今こそ知るべきデジタル化ツールとは？種類・メリット・ポイントも紹介

・デジタル化ツールについて基礎知識を知りたい
・デジタル化ツールにはどのような種類があるのだろう
・デジタル化ツールを導入するときのポイントを抑えておきたい

このような考えをお持ちの方も、多いのではないでしょうか。

アナログ業務をデジタル化するために、デジタル化ツールを導入する企業も多くあります。しかし、ツールを導入するだけで、業務効率化や生産性向上を実現できるわけではありません。

デジタル化ツールの導入を成功させるためには、まずはデジタル化ツールの概要と、どのような種類があるのかを正しく理解した上で、自社に適したツールを選定することが大切です。

この記事では、世界で約29,000社以上にBIツールを展開し、企業の業務効率化や自動化をサポートしているYellowfinが、デジタル化ツールについて、種類・メリット・導入ポイントについて詳しく解説します。

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デジタル化ツールとは

デジタル化ツールは、紙やFAXなどのアナログの業務を、デジタル形式に変換するツールのことです。デジタル化することで、従来に比べてデータの保存・検索・分析が容易になります。

たとえば、スキャナーがあれば文書や写真を電子化できます。その際にOCR（光学文字認識）機能が搭載されたソフトウェアを使えば、紙の文書に書かれた文字情報を取り出し、検索項目として設定することも可能です。

また、音声認識ツールでは、人がしゃべる声をテキストデータに変換します。データベース化ツールはさまざまな形式のデータを統合して、一元管理を行えるのです。

デジタル化ツールにはさまざまな種類があり、ビジネスの効率化・情報のアクセシビリティの向上・データのセキュリティなどを可能とします。

 

デジタル化に役立つ8種類のツール

ここでは、デジタル化に役立つツールを、以下8種類紹介します。

• 販売支援
• ワークフロー
• 電子決済
• オンライン会議
• ビジネスチャット
• 文書管理
• プロジェクト管理
• データ分析

 

販売支援

デジタル化ツールには、CRM（顧客管理システム）などの販売支援ツールがあります。CRMとは、顧客情報の収集・整理・分析を行うシステムのことで、顧客との関係性強化や販売機会の最大化を目的としています。CRMを通じて、企業は顧客の購買履歴・顧客の好み・属性情報などを一元管理し、パーソナライズされたマーケティング戦略を展開できるのです。

販売支援ツールは、リード管理・見積作成・パイプライン（来期売上見込みの見積）の追跡を行い、営業プロセスを効率化し、顧客満足度の向上と売上増加に直接貢献します。

 

ワークフロー

デジタル化ツールには、ワークフローもあります。

ワークフローとは、社内で発生する申請フローをデジタル化して、申請の流れを明確に可視化し、効率的に管理していくことです。

たとえば、上司や部長などの捺印をもらいに席を行き来していた注文書業務について、ワークフローツールが役立ちます。注文書を作成して起票すれば、自動で自身の上司に承認依頼が飛び、上司の承認が完了後、自動で部門長に依頼が届くのです。

ワークフローツールには、書類の作成・捺印・回覧・承認・関連者への送付などの申請業務はもちろん、タスクの割り当て、進捗状況の追跡などの機能があります。そのため、申請業務がスムーズになるだけでなく、チーム間のコミュニケーション強化にも役立つでしょう。

ワークフローツールを使えば、日々の業務の透明性を高め、少ない時間で人為的なミスをなくし、組織の生産性向上を実現します。

 

電子決済

デジタル化ツールには、クレジットカード・PayPayなどの電子マネー・スマホの画面をかざすバーコード決済など、簡単に支払いできる電子決済システムが多くあります。

これらの電子決済手段によって、取引の迅速性と利便性を高め、キャッシュレス社会を実現しているのです。

 

オンライン会議

デジタル化ツールには、オンライン会議もあります。

オンライン会議ツールにはビデオ通話機能・音声通話機能・テキストチャット・ファイル共有・画面共有などの機能が含まれています。離れた場所にいる複数人のメンバーが、インターネットを介してリモートで会議を行えるのです。

オンライン会議ツールを使えば、世界中の人々がリアルタイムでコミュニケーションをとることが可能です。そのため、リモートワークやオンライン学習を支援している企業や教育機関などで多く利用されています。オンライン会議ツールは、コスト削減、生産性向上、柔軟な働き方を促進する上で不可欠なツールと言えるでしょう。

 

ビジネスチャット

デジタル化ツールには、ビジネスチャットもあります。

ビジネスチャットは、従来主流だった電子メールに比べて、迅速かつ直接的なコミュニケーションを提供します。たとえば、リアルタイムでのメッセージやり取り・ファイル共有・タスク管理・チーム間のコラボレーションなどを可能にするのです。

また、個別にチャットルームを作成して個別メッセージを送ったり、プロジェクト・チーム単位にグループ分けしたりするなど、組織内での情報共有をスムーズにします。

ビジネスチャットを使えば、情報共有や情報伝達のスピードがアップし業務効率の向上、迅速な意思決定が可能となります。近年の業務に欠かせないデジタルツールと言えるでしょう。

 

文書管理

デジタル化ツールには、文書管理もあります。

文書管理システムとは、企業や組織内の紙で保管された文書をデジタル形式で保存・管理するシステムのことです。

スキャナーや複合機でスキャン・デジタル化した電子書類を適切な場所に保管し、索引付けすることで検索しやすい状態にします。これにより、従来の紙の文書をデジタル文書として効率的に取り扱えるでしょう。

文書管理システムは、文書の保管はもちろん、バージョン管理・アクセス権の設定・共同編集などの機能を提供しており、情報のセキュリティとアクセシビリティ向上も期待できます。

また、システムによっては法律やコンプライアンス要件への対応、業務プロセスの自動化に対応しているものもあり、企業の情報管理と効率化に欠かせないツールです。

 

プロジェクト管理

デジタル化ツールには、プロジェクト管理もあります。

プロジェクト管理ツールは、複雑なプロジェクトを効率的に管理するために設計されているツールです。

プロジェクト管理ツールの主な機能には、タスク割り当て・進捗状況の可視化・期限管理・リソース配分があります。これにより、チームメンバーは共通のプラットフォーム上でタスクの進捗を追跡するなど、必要な情報をリアルタイムに共有できます。

プロジェクト管理ツールは、組織のプロジェクトをゴールへと導くために、時間・コスト・リソースを効率的に運用するために欠かせないツールです。

 

データ分析

デジタル化ツールには、データ分析もあります。

データ分析ツールは、大量のデータを迅速かつ効率的に処理し、意思決定に役立てるために使用されることが多いです。

デジタル分析ツールを使えば、データ収集・整理・分析・視覚化のプロセスを自動化し、複雑なデータセットから有用な情報の抽出が可能です。統計分析、予測モデリング、パターン認識などの高度な分析機能を提供しているため、ビジネス決定、市場動向の理解、顧客行動の分析にも役立つでしょう。

企業はデータに基づいて戦略を調整し、効率的な運営を実現します。

データ分析ツールは、ビジネスインテリジェンスと他社との競争優位を得るための、重要なデジタル資産となるでしょう。

 

デジタル化ツールを活用する3つのメリット

デジタル化ツールを活用するメリットについて、以下3点紹介します。

• 手続きの簡略化
• 生産性向上
• BCP対策

 

手続きの簡略化

1つ目のメリットは、手続きの簡略化です。

業務をデジタル化することで、従来の紙ベースの文書作業や、手動でのデータ入力の機会を減少し、プロセスを自動化します。そのため、手続きを迅速かつ正確に行えるようになるでしょう。

たとえば、オンラインフォーム・電子署名・文書管理システムなどを利用すれば、申請書類の提出や契約手続きを瞬時に完了します。ワークフローを使えば、承認プロセスや意思決定のスピードを加速し、業務効率を大幅に向上できるのです。

デジタル化ツールは、手続きの複雑さを削減し、企業の運営をスムーズにするために不可欠です。

 

生産性向上

2つ目のメリットは、生産性向上です。

デジタル化ツールは、少ない人数で多くの作業を負担なくこなすことを可能にし、業務の自動化と効率化をはかります。たとえば、文書管理システム・プロジェクト管理ツールは、日常的なタスクの自動化・情報の迅速な共有・作業プロセスの最適化を実現します。これにより、従業員は定型業務から解放され、戦略的な業務に集中できるでしょう。

デジタルツールの利用は、チームの生産性を高め、全体的な業務効率を向上させるためにも重要な要素です。

 

BCP対策

3つ目のメリットは、BCP対策です。

デジタル化ツールを使えば、災害時のビジネス継続計画（BCP）対策も強化できます。

オフィスが被災しても、オフィスから離れたところにあるデータセンターやクラウドサービスに保存されたデータは失われません。

デジタル化システムは、重要な文書や業務データをリモートサーバーまたはクラウド上に定期的にバックアップしています。いつでもどこからでもアクセスできるため、事業の継続性を保証しているのです。

そのため、災害が発生した場合でも、従来と変わらずデータを活用して迅速に業務を再開し、被害の最小化を図れます。また、リモートワークやオンライン会議ツールを活用すれば、オフィスが被災しても業務を継続することが可能です。

デジタル化ツールは、企業のリスク管理と回復力を高めるためにも、重要な戦略と言えるでしょう。

 

デジタル化ツールを選定する4つのポイント

デジタル化ツールを選定するポイントについて、以下4つ解説します。

• 機能
• 操作性
• セキュリティ対策
• 価格

 

機能

1つ目のポイントは、機能です。

選択するデジタル化ツールは、企業の特定のニーズや目標に適合しているかの確認が必要です。

たとえば、顧客情報の管理を重視する企業にはCRMツールが適しています。コラボレーションとプロジェクト管理を重視する企業には、適切なプロジェクト管理ソフトウェアが必要でしょう。また、経営層の意思決定を強化したい企業には、高度なデータ分析ツールが適しています。

企業の要求を満たし、目標達成をサポートする機能を持つデジタル化ツールを選ぶことで、投資効果を最大化し業務の効率と生産性を向上できます。

そのため、ツール選定時は自社の目的に沿った機能が提供されているかを確認しましょう。

 

操作性

2つ目のポイントは、操作性です。

ツールが直感的で使いやすいか、ダッシュボードが見やすいかなどを確認しましょう。直感的なインターフェースは、従業員が迅速に機能を習得でき、ツールを最大限に活用できます。複雑なプロジェクト管理ツールよりも、簡単にタスクを追加・管理できるシンプルなインターフェースの方が、チームの生産性を高められるでしょう。

また、重要な情報を一目で把握できるダッシュボードを簡単に活用できれば、迅速な意思決定や業務の効率化にも繋がります。

ツールを使用する従業員の負担を軽減し、業務のスムーズな実行を支援するためにも、操作性が重要です。

 

セキュリティ対策

3つ目のポイントは、セキュリティ対策です。

デジタル化ツールは、データ漏洩やサイバー攻撃などの危険があるため、強固なセキュリティ対策を備えていることが大切です。

必要な機能として、データ暗号化・二要素認証・定期的なセキュリティアップデート・アクセス権限の管理などが挙げられるでしょう。適切にセキュリティ対策を行うことで、法的規制やコンプライアンス要件を満たせます。

デジタル化ツール選定時には、企業や顧客のデータを守るための十分なセキュリティ対策が講じられているかの確認が不可欠です。

 

価格

4つ目のポイントは、価格です。

デジタル化ツールは、自社にとって必要な機能が提供されているだけでなく、コストパフォーマンスが高いことも重要です。デジタル化ツールには、買い切り型のものや、予算に合わせてスケールアップ可能なもの、サブスクリプションモデルなどがあります。

初期費用はもちろん、長期的な視点でコスト対効果を評価し、運用コストや将来的なアップグレード費用なども考慮ししょう。デジタル化ツールを導入して、効果を予測し、コストが効果に見合っているかを判断することが重要です。

ツールを選定するときは、価格が自社にとって適正かどうかを確認しましょう。

 

まとめ

本記事では、デジタル化ツールについて紹介しました。

デジタル化ツールには、文書管理・プロジェクト管理・データ分析などさまざまな種類があり、業務の効率化・生産性向上・BCP対策の強化などのメリットを提供します。ツールを選定するときには、企業の目的に沿った機能・操作の直感性・セキュリティ対策の万全さ、そしてコストパフォーマンスがポイントです。これらを考慮することで、ビジネスの成功に不可欠なデジタル化戦略を実施できるでしょう。

Yellowfin のBIツールを使えば、企業が蓄積している膨大なデータを分析し、ビジネス戦略などに役立てることが可能です。操作性もシンプルなため、初心者でも簡単に扱えます。

デジタル化を検討しているなら、Yellowfinもぜひお試しください。

 

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