予実管理とは？定義や目的からステップ・役立つツール・成功事例まで徹底解説
- 予実管理の基礎知識について学びたい
- 予実管理を用いた効果的な営業マネジメントと経営改善策について知りたい
- 予実管理の実践におけるポイントや便利なツールに関心がある
予実管理は、組織の目標達成に不可欠なプロセスです。しかしその実践は複雑であり、多くの企業がそのポテンシャルを完全には引き出せていないのが現状です。本記事では、予実管についての基礎知識から実際の成功事例に至るまで、詳細にわたって解説します。予実管理の世界を探求し、あなたのビジネスを次のレベルへと導く旅を始めましょう。
予実管理とは？
ここからは、予実管理の定義を含め、予実管理について基本的に押さえておくべき事項について詳しく解説します。
予実管理の定義と目的
予実管理は、組織の予算計画とその実際の実績を比較・分析するプロセスです。予実管理の目的は、経営目標の達成度を測定し、進行中のプロジェクトや業務の効率性を高めることにあります。
予実管理を行うことで、企業は計画から大きく逸脱している項目を早期に特定し、必要な調整を行うことができます。これにより、資源の最適な配分、コスト削減、および収益性の向上を図ることが可能となり、組織の全体的なパフォーマンスの改善に貢献します。
予実管理と予算管理の違い
予実管理は、計画した予算と実際に発生した費用や収益を比較し、その差異を分析するプロセスです。経営目標達成の進捗を測定し、必要があれば計画を調整します。
一方、予算管理は、将来の収益や費用に関する計画を立て、それに基づいて経営活動を行うプロセスに焦点を当てています。
予実管理は計画と実績のギャップを分析することに重点を置き、予算管理は計画の作成と実行に重点を置いているという点が、両者の違いです。
予実管理の重要性
予実管理の実施は、組織の目標達成に向けた道筋を明確にし、組織全体のパフォーマンスを最大化するための鍵となります。
予実管理は、組織の目標達成度を正確に把握し、計画に基づいた業務遂行を確認するための重要な手段です。これにより、組織は目標に対する進捗状況を定期的に評価し、必要な調整を行うことができます。
また、予実管理は計画からの逸脱を早期に発見することを可能にします。これにより、問題が発生した場合でも迅速に対応し、リソースの無駄遣いを防ぐことができます。これは組織全体の効率性と生産性を向上させる効果があります。
したがって、予実管理は組織の成功にとって不可欠な要素であると言えます。
予実管理の基本プロセス
予実管理の基本プロセスとしては、目標設定や、計画の設定・実行などが挙げられます。詳細について、下記より順番に解説します。
1.予算目標を設定する
予実管理の基本プロセスの第一歩は、明確な予算目標を設定することです。この段階では、組織の財務状況、市場環境、過去の実績、将来の成長見込みなどを総合的に分析し、達成可能で現実的な目標を定めます。
全体として目指すべき方向が設定された後には、それを各セクションやプロジェクトの財務目標に細分化していくことが大切です。目標設定には、現実的で達成可能な数値を設定します。自社の実績や業界の成長傾向、市場動向を基に、目標が実現可能かどうかを見極めて判断しましょう。
経営層の理想を目標に反映させることも大切ですが、非現実的な目標では達成が困難になるため、現実に即した数値にするよう注意が必要です。
2.KPIと実行計画を設定する
KPIは目標達成のための具体的な数字目標を示し、これらを基に実行計画を策定します。計画策定時には、利益目標を明確にし、予算内での経費管理も考慮に入れる必要があります。
部門ごとの目標を全社の予算に合わせて確認し、調整を行います。このプロセスを通じて、組織全体の目標に対する進捗状況を定期的に確認し、必要に応じて計画を調整していくことが重要です。
3.予算と実績の差異分析
この段階で、設定された予算と実際に発生した経費や収益の比較を行います。差異の原因を分析することで、計画の見直しや次期の予算策定に生かされる具体的な改善策を導き出すことができます。
分析を通じて、企業は効率的な資源配分やリスク管理を行い、経営の効率化を図ることが可能になります。
4.解決策を検討する
「解決策を検討する」ステップは、予算と実績の差異分析から得られた知見を基に、目標達成のための具体的なアクションプランを策定する過程です。この段階では、分析結果を深く理解し、問題の根本原因を特定することが重要です。その上で、改善策や新たな戦略を検討し、組織が直面している課題を解決するための計画を立てます。
解決策を検討することで、組織は効果的な対策を講じ、予算の達成可能性を高めることができます。重要なのは、全ての関係者が解決策の検討に参加し、合意形成を図ることです。それにより、計画の実行可能性と効果を最大化することができるでしょう。
5.PDCAを回す
PDCAサイクルとは、Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Act（改善）の四段階からなり、組織の目標達成に向けた継続的な改善活動を促します。
計画立案・実行は大切ですが、それだけでは問題の改善につながりません。計画の成果を評価し、評価結果を踏まえて次の行動計画に反映させることで、組織の成果を向上させていきます。
予実管理にPDCAサイクルを適用することは、目標達成率を高めるために不可欠です。PDCAサイクルの継続を通じて、組織は柔軟に変化に対応し、持続的な成長を達成することができます。
予実管理の助けになるツール・システム
予実管理を効果的に行うためには、適切なツールやシステムの活用が欠かせません。予実管理の助けになるツールとして、Excel、SFA（営業支援ツール）、BI（ビジネスインテリジェンス）ツールが挙げられます。これらのツールやシステムは、予算目標の設定から実績の追跡、分析、評価までの一連のプロセスを支援します。
Excel
Excelは予実管理の基本的なツールとして広く利用されています。その柔軟性により、多様なデータを処理し、複雑な計算や分析を行うことが可能です。予算の計画から実績の追跡、差異の分析まで、一連の予実管理プロセスをサポートします。特に、小規模な事業や初期段階の予実管理において、Excelは低コストで高い効果を発揮するツールとして評価されています。
SFA
SFA（Sales Force Automation）は、営業活動を自動化するためのツールで、予実管理において非常に有用です。
SFAは、営業員の活動を可視化し、営業成績の優れた担当者のノウハウやスキルを組織全体で共有することができます。顧客ごとの対応方法や過去のトラブルの解決方法など、営業成績に至るまでの行動履歴に関する情報が蓄積され、分析されます。これにより、営業のノウハウやスキルを引き継ぎやすくなり、業務の属人化防止につながります。
また、SFAは営業分析にも役立ちます。営業分析は、企業が属する業界や商品、サービスなどの市場動向を分析する手法です。SFAを活用することで、これらの分析がより効率的に行えます。具体的な分析手法としては、動向分析、要因分析、検証分析などがあります。
これらの分析を通じて、営業戦略の策定や、営業活動の改善が可能となります。具体的な使用方法や活用例については、以下をご覧ください。
関連記事：営業分析とは？営業成績向上のために必要な分析手法・フレームワークまで徹底解説！
BIツール
ビジネスインテリジェンス（Business Intelligence）ツールは、企業が保有するさまざまなデータを多次元的に分析・可視化し、事業の成長を促進するためのツールです。Excelを使用してもデータ分析は可能ですが、BIツールとExcelはいくつかの重要な点で異なります。
- データ容量：BIツールは、膨大なデータを瞬時に処理できます。一方、Excelは大量のデータを効率的に処理することが難しいです。
- データソースの統合：BIツールは、さまざまなデータソースからデータを統合し、分析することができます。一方、Excelでは異なるデータソースを一元的に統合し分析することは難しいです。
- 自動更新：BIツールを使用すると、データを自動的に更新し、常に最新のレポートを生成できます。しかしExcelでは、手動で更新する必要があります。
より高度な分析には、BIツールが適していると言えるでしょう。
関連記事：BIツールはExcelと具体的に何が違うのかを解説！
予実管理の成功事例
事例1：顧客分析により離脱率を改善
飲食店向け食材販売を手がけるプレコフーズは、BIツール「Yellowfin」を活用して顧客離脱率の改善に成功しました。顧客データの詳細な分析により、離脱リスクが高い顧客を早期に特定し、適切な対策を講じることで、顧客維持率を向上させることができました。
これは、予実管理において設定された目標（顧客維持率の向上）に対する実績とその差異を分析し、改善策を講じたからこそできたことだと言えます。
関連記事：【導入事例】株式会社プレコフーズ
事例2：スマートライフ事業でアクティブ率改善
NTTドコモは、「スゴ得コンテンツ®」や「dアニメストア™」などのデジタルコンテンツサービスのユーザー行動分析にYellowfin BIツールを導入。この分析により、サービス利用の促進策を立案・実施し、アクティブ率の向上に成功しました。利用頻度の低下傾向にあるユーザーを特定し、目標達成に向けてPDCAサイクルを回すことで、効果を上げたのです。
関連記事：【導入事例】株式会社ＮＴＴドコモ様
事例3：効率化で労務管理時間を年間600時間削減
株式会社アイシンは、Yellowfin BIツールの導入により、労務管理の工数削減に成功しました。具体的には、年間約600時間の業務時間が削減され、働き方改革に大きく貢献しています。データの自動化と効率化を通じて、業務プロセスを改善し、設定された目標達成に寄与しました。
予め設定された効率化目標（時間削減）とその実績の差異を明確にしたことで、目標達成が果たせたよい事例です。
関連記事：【導入事例】株式会社アイシン様
まとめ
予実管理は、企業が設定した予算と実際に発生した結果を比較・分析し、業績の進捗管理や将来の計画策定に役立てるプロセスです。効果的な予実管理には、適切なツールの活用が不可欠であり、Excel、SFA、BIツールなどがその例です。これらのツールを利用することで、データの可視化、分析、予測が容易になり、より迅速かつ正確な意思決定を支援します。
Yellowfin BIは、データの視覚化、レポート作成、ダッシュボード構築を通じて、組織の予実管理を強化する強力なツールです。ユーザーフレンドリーなインターフェースと高度な分析機能により、データ駆動型の意思決定をサポートし、ビジネスの成長を促進します。効率化、顧客満足度向上、業務プロセスの最適化など、さまざまな成功事例を通じて、その有効性が証明されています。
効果的な営業マネジメントや経営改善を行いたい方は、ぜひ一度Yellowfinの導入をご検討ください。