BIソフトウェアの選び方や失敗パターン・成功事例を徹底解説
- BIソフトウェアってどのように選んだらいいんだろう。
- BIソフトウェアの導入で失敗したくない。
- BIソフトウェアを導入する時の成功事例が知りたい。
BIソフトウェアには興味があるけど選び方や活用方法がいまいちわからないという方もいるのではないでしょうか。
本記事では世界50ヶ国以上、約29,000社以上で採用されるBIソフトウェアを展開するYellowfinがBIソフトウェアの選び方や失敗パターン・成功事例を徹底的に解説します。
BI（Business Intelligence）は、企業に蓄積された大量のデータを分析するためのツールです。
社内のシステムごとに分散されたデータを一つに集約し、図やグラフでわかりやすく可視化することができます。
近年、BIは様々な企業で導入され経営者の意思決定に役立てられたり、営業分析やマーケティング分析にも活用されています。
BIソフトウェアとExcelの違い
Excelがあればデータ分析はできるのに、わざわざ BIソフトウェアを導入する必要があるのかと思われる方もいるかもしれません。
ここではBIソフトウェアとExcelの違いについて解説します。
膨大な量のデータを一箇所に集め分析できる
BIソフトウェアとExcelでは扱えるデータ量に圧倒的な差があります。
Excelではファイルサイズが大きくなると、フリーズしやすい、コピー&ペーストに時間がかかる、スクロールした時に動作が遅いなどの症状が現れます。
一方、BIソフトウェアにはデータ量に制限はありません。 データ量が大きくなっても高速処理ができるため、大容量のデータの集計・分析に向いています。
また、BIソフトウェアは社内のデータを一箇所に集め蓄積し分析に役立てることができます。
企業活動をしていると業務を通して多くの新しいデータが生まれます。それらのデータは会社内で点在されており、単体では有効な活用ができません。
有効なデータ分析には社内のデータを統合する必要があります。
BIソフトウェアを使うことで会社内の点在されたデータを一箇所に集め、その後分析などに活用することが可能になります。
様々な異なるデータの相関性を分析できる
BIソフトウェアとExcelでは、参照できるデータが異なります。
Excelの場合は、表計算ソフトで処理ができる形式のものに限られます。
一方、BIソフトウェアは様々なデータソースに対応できます。CSVやスプレッドシートだけでなくクラウドサービスやソーシャルメディアの情報もダイレクトに統合して分析できます。
複数の異なるデータソースが統合されることで一見関係がなさそうなデータに相関性を見つけることが可能になります。
リアルタイムで情報をアップデートし共有できる
Excelはアップデートが完了するまでにタイムラグが発生するのに対し、BIソフトウェアはリアルタイムでのアップデートが可能です。
Excelの場合、更新が必要なデータがあれば、更新の作業としてコピー&ペーストが必要になります。
更新が必要なデータがあればあるほどコピー&ペーストの作業が発生し作業効率が悪くなるため、組織に情報がアップデートされるまでに時間がかかります。
一方、 BIソフトウェアはデータベースに直接接続されているので自動で、且つリアルタイムで情報を更新してくれます。
そのため、BIソフトウェアはデータ量が多く組織全体で共有する場合に向いています。
BIソフトウェアを導入する3つのメリット
そもそもなんのためにBIソフトウェアを導入するのでしょう。
ここではBIソフトウェアを導入する3つのメリットを紹介します。
企業内にあるデータを統合して分析
一つ目のメリットは、企業内にあるデータを統合して分析できることです。
企業活動をしていれば新たなデータがたまっていきます。それらのデータが部門ごとにバラバラでは経営に必要な意思決定ができません。
BIソフトウェアを使えば自動で一箇所にデータを統合し、レポートを出力してくれます。
作成されたレポートは、企業がどのような状態にあるのかを可視化し、今後どのように改善するかを考えるのに役立ちます。
企業が抱える問題を可視化
二つ目のメリットは、企業が抱える問題を可視化できることです。
データが大きければ大きいほど、そのデータが何を意味しているかを理解することが難しくなります。
BIソフトウェアをつかえば、収集したデータの分析結果を表やグラフでわかりやすくビジュアル化できるので、企業が抱える課題を見つけやすくなります。
レポート作成の時間コストの削減
三つ目のメリットは、レポート作成の時間コストの削減ができることです。
手書きで書類を作成したり修正するのは時間がかかります。BIソフトウェアは一度データに接続すれば自動で集計、分析を出力してくれます。
またExcelをつかった書類作成やPDFのやりとりを自動化できるので大幅な時間コストの削減が可能になります。
BIソフトウェアの3つの活用方法
BIソフトウェアは導入後どのように活用されるのでしょうか。
ここでは、BIソフトウェアが活用される3つのシーンをご紹介します。
経営管理に活用
一つ目は経営管理での活用です。
BIソフトウェアはマネージャーにとって非常に便利なツールです。
マネージャーにとって重要な「売上高」「経常利益」「損益分岐点」などの経営指標がわかりやすくビジュアル化されるからです。
そのうえ、蓄積されたデータをもとに売上予測のシュミレーションなども行えます。
BIソフトウェアをつかえば経営がより効率的に行えるため活用されるケースが多いです。
マーケティングに活用
二つ目はマーケティングでの活用です。例えば、BIソフトウェアとCRMを連携させることで商品を改善することができます。
CRMは顧客関係管理のための業務システムで、顧客との関係を整理したり、深めるためのコミュニケーションを行うことができます。
CRMにはクレームを含めた顧客からの声も集まりますが、蓄積された顧客の声をもとにBIソフトウェアによって商品の弱点を分析しやすくなります。
出力された分析結果は商品の改善を考えるのに役立ちます。
営業現場での活用
三つ目は 営業現場での活用です。例えば、訪問した営業先でBIソフトウェアを活用するシーンです。
マネージャーも現場の状況を把握するためにBIソフトウェアを活用します。
社員が受注金額や売上見込みの金額を入力するとリアルタイムで状況が反映され、マネージャーは現場を効率よく管理できます。
実際に蓄積されたデータとデザインされたBIソフトウェアのレポートを見ることで、社内でも説得力をもって情報共有や提案をすることができます。
BIソフトウェア導入の3つの失敗パターン
BIソフトウェアの導入で失敗しないためにはどうすれば良いのでしょうか。
ここではBIソフトウェアを導入する際、つい陥りがちな3つの失敗パターンをご紹介します。
パターン1: とりあえず導入してみた
一つ目はとりあえず導入してみて結局失敗に終わったというパターンです。
「とりあえず導入してみた」だと、いずれ使われなくなる可能性が高いです。
BIソフトウェアはあくまでも道具でしかなく、システムを活用するためには明確な目標が必要です。
導入を検討する際は「BIソフトウェアを使って何を達成したいのか」「どんな分析が必要なのか」を明確にして導入に失敗しないようにしましょう。
パターン2 : どのデータを扱えばいいかわからない
二つ目はどのデータを扱えばいいかわからないというパターンです。
目的が明確でないため、どのデータを分析すればいいのかわからないのです。
目的を明確化するには、導入を検討する前に自社にあるビジネス上の課題を書き出す必要があります。
自社にあるビジネス上の課題がわかれば、それがBIソフトウェアを導入する目的となります。
「集められたデータをどう使うか」ではなく「問題解決にはどのデータが必要か」というアプローチをすることで、問題を未然に防ぐことができるでしょう。
パターン3: カスタマイズにこだわり導入が遅れる
三つ目はカスタマイズにこだわりすぎて導入が遅れるパターンです。
BIソフトウェアを導入する前にシステムの仕様を決めます。
表示方法にこだわりすぎたり、取得するデータ選びに悩み続けたりなど、仕様決めに時間がかかりってしまい、導入自体が遅れるパターンが少なくありません。
これらの問題を回避するためには、最低限の仕様を決めて、実際に導入を進めることです。
BIソフトウェアの導入は、使いながら自社で使いやすい形式に変更をしていけば良いので、細かいカスタマイズは後にして、ミニマムでの利用開始を進めましょう。
BIソフトウェア導入の3つの成功事例
BIソフトウェアの導入を成功させた企業はなぜ成功できたのでしょうか。
ここではBIソフトウェアの導入の3つの成功事例を紹介します。
成功事例1:時間コストを95%削減
一つ目は時間コストを95%削減した事例です。
ある企業は帳票作成に多大な時間がかかっていました。
多大な時間がかかっていたのは次の3つの理由からです。
帳票作成の業務がデータベースを扱うため簡単ではない
従業員のITリテラシーが高くなく帳票が作成できても修正が繰り返し必要
必要なデータはExcelで作成しており管理が大変だった
そこでBIソフトウェアを導入したところ、それまで半日かかっていたデータ抽出作業が30分でできるようになりました。
これは約95%の時間コストの削減になります。
この企業が導入に成功できたのは、BIソフトウェアが直感的に操作ができデータベースに関する知識がなくても簡単に扱えたからでした。
成功事例2: 経営陣の迅速な意思決定をサポート
二つ目は経営陣の迅速な意思決定をサポートした事例です。
ある企業は事業が拡大していく中で、迅速な経営状況の把握や戦略立案が必要になりました。
しかし従来のシステムではExcelしか使っておらず、意思決定に必要な資料作成に多大な時間がかかることが問題でした。
そこでBIソフトウェアを導入したところ、企業内のシステムに蓄積されたデータを一つに統合することができ、業務の効率化や正確でスピーディーな資料作成が可能となりました。
成功事例3:不具合の発生を未然に防ぎ品質向上に成功
三つ目は不具合の発生を未然に防ぎ品質向上に成功した事例です。
ある企業では製造業を経営しており、製品の生産に関するデータを蓄積していました。
しかし蓄積するだけで上手く活用ができていないことを課題に感じていました。
そこでBIソフトウェアを導入し蓄積されたデータを分析しました。すると生産の過程で不具合が発生するのに一定のパターンがあることがわかりました。
その後、パターンの分析をし不具合の発生を未然に防ぐことができ品質の向上につながったのです。
具体的な導入事例については、以下で詳しくご紹介をしていますので、合わせてチェックしてみください。
BIソフトウェアの選び方5つのポイント
BIソフトウェアを導入したいと考えても製品が多く、どの製品を選ぶべきか迷う方もいます。
ここではBIソフトウェアの選び方を5つのポイントに分けて紹介します。
必要な機能が備わっているか
一つ目は必要な機能が備わっているかです。
BIソフトウェアには主に次の4つの機能があります。
- 収集されたデータをわかりやすくビジュアル化するレポーティング機能
- 収集されたデータを分析する分析機能
- データを蓄積し一定の法則性があるかを調べるためのデータマイニング機能
- データを使って予測をするシュミレーション機能
上記の4つの機能を揃えた製品が多いですが、それぞれに特化した分野があったりもします。
自社にはどのような機能が必要か、検討している製品には欲しい機能が備わっているのかを確認しましょう。
操作が難しくないか
二つ目は操作が難しくないかです。
BIソフトウェアを導入してみたものの結局難しくて使いきれなくなってしまうと本末転倒です。
選ぶ製品によっては、たとえばデータベースを扱うためのSQLの知識が必要だったり、複雑な計算式の理解が必要な場合もあります。
これらを専門でない社員が使いこなすのは容易ではありません。
BIソフトウェアの導入を検討する際、専門的な知識がなくても操作できるかを確認しておきましょう。
既存のツールとの相性が良いか
三つ目は既存のツールとの相性が良いかです。
既存のツールとの相性が良くなければ、過去のデータの取得に時間がかかるため上手く活用することができません。
人事管理や財務管理で既存でつかっているシステムがある場合は、導入するBIソフトウェアとの相性が良いか確認しておきましょう。
予算にあったコストであるか
四つ目は予算に合ったコストであるかです。
BIソフトウェアの価格は製品の提供形態やライセンス形態によって大きく変わります。必要な機能を全部揃えると予算を大幅に超えてしまう可能性もあります。
自社には予算がいくらあるのか、その予算で必要な機能が十分に備わるのかを検討する必要があります。
サポート体制が整っているか
五つ目はサポート体制が整っているかです。
BIソフトウェアの導入時、システムを連携する際にうまく進まない場合も考えられます。
予期せぬトラブルが発生した時に質問できるサポート体制があることは重要です。
システムの操作が苦手でストレスに感じる方は少なからずいるでしょう。
使い方講座などのセミナーがあるか、分からないことがあったら質問できるかなどのサポート体制の有無をBIソフトウェアを選ぶ前に確認しておきましょう。
まとめ
BIソフトウェアは社内外のあらゆるデータを統合し分析できるツールです。
上手く活用することで企業の業務効率化につながったり、潜在的な課題に気づくことができます。
選び方のポイントに気をつけ、陥りがちな失敗パターンを把握してBIソフトウェアの活用に役立ててください。
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