業務改善に役立つアイデア10選！ステップと活かすポイントも詳しく紹介

• 業務改善のためにどのようなアイデアがあるだろう
• 業務改善のアイデアを出すステップを知りたい
• 業務改善のアイデアを実務に活かすポイントを教えてほしい

このような考えをお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

業務改善にしっかりと取り組みたいと考えているなら、自社に役立つアイデアを出すことはもちろん、出したアイデアを活かすための工夫をすることが大切です。業務改善に成功すれば、自社の業務効率化はもちろん、売上増加を目指せるでしょう。

この記事では、世界で約29,000社以上にBIツールを展開し、企業の業務効率化や自動化をサポートしているYellowfinが、業務改善のアイデアについて、主なアイデア10個とステップ、活かすポイントを詳しく解説します。

 

業務改善の主なアイデア

まずは、業務改善の主なアイデアを10個紹介します。

 

作業手順の見直し

1つ目は、作業手順の見直しです。

作業手順の見直しとは、業務効率性と生産性の向上を目指すための重要な取り組みです。

作業手順を見直しする方法として、まず、一人ひとりの従業員が行う業務内容を詳細に分析します。

作業を詳細に見ることで、時間がかかっているプロセスや非効率的な手順を特定していくのです。

次に、各作業の必要性や実施方法を見直します。たとえば、複雑で時間を取られる作業は、よりシンプルで効果的な方法に改良できる可能性があります。

また、業務によっては自動化を検討することも一つの手です。

作業手順の見直しは、従業員一人ひとりの負担を軽減して、より生産的な職場環境を創出する助けとなります。業務のスピードアップとコスト削減を実現し、結果として業務改革に繋がるでしょう。

 

業務マニュアル見直し

2つ目は、業務マニュアル見直しです。

業務改善のために、業務マニュアルの見直しを行うことは、効率的な業務遂行に欠かせません。

見直しする方法として、まず、既存の業務マニュアルを詳細に確認し、必要のない部分が含まれていないかを洗い出します。古くから続く非効率的なプロセスや過度に複雑な手順が明らかになることもあるでしょう。

現在の業務マニュアルが最新の業務環境に適しているかどうかを検証することが大切です。

多くの企業では、技術の進化や市場の変動により、マニュアルが現業務に適していない場合が多いです。そのような場合は根本的な見直しが必要となります。

マニュアルを最新の業務実態に合わせて更新することで、作業の効率が大幅に向上し、従業員の作業負担も軽減され、業務改革を実現できるでしょう。

 

コミュニケーション強化

3つ目は、コミュニケーション強化です。

コミュニケーション強化では、チーム全体の効率と調和を高めることが可能です。

強化するステップとして、まずチーム間およびチーム内でのコミュニケーションの流れを見直し、情報の透明性とアクセスを改善していきます。たとえば、定期的なミーティングの導入、効果的なフィードバックのシステムの構築、デジタルコミュニケーションツールの活用をすれば、従業員が必要な情報をタイムリーに受け取れます。

また、オープンなコミュニケーション環境を促進することで、従業員のモチベーション向上や、チームの一体感を育むことも期待され、業務改革の実現に近づくでしょう。

 

自動化

4つ目は、自動化です。

業務改善における自動化とは、RPA（ロボティックプロセスオートメーション）やシステム導入、機械導入などで、業務の一部を自動化することです。

自動化により、時間がかかる単調な作業を機械が担当するようになり、従業員はより戦略的で創造的な業務に集中できます。

例えばデータ入力、レポート生成、顧客情報の管理などの面で自動化を実現すれば、作業のスピードと正確性が従来から向上し、ヒューマンエラーを減少できます。

自動化を実施すれば、業務効率が大幅に向上するでしょう。業務改善を実現し、企業の競争力を高めるためにも重要なアイデアです。

 

リモートワーク

5つ目は、リモートワークです。

リモートワークは、柔軟な勤務体系を提供し、従業員の満足度と生産性を高める方法です。

リモートワークを利用することで、従業員は自宅やカフェなどから仕事を行うことが可能になり、通勤時間の削減やワークライフバランスの向上を図れます。

リモートワークを実施するためには、適切なデジタルツールの導入が不可欠です。たとえば、ビデオ会議ツール、オンラインストレージサービス、情報共有ツールなどが挙げられます。

これらを活用することで、チーム間のコミュニケーションやプロジェクト管理を効率的に行えるのです。従業員の多くは場所を選ばずに高いパフォーマンスを維持できるようになり、全体的な業務改革に繋がります。

 

体制整備

6つ目は、体制整備です。

業務改善に取り組みたいなら、体制を見直しましょう。特に、チームや部署間での役割と責任を明確にすることで、業務の重複や不明確な責任範囲による混乱を避け、スムーズな業務の進行を促進できるのです。

また、技術的面として社内システムの最適化も体制整備の一環として考慮されるべきです。

定期的に体制整備を行うことで、組織は業務改革を意識して市場の変化に迅速かつ柔軟に対応できるようになり、企業の継続的な成長につながるでしょう。

 

教育・トレーニング

7つ目は、教育・トレーニングです。

教育・トレーニングとは、新しい技術、業界の最新動向、効率的な作業手法など、現代のビジネス環境に適応するための教育のことで、従業員のスキルを高められます。

教育・トレーニングは、役割ごとにカスタマイズされたトレーニングプログラムを与えて、従業員が自らの職務において最大限の効果を発揮できるような支援が大切です。

従業員は定期的に教育・トレーニングを受けることで、新しいスキルを得られるようになり、現状業務の効率アップはもちろん、常に新しい視点を築けるでしょう。

教育とトレーニングは、業務改革に取り組む上で欠かせなく、組織の競争力を維持・向上させるために不可欠です。

 

業務委託

8つ目は、業務委託です。

業務委託とは、社内の業務の一部を外部専門業者に委託することを意味します。

従業員に過大な業務負担がかかっている場合、業務の一部を外部の専門業者に委託することにより、社内のリソースをより重要な業務に集中させることが可能です。従業員のストレス減少、ワークライフバランス改善も期待できるでしょう。

外部に委託できる業務として、一般的に受発注業務、ITサポート、コールセンター、会計、人事管理、などが挙げられます。

外部業者は委託された業務のプロのため、品質が高く効率的なサービスを利用できます。業務委託は、企業がより業務改革を実現して、戦略的な活動に集中するための効果的な方法です。

 

システム導入

9つ目は、システム導入です。

自社の業務ニーズに合ったシステムを選定し導入することで、業務プロセスを自動化し、データ管理を効率化できます。例えばコミュニケーションが課題である場合は、チャットツールやグループウェアの導入が有効です。

ツールを利用することで、従業員間の情報共有がスムーズに行え、離れた場所にいるメンバーと即時なやり取りができます。

適切なシステムを導入すれば、時間のロスを減らし、正確でタイムリーな情報交換を実現でき、業務の透明性が向上し、プロジェクトの効率的な管理など、全体の生産性の向上を期待できるでしょう。

 

分析ツール導入

10つ目は、分析ツール導入です。

自社でどの業務を改善すべきか判断が難しい場合、分析ツールを活用して各業務にかかっている負担を定量的に把握できます。時間消費が大きい業務、効率が低いプロセス、過剰なリソースが投入されている業務を明らかにできるのです。

分析ツールでは、データ収集と処理を自動化できることはもちろん、業務のボトルネックや無駄を視覚的に示すダッシュボードを提供しているものもあります。

経営陣や担当者は、具体的なデータに基づいて改善策を計画しやすく、効果的な意思決定を行えるでしょう。

分析ツールの導入は業務改善において非常に有効です。

 

業務改善のアイデアを出すステップ

ここからは、業務改善のアイデアを出すステップを解説します。

 

目的の明確化

1つ目のステップは、目的の明確化です。

まず、業務の効率化、コスト削減、生産性向上、従業員の満足度向上など、自社の業務改善の目的を定義します。

目的が明確であることで、解決すべき問題点が具体的に浮かび上がり、適切な改善手段を選択しやすくなるでしょう。

たとえば、時間の浪費を減らすことが目的であれば、プロセスの自動化やツールの導入が考えられます。

明確な目標設定は、業務改善プロジェクトに方向性を与え、効率的な実行計画の策定につながり、組織全体の成果を最大化し、目指すべき成果に向けて効果的に進められます。

 

スケジュール策定

2つ目のステップは、スケジュール策定です。

スケジュール策定では、業務改善の全体的なタイムラインを作成し、各フェーズの開始日と終了日を具体的に定めます。たとえば、現状把握の期間を設定し、その後の分析、計画、実施のスケジュールを明確にするのです。

スケジュールを明確にすることで、プロジェクトの進行に必要な期間が視覚的に理解しやすくなり、各ステップの納期を意識できます。

これにより、プロジェクトチームは迅速に動き、期限内に効果的な結果を出すことを目指せるようになります。もしも計画から逸脱している場合には早期に対策を講じるための指標ともなるでしょう。

スケジュール策定は業務改善を成功に導くために欠かせません。

 

現状の把握

3つ目のステップは、現状の把握です。

現状の把握では、まず組織内の全ての業務を詳細に棚卸していきます。具体的には、各部門の業務内容、業務に関わるプロセス、それに伴う時間やリソースの使用状況などを調査し、文書化することが大切です。現在の業務の効率性、問題点、無駄の有無を明らかにするための基盤となります。

現状の把握によって改善すべきポイントが明確になり、どの業務にどの程度のリソースを割り当てるべきか、どのプロセスが最適化の対象であるかなど、具体的な改善策を計画するための重要なデータが得られます。

現状の把握をしっかりと行うことで、その後の改善活動を、より効果的かつ効率的に進められるようになるでしょう。

 

改善点洗い出し

4つ目のステップは、改善点の洗い出しです。

改善点洗い出しでは、現状の把握をもとに、作業効率の低下、情報共有の不備、リソース不足など、組織が直面している具体的な課題を特定していきます

たとえば、作業効率が低下している部門にはプロセスの見直しやツールの導入を、情報共有が不十分なチームにはコミュニケーション手法の改善や適切な情報共有ツールの導入を推奨します。また、リソース不足が課題であれば、追加の人員確保や業務の外部委託を検討することも大切です。

洗い出した改善点を基に具体的な改善計画を策定していくことが、業務改善を実現するためにも重要でしょう。

 

優先順位設定

5つ目のステップは、優先順位設定です。

洗い出された改善点の中からどの業務を先に取り組むかを決定していきます。

優先順位を決めるにあたって、ICEスコアリングモデルが有効です。ICEとは「Impact（影響度）」、「Confidence（確信度）」、「Ease（容易さ）のことです。3つの要素を評価していきます。

具体的には、各改善案が業務に与える影響の大きさ、その改善案を実施する確信の度合い、そして実施の容易さを評価するのです。量的に分析し、最も高いスコアを得た改善案から優先的に取り組むことで、効率的かつ効果的な業務改善が期待できます。

優先順位を設定することで、リソースを最も必要とする部分に従業員を集中的に配分し、迅速かつ戦略的に業務改善を進められるでしょう。

ICEスコアリングモデルは、多くの改善案の中から最適な選択を行うためのツールとして利用されています。

 

アイディア創出

6つ目のステップは、アイディア創出です。

アイディア創出は業務改善活動に必要な新しいアイデアを生み出すための重要な段階です。

従業員から成る複数のグループを作り、ブレインストーミングセッションを実施します。

グループごとにアイデアを自由に出し合い、様々な視点からの意見を集めて議論していくのです。各グループは、出されたアイデアを共有し、議論を深めながら最も効果が高いと思われる提案を選定します。

アイディア創出を通じて、具体的な改善策が形成され、将来に向けた準備が整うのです。

 

業務改善のアイデアを活かすポイント

ここまで、業務改善のアイデアとステップを紹介しました。それでは、業務改善のアイデアを活かすためには何をすべきでしょうか。ここからはアイデアを活かすポイントについて解説していきます。

 

具体的な目標値を設定する

1つ目のポイントは、具体的な目標値を設定することです。

具体的な目標値があれば、それを達成するために必要な改善策も具体的に浮かび上がり、目標達成に直接関係するアイデアが生み出されやすくなります。

たとえば、売上向上を目指す場合に「売上を前年比10%増加させる」といった具体的な数値目標を設けることで、その達成に向けた具体的な戦略や行動計画を立てやすくなるでしょう。

目標値を設定しない場合、改善活動が漠然としてしまいがちです。結果を定量的に測定する基準が欠けるため、効果的なアイデアが出にくくなります。

明確な目標値を設定することで、その数値を達成するための具体的な手段や方法が理論的にも実践的にも効率よく導き出され、業務改善の成果の最大化を期待できるのです。

 

評価・改善を行う

2つ目のポイントは、評価・改善を行うことです。

評価・改善では、目標値と実際の成果を比較し、改善策が成功したのか、または期待された結果に至らなかったのかを詳しく評価し、改善に繋げていきます。

目標を達成できなかった場合には、その理由の詳細な分析が重要です。何が原因だったのか、不足していたリソース、外部環境の変化、内部の抵抗など、達成できなかった原因を明らかにすることで、次のアクションプランに繋がります。

評価・改善プロセスを通じて、何がうまくいったのか、どのような点に改善が必要なのかを把握し、持続的な改善サイクルを確立するのです。

 

まとめ

本記事では、業務改善のアイデア10選と出すステップ、活かすポイントについて紹介しました。

業務改善アイデアが有効だったかを確認するためには、分析ツール導入がおすすめです。

Yellowfinは、データの変化も自動で把握して、背景を伝えることが可能です。また、ドラッグ＆ドロップなどの直感的な操作ができること、分析項目を指定するだけで自動でグラフが作成される機能があることから、誰でも簡単にレポートが作成できます。

本記事で紹介した業務改善のアイデアを出してビジネスに役立てていきましょう。