えます。

業務効率化との違い

業務効率化とは、限られたリソースを最大限に活用し、業務プロセス全体を最適化することです。これはたとえば、複数の部署が関わるプロジェクト管理の流れを改善することが挙げられます。

一方、作業性向上は、個別のタスクに焦点を当て、効率と品質を同時に高めることを目指します。報告書の作成プロセスを効率化するためのテンプレートの導入などがこれに該当します。業務効率化が「全体の流れ」を見直すことであるのに対し、作業性向上は「個々の作業」の改善に重点を置く点が異なります。

作業性向上を進める3つのメリット

ここからは、作業性向上を進めることのメリットについて、詳しく見ていきましょう。

ミスの減少

作業性の向上は、ミスの減少に直結します。

たとえば、書類作成時の誤字脱字を防ぐことを考えてみましょう。校正システムの導入や、業務プロセスの見直しを行えば誤字脱字などのミスの発生率を低減できます。さらに、修正や再作業が減少するため、業務効率の向上につながります。

従業員のスキルアップ

作業性の向上は、従業員のスキルアップに直結します。新しいテクノロジーや効率的な作業手法を導入することで、従業員は新たな技術や知識を身につける機会を得ます。これにより、単に日々の業務を効率的に進められるだけでなく、従業員のスキルアップ、キャリア発展も可能になります。

例として、BIツールの導入を挙げてみましょう。BIツールとは、企業にあるさまざまなデータを分析・可視化して経営戦略や業務プロセスに役立てるソフトウェアです。

従業員は、ビッグデータを活用して市場分析を行うことで、より洞察力のあるマーケティング戦略を策定できるようになります。また、このプロセスを通じて、高度なデータ分析技術や市場理解のスキルが自然と身につきます。

従業員のスキルアップは、組織全体の競争力の向上にも貢献するのです。

顧客満足度の向上

上記の従業員のスキルアップは、顧客満足度の向上に直結します。従業員のスキルが向上すればより高品質なサービスを提供できるようになり、これが顧客の満足感を高めます。また、従業員自身の満足感と職場での成果向上は、従業員のモチベーション維持だけでなく、組織全体の生産性向上に寄与します。

さらに、作業性の向上によって、顧客への迅速かつ高品質な対応が可能になります。このような対応は、顧客ロイヤルティの向上にもつながります。リピート率の向上や新規顧客の獲得にも好影響を及ぼし、組織全体の成功に寄与するでしょう。

作業性を向上させる方法をステップで解説

企業が作業性を向上させるためには、計画的かつ段階的なアプローチが必要です。ここでは、各ステップについて、詳しく解説します。

現状分析と目標設定

作業性向上は、まず現状分析から始まります。業務の各段階を詳細に評価し、改善可能な部分を特定することが重要です。

たとえば、製造業において生産ラインの遅延が問題になっている場合には、BIツールが有効です。

BIツールを用いて生産プロセスを分析することで、時間がかかっている工程や品質の低下要因を明確にし、効率化のための具体的な改善策を立案できます。

明確で達成可能な目標を設定し、それらを実現するための戦略を策定することが、作業性向上への第一歩となります。迅速なデータ分析と戦略的な意思決定は、全体の生産性や品質の向上につながるでしょう。

施策・ツールの選

作業性向上には適切な施策とツールの選定が欠かせません。特にパソコンやITツールは、作業の自動化や効率化に大きく寄与します。ツール選定時には、業務のニーズに合った機能や使いやすさを重視し、従業員のスキルレベルにも配慮することが求められます。

たとえば、業務報告の時間短縮を目指す場合、自動データ集計機能を備えたツールの導入が効果的です。このようなツールにより、従業員は煩雑なデータ入力から解放され、より重要な業務に集中できるようになります。

効率化施策の導入・実施

選定した施策やツールを実際の業務に導入し、その効果を定期的に評価します。このプロセスでは、従業員からのフィードバックを積極的に取り入れ、必要に応じて改善策を講じることが大切です。

定期的な評価とフィードバックの循環

定期的な評価とフィードバックは、作業性向上の持続的な進化に不可欠です。たとえば、ツールを導入したときは、その効果を定期的に測定し、従業員からのフィードバックを集めます。これらの情報を基に、ツールの改善や業務プロセスの調整を行い、より効率的な作業環境を構築します。継続的な評価と改善により、組織全体の作業性が向上し、生産性の持続的な向上を実現できます。

作業性向上の成功事例

ここからは、弊社の提供するBIツール「Yellowfin」による成功事例を2つご紹介します。

バリューコマース株式会社

バリューコマース株式会社は、アフィリエイトマーケティングとCRMツールの提供を行っている企業です。同社は、BIツール「Yellowfin」を導入することで、経営層が必要なときに最新のレポーティング結果を迅速に確認できる体制を整えました。

Yellowfinは100％Webベースで、インターフェースがシンプルな特徴があります。

データの定義をサーバーに保存しており、URL経由で随時最新情報を取得可能になっています。

最初は経営陣向けに導入されたYellowfinですが、2017年からはバリューコマースの全社員が活用しており、業務の可視化ツールとしても利用されるようになりました。

Yellowfinは他のBIツールと比較して、データの一元管理機能が優れています。全てのデータを一元管理することで、部門間のコミュニケーションミスを減らし、効率的な意思決定をサポートしています。この点が、業務効率と生産性向上につながりました。

また、Yellowfinの可視化機能は、複雑なデータも直感的に理解しやすい形で表示できる点が他のツールとの大きな違いです。この機能により、分析結果の理解と共有が容易になりました。Yellowfinの導入は、作業性の向上に大きく寄与したと言えるでしょう。

関連記事：【導入事例】バリューコマース株式会社

株式会社アイシン

自動車部品の製造を行っている株式会社アイシンは、生産性向上のためにBIツール「Yellowfin」を導入しました。

データベースの作成と一元管理の必要性を感じた際にBIツールの存在を知り、30製品を比較した上でYellowfinを選定しました。

Yellowfinは他のBIツールと比べてユーザーフレンドリーなインターフェースと柔軟なカスタマイズ性を備えており、直感的にデータ可視化ができる点が特徴です。

アイシンはトライアンドエラーを繰り返しながら、2〜3ヶ月かけて労務管理のダッシュボードを作成。この導入により、各職場での勤怠状況をまとめる作業時間が大幅に削減され、総労働時間の見える化が実現しました。

具体的には、アイシンの工機工場で労務管理にかかる時間を年間600時間削減できたとのことです。働き方改革に貢献するツールとして、今後も期待されています。

関連記事：【導入事例】株式会社アイシン

ツールによる「見える化」で作業性向上

上記の成功事例からもわかるように、作業性向上のためには、BIツールなどのデータ分析ツールを用いて、業務を可視化（見える化）することが重要です。データの可視化により、業務のボトルネックの特定、効率化の機会の発見、そしてリアルタイムでの業績追跡が可能になります。これにより、組織全体の作業性が向上し、より迅速かつ効果的な意思決定ができるようになります。

まとめ

この記事では、作業性向上の重要性とその方法、成功事例を紹介しました。弊社の提供するBIツール「Yellowfin」を活用することで、データの効果的な分析と活用、業務の効率化、そして全社的な生産性の向上が実現可能です。企業の成長と競争力強化に興味がある方は、ぜひ一度BIツールYellowfinの導入をご検討ください。