データプレゼンテーションに統制されたデータが必要な理由 (そして、これによりあなたをスマートに見せる方法)

プレゼンテーション、スライドデッキ、PowerPoint。あなたはこれらの言葉を聞くとあくびが出てしまいますか？例えそうだとしても、プレゼンテーションはビジネスの世界で中心的な役割を果たし、ビジネス全体の人々に最新の情報を提供して、組織の進捗や変化を知らせる役割を果たしていることは誰もが把握しています。

よく使用されるプレゼンテーションの書式として、数字や図表を多用した月次/四半期アップデートがあります。しかし、プレゼンテーションにデータを追加するには、いくつかの問題があります。確かに、Keynoteにグラフを追加するのは簡単ですが、それは依然としてデータの静的なイメージであることに変わりありません。

• 一晩でデータが変化したらどうしますか？
• 表示したビジュアライゼーションでは答えられないようなデータに関する質問をされたら？
• 閲覧者として、表示されているデータが正確であることをどうやって確認すればよいでしょうか。そもそも、そのデータはどこから来たのでしょうか。

一般的なプレゼンテーションでは、これを管理するための追加のステップを実行しない限り、統制されたデータを使用していることを証明するデータリネージはありません。今回は、データガバナンスがプレゼンテーションを通してデータストーリーを向上させる (そして、あなたをスマートに見せる) 3つの方法を紹介します。

 

統制されたデータの意味は何か？

まずは、より一般的な用語である「データガバナンス」について見ていきましょう。

データガバナンスとは、企業のデータを人やテクノロジーを使用して管理、保護することで、正確で、完全で、信頼でき、改竄されていない安全なものであることを保証することです。この部分は非常に重要です。データガバナンスがなければ信頼は得られず、信頼がなければ誤ったデータから得られたとされるインサイトに基づきアクションを取ることはできません。このように、適切なガバナンスがなければ、データは使い物になりません。

「統制されたデータ」とは、データガバナンス (管理と保護) が適用されたデータやデータビジュアライゼーションのことです。データが正確であることが分かるのは、それを保証するためのデータガバナンスのプロセスを実装しているからです。

しかし、統制されたデータビジュアライゼーションをライブでプレゼンテーションに組み込むにはどのようにすればよいのでしょうか。ビジュアライゼーションを組み込むことが、この問題を回避する唯一の方法であることは間違いないでしょう。

より詳細な情報はこちら: データセキュリティとコンプライアンス: 5つの重要な考慮事項

プレゼンテーションに統制されたデータを使用するメリット

ライブでインタラクティブなデータビジュアライゼーションをプレゼンテーションに組み込むことができれば、伝えようとしているストーリーを瞬時にレベルアップし、聞き手の信頼や信用を勝ち取ることができます。その具体的な方法は次の3つです。

 

1.　データ精度の実証

BIやアナリティクスプラットフォームからのライブデータを直接プレゼンテーションに使用することで、プレゼンテーションに正確な数値を使用することができます。データはBIプラットフォーム内で管理されているため、Excelのタイプミスで分析が台無しになるようなことはありません。また、聞き手やプレゼンテーションを共有する誰に対しても、それを伝えることができます。

2.　その場で深掘り

プレゼンテーションにライブデータを使用すると、さらに詳細な質問を受けた時に、データをドリルダウンすることができます。プレゼン中にメモをしておいた質問一覧の答えを探すために、会議が終わるまで待つ必要はありません。ライブレポートは、コアアプリケーションで提供される機能をフルに活用して探索することができます。もう、「その点については、後日また連絡します」と、言うことはありません。プレゼンテーションの場で詳細を掘り下げることができます。

3.　再利用とリサイクル

また、ライブデータがあれば、プレゼンテーションを何度も再利用できるということであり、数値は常に最新で正確に保たれます。毎月末にスライドデッキに新しいビジュアライゼーションを追加する必要はありません。レポートを更新して、ナラティブを更新するだけです。これは大きな時間の節約にもなります。

ライブで統制されたデータをプレゼンテーションに追加する方法

ライブデータの使用は素晴らしいことですが、これを実現する方法を把握しておかなくてはいけません。幸いなことに、統制されたデータプレゼンテーションの課題には、直感的な解決策があります。

これは、インタラクティブでBIプラットフォームと完全に統合されたデータプレゼンテーションモジュールです。イメージやビデオなど他のプレゼンテーションコンテンツと一緒に、ライブデータビジュアライゼーションによるデータプレゼンテーションを作成することができ、Yellowfin プレゼントと呼ばれています。

プレゼントは、アナリティクススイートからデータを直接プレゼンテーションスライドに取り込むことができるので、一晩で数字が変わっても、最新のデータを提示することができます。ある時点のスナップショットが必要な場合は、それを含めることも可能であり、データがアナリティクススイートから直接取得されることから、その正確性を保証することができます。

Yellowfin プレゼントは、あらゆるビジネス背景をもつ人々とデータを共有し、コミュニケーションをするための非常に強力なツールです。組織は情報をどのように取得するかについて、多くの時間と費用を費やしています。Yellowfin プレゼントは、ビジネスユーザーがより優れた情報管理のためにその知識を身につけ共有することを可能にし、正確で信頼性の高い統制されたデータによるデータストーリーテリングに取り組むことを可能にしています。

より詳細な情報はこちら: データストーリーテリング – ビジネスに影響を与え、つながるためにナラティブを使用することの力

データプレゼンテーションにおけるデータドリブンなストーリーテリングの必要性

データがなぜ重要なのか、つまり部門や組織の進捗状況に関する事実や数字がなぜ重要なのかは、かなり明白に思えるかもしれません。データがあれば、進捗や減退を確認することができるため、何を修正し、何を構築すればよいのかを示すことができます。データを組織に提示することは、プロセスの最適化と進捗を一括して管理するための核心になるものです。しかし、プレゼンテーションでは、読み上げられる数字以上にデータが重要です (そうでなければなりません)。

データは、プレゼンターが伝えるナラティブとともに提示されます。これが、データストーリーテリングです。

データは、他のビジネスや業界、より広範な経済との関連で説明される必要があります。また、グラフには表れないような定性的なデータも説明しなくてはいけません。これらはすべて、データの変化の原因を、ポジティブなものであれネガティブなものであれ、解釈するために不可欠なものです。これらはすべて、データストーリーテリングに反映されます。そして、データストーリーテリングは、人々のインサイトや理解、そしてその結果としてのアクションに反映されます。結局のところ、データはそれ自体で語ることはありません。誰もが数字のみからインサイトを得られるわけではありません。そのため、信頼され、統制されたデータをプレゼンテーションに用いること、そしてデータストーリーテリングが非常に重要なのです。

プレゼンテーションは、データストーリーテリングに最適なプラットフォームです。実際のところ、これは世界的に有名なTEDトークの重要な部分であり、あらゆるトピックについて情報を与え、楽しませ、啓発してくれます。

「数字には語るべき重要なストーリーがあります。これに明確で説得力のある声を持たせるためにあなたがいます」と、データビジュアライゼーションの専門家 Stephen Fewはいいます。

データとナラティブを組み合わせることで、人々に事実を理解してもらい、その重要性に納得してもらうことができます。データが理解され、評価されれば、アクションを起こす必要性が出てきます。そのため、データストーリーは説得力のあるものでなくてはいけません。

ForbesのコントリビューターであるBrent Dykesは、次のように述べています。「こうしたインサイトのコミュニケーションを改善しない限り、インサイトから価値への転換率も悪くなります。インサイトが理解されず、説得力がなければ、誰もアクションを起こさないため、変化も起きないでしょう。」

次にデータプレゼンテーションを提供するときのステップ

これからデータのプレゼンテーションを行うときには、次の4つの質問を確認するようにしましょう。

1. 提示するデータを、聞き手は簡単にクロスチェックできるか (例: 目に見える形で統制されており、それゆえに信頼できるか)
2. データに関する質問にその場で答えることで聞き手の信頼を築き、後でデータディスカバリーに費やす時間を減らすことができるか
3. データに関するナラティブを作成することで文脈を提供し、人々にアクションを起こさせることができるか
4. このデータセットを再利用してスライドデッキの作成に費やす時間を最小限に抑え、このプレゼンテーションの有用性を最大限に高めることができるか

 

信頼のための統制されたデータストーリーの提示

統制されたライブデータを提示できるデータストーリーテリングモジュールであるYellowfin プレゼントと、Yellowfinのデータガバナンス機能の詳細についてご確認ください。

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