データプレゼンテーションに統制されたデータが必要な3つの理由（そして、それを使用してスマートに見せる方法）
プレゼンテーション。スライドデッキ（プレゼン用ファイル一式）。こんな言葉を聞いているとあくびが出てしまうでしょうか。仮にそうだとしても、プレゼンテーションはビジネス世界の中心であり、人々に最新の情報を提供し、組織の進捗と変化を伝えるものであるといえます。
プレゼンテーションで頻繁に使用される形式のひとつが、月次や四半期毎の更新であり、数字やグラフに溢れています。しかし、プレゼンテーションにデータを追加すると、いくつかの問題が発生します。
PowerPointやKeynoteにグラフを追加するのは非常に簡単ですが、これはデータの静的なイメージに過ぎません。翌日にデータが変化していたら、どうすればよいでしょうか。表示されたビジュアライゼーションから答えられないデータについて質問されたらどうしますか。閲覧者が、表示されているデータが正確であることを知る方法はあるでしょうか。そして、そのデータはどこから抽出されたのでしょうか。統制された（ガバナンスが効いている）データを使用しているということを証明できるデータ系統はありません。
しかしこの記事では、統制されたデータを使用することで、プレゼンテーションを通してデータストーリーテリングを向上させる（そして、スマートに見せる）3つの方法について紹介します。
統制されたデータとは？
まずは、より一般的な単語である「データガバナンス」について確認しましょう。
データガバナンスは、人々やテクノロジーを通して企業のデータを管理し、保護することであり、データが改ざんされておらず、正確で、完全で、信頼できることを保証します。これは非常に重要です。データガバナンスが無ければ、信頼されず、信頼がなければ、誤ったデータから引き出されたインサイト（洞察）とみなされ、それを基にアクションがとられることはありません。ガバナンス無しでは、データは役に立ちません。
「統制されたデータ」とは、データガバナンス（管理と保護）が適用されたデータやビジュアライゼーションのことです。それを保証するデータガバナンスプロセスを導入することで、データの正確性を把握できます。
しかし、ライブで統制されたデータビジュアライゼーションを、どのようにしてプレゼンテーションに組み込めばよいのでしょうか。ビジュアライゼーションの組み込みは、課題を回避する唯一の方法であることに間違いありません。
ライブで、統制されたデータをプレゼンテーションに組み込む利点
ライブで、対話的なデータビジュアライゼーションをプレゼンテーションに組み込むことができれば、提供するデータストーリーを即座にレベルアップさせ、聞き手から信頼を得ることができます。これを実現するには、以下3つの方法を確認してください。
1. データの正確性を示す
BIおよびアナリティクスプラットフォームから直接取得したライブデータをプレゼンテーションに使用することで、数字の正確性を示すことができます。BIプラットフォームからのデータは統制され、分析を誤らせるExcelのタイポはないとみなすことができます。そしてこれを聞き手や、プレゼンテーションを共有する人々に伝えることができます。
２. オンデマンドのドリル機能
プレゼンテーションにライブデータを使用することで、追加の質問を受けた際に詳細を掘り下げることができます。一覧にした質問の答えを探すために、ミーティングの終了を待つ必要はありません。ライブレポートは、主要なアプリケーションから提供される幅広い機能を使用して探索できなくてはいけません。「それについては、後ほど折り返します」と答えることはもうありません。プレゼンテーションの場で、詳細の掘り下げが可能になります。
３. 再利用とリサイクル
ライブデータを使用することで、プレゼンテーションを何度も再利用でき、データは常に更新され、正確です。毎月月末にスライドデックに新しいビジュアライゼーションを追加する必要はありません。レポートを更新し、ナラティブを追加するだけです。これにより、膨大な時間を節約できます。
ライブで、統制されたデータをプレゼンテーションに組み込む方法
これは非常に聞こえが良いですが、これを実現する方法を知らなくてはいけません。ありがたいことに、統制されたデータプレゼンテーションの課題に対応する最新のソリューションがあります。
これは、インタラクティブでBIプラットフォームに完全に統合された新しいデータプレゼンテーションモジュールです。ライブデータのビジュアライゼーションと、イメージやビデオのような他のプレゼンテーションコンテンツを組み合わせて、データプレゼンテーションを作成できます。これが、Yellowfin プレゼントです。
プレゼントは、アナリティクスイートから引き出したデータをプレゼンテーションスライドに投入できるため、翌日に数字が変化したとしても、常に最新のデータを表示することができます。その時点におけるスナップショットが必要な場合も、これを含めることが可能です。そして、アナリティクススイートから直接取得したデータということから、データが常に正確であることを保証できます。
Yellowfin CEO Glen Rabieは、「Yellowfin プレゼントは、あらゆる背景を持つ人々とデータを共有し、コミュニケーションをするための非常に強力なツールです。会社組織として、わたしたちは、情報取集の方法に非常に多くの時間や費用を投じています。人々がつながり、知識を共有できるようにすることは、情報管理の優れた方法であり、そのすべてがYellowfin プレゼントです。これは、正確で信頼できる統制されたデータを使用したデータストーリーテリングです」と、述べています。
データプレゼンテーションにおけるデータドリブンなストーリーテリングの必要性
部門や組織の進捗を示す事実および数字などのデータが重要である理由は明白です。それは、これらのデータから、進捗や減退、何を修正し、どう構築すればよいのかを紐解くことができるからです。組織にデータを提示ことは、全体的なプロセスの最適化と進捗の中心になりますが、プレゼンテーションには、読み取れる数字以上のデータがあります（そして、そのようにあるべきです）。
プレゼンターにより、ナラティブとともに提供されるデータが、データストーリーテリングです。
データは、ビジネスの他の部分や業界、経済全体との関連で説明される必要があります。補足的な説明には、グラフから捉えることのできない定性的なデータも含まれます。ポジティブであろうと、ネガティブであろうと、これらすべては、データ変化の原因を解釈するうえで重要です。これらすべてがデータストーリーテリングを強化します。そして、データストーリーテリングは、わたしたちの知見や洞察、アクションの結果を伝えます。
プレゼンテーションは、データストーリーテリングに優れたプラットフォームです。事実これは、世界的に有名なTEDトークで重要な役割を担っており、わたしたちに様々な話題について伝え、楽しませ、啓蒙してくれます。
「数字には伝えるべき重要なストーリーがあります。これは、明確で説得力のある声を手に入れるために、あなたを頼りにしています」と、データビジュアライゼーションのエキスパートであるStephen Fewは述べています。
データとナラティブを組み合わせることで、わたしたちは人々が事実を理解することをサポートし、その重要性を説明します。データが理解され、価値を追加されることで、アクションを起こす必要性が生まれます。そのため、データストーリーは魅力的でなくはいけません。
ForbesコントリビューターであるBrent Dykesは、「これらインサイトの伝達を改善することができなければ、インサイトから価値への転換率も低下するでしょう。インサイトが理解されず、人々を惹きつけることができなければ、誰もそれに基づきアクションを起こすことはなく、変化も起こりません」と、述べています。
今後のデータプレゼンテーションでは
今後、データのプレゼンテーションをするときには、以下の4つを確認しましょう。
- 表示しているデータを、聞き手は簡単にクロスチェックすることができるか（例：視覚的に統制されており、それゆえに信頼できるか）。
- データに関する質問にその場で回答することで、聞き手に自信を与え、後からデータディスカバリーに費やす時間を削減することができるか。
- データに基づくナラティブを作成し、人々をアクションへ導くコンテキストを提供しているか。
- このデータセットを再利用することで、スライドデックの作成時間を最小化し、プレゼンテーションの有用性を最大化できるか。
信頼性のために統制されたデータストーリーを提供
統制されたライブデータを提供するデータストーリーテリングのプレゼンテーションモジュールであるYellowfinプレゼントについての詳細は、以下からご確認ください。