データのサイロ化とは何か？起こる要因・デメリット・解消方法を紹介！
- データのサイロ化とは何だろう
- データのサイロ化がなぜ起こるのか知りたい
- データのサイロ化を解消する方法について教えて欲しい
このような考えをお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
データのサイロ化とは、データが他のシステムと連携が取れておらず、孤立化している状態のことです。サイロ化が続けば、他の組織連携やデータ分析などができない、AI 導入が進まないなど、多くのデメリットがあります。
この記事では、世界で約29,000社以上にBIツールを展開し、企業の業務効率化や自動化をサポートしているYellowfinが、データのサイロ化について、概要・発生する要因・デメリット・解消方法を詳しく解説します。
データのサイロ化とは何か
データのサイロ化とは、データが各システム内でのみ利用され、他のシステムなどとの連携が欠如しており、孤立化している状態のことです。
サイロとは元々、飼料や農産物を個別に保管するための容器や倉庫を指す言葉です。ビジネスにおいては、データが閉じ込められ、連携を必要とする他データやシステムと分離されてしまっている状態を表します。
サイロ化されたデータは、本来可能であるシステム間の相乗効果や、データ駆動型の意思決定プロセスを妨いでしまうのです。
データのサイロ化が起こる主な要因
データのサイロ化が起こる主な要因を以下に説明します。
アナログ業務
データのサイロ化が起こる要因の1つ目は、アナログ業務です。
アナログ業務のデータは、手書きの文書や紙ベースのファイルなど、コンピューターシステムで直接処理できないものが多いです。
これらのデータはデジタル化されていないため検索性やアクセシビリティが低く、データ分析や統合が難しくなります。
たとえば、紙の帳簿や記録は、システムに簡単に取り込めないため、データの利用価値が限られるでしょう。アナログ業務が原因でデータのサイロ化が発生すると、組織の意思決定や効率性に悪影響を与える可能性があります。
組織の縦割り
データのサイロ化が起こる要因の2つ目は、組織内の縦割り構造があります。
異なる部署が互いの活用しているシステムについて知識がなく、関心も持っていない状態だと、各部署で扱うデータが孤立してしまうでしょう。
たとえば、営業部門が顧客情報を独自のデータベースで管理している一方、マーケティング部門は別のシステムを使用していると、重要な顧客データの共有や分析が困難です。組織の効率性を低下させるだけでなく、意思決定の質にも悪影響を及ぼす可能性があります。
このような組織の縦割りは、データの統合や全体的な洞察を得る機会が阻害され、ビジネス全体に影響を与えてしまうでしょう。
システムの個別最適化
データのサイロ化が起こる要因の3つ目は、システムの個別最適化です。
システムの個別最適化とは、複数のシステム間で連携できていない状態のことです。
たとえば、財務部門と人事部門が異なるソフトウェアを使用している場合、それぞれのデータセットを連携させて全体的な分析を行うことが難しくなります。
上記のように部門ごとに最適化されたシステムがデータのサイロを生み出し、組織全体としてデータの価値を最大限に活用できない状況となるのです。
データのサイロ化が企業に与えるデメリット
データのサイロ化は、企業に大きなデメリットをもたらします。ここからは3つのデメリットを紹介します。
データ活用ができない
1つ目のデメリットは、データ活用ができないことです。
たとえばAIのような先進技術を活用する際、サイロ化されたデータではこれらの技術のポテンシャルを十分に引き出せません。AI大量かつ多様なデータを元に分析・学習して洞察を得たり、予測モデリングを行ったりします。
データがサイロ化されていると、これらのテクノロジーに必要なデータが十分に提供されず、結果として活用できるデータの範囲が限られてしまいます。そうなると、AIの精度が低下し、効果的な運用が妨げられる原因となるでしょう。
そのためデータサイロの解消は、先端技術を最大限活用し、ビジネスにおける競争力を高めるためにも不可欠です。
人的リソースの有効活用ができない
2つ目のデメリットは、人的リソースの有効活用ができないことです。
サイロ化されたデータ環境では、データ活用担当者がその時間の大部分をデータの整備に費やすことが多いです。
実際に、データ管理に関わる作業の約90%をデータの整理やクリーニングに使う企業も存在します。
なぜなら、データが分散していて一貫性がないため、それを統合し分析可能な形にするのに膨大な労力を要するからです。その結果、データ専門家が本来行うべき価値ある分析や洞察抽出のための時間が削られ、企業のデータ活用能力が制限されます。
これは、人的資源の無駄遣いであり、組織のデータ駆動型意思決定やイノベーションを阻害する要因となり得ます。
したがって、データの統合と効率的な管理は、人的リソースを最大限に活用し、企業の全体的なパフォーマンスを高めるために重要です。
余計なコストが発生する
3つ目のデメリットは、余計なコストが発生することです。
サイロ化されたデータ環境では、各部門やチームが独自のシステムやデータベースを利用しており、データの共有が不十分であるため、同じデータが異なるシステムに重複して保存されることがあります。
その結果、重複したデータの保管のために、それぞれのシステムで追加のストレージスペースが必要になり、ストレージコストの増大に直接つながります。
さらに、データの重複は管理の複雑さを増し、データ整合性の問題や、管理のための追加の労力を要するでしょう。
上記問題は、最終的には企業の運営コストを不必要に増加させ、資源の効率的な利用を妨いでしまいます。
データの重複を避け、システム間でのデータ共有を促進することが、コスト削減と効率的な資源利用のために重要です。
データのサイロ化を解消する方法
データのサイロ化を解消する方法について、3つ紹介します。
統合システムの導入
1つ目の方法は、統合システムの導入です。
統合システムの導入とは、異なる部門で使用されている複数のシステム、データ管理システムに統合することです。
統合システムの導入により、組織内のデータが一元化され、部門間でのアクセスが容易になります。異なるシステムに分散していたデータを単一のデータベースやプラットフォームに集約することで、データの重複や矛盾を減少させることが可能だからです。
統合システムは、データの可視性を高め、さまざまな部門にわたるデータの共有と協働を促進します。データの有効活用が向上し、意思決定の質やビジネスプロセスの効率が改善されるでしょう。
統合されたデータ管理システムは、データの整合性を保ち、全組織的な洞察の獲得をサポートすることで、サイロ化の問題を効果的に解決します。
組織間のコミュニケーション強化
2つ目の方法は、組織間のコミュニケーション強化です。
組織内の異なる部署間でコミュニケーションを積極的に促進することで、情報の共有を容易にします。
実現方法としてたとえば、定期的な会議の開催や共同プロジェクトの実施が有効です。部署間の壁を取り除き、異なる部門のメンバーが互いの作業内容やデータを理解しやすくなります。
また、異なる視点からの意見交換やデータ活用のアイデア共有が可能になり、組織全体のデータ活用能力が向上します。定期的な会議では、各部署が現在取り組んでいるプロジェクトや使用しているデータについて話し合えるでしょう。共同プロジェクトでは、異なる部門のエキスパートが協力して新たな洞察を得ることも可能です。
組織間のコミュニケーションを強化することは、サイロ化されたデータ環境を改善し、企業全体で情報共有体制を構築できるでしょう。
クラウドサービスの導入
3つ目の方法は、クラウドサービスの導入です。
クラウドサービスを利用することで、場所や端末などに依存することなく、データにアクセスできます。これにより、組織内でのデータのサイロ化を大幅に減少させ、より柔軟なデータ共有が可能です。
クラウドベースのプラットフォームでは、データを中央集中型で管理でき、異なる部署や地域にいるチームメンバー間でも、同じデータへ簡単にアクセスできます。
さらに、クラウドサービスを活用することで、データのバックアップやセキュリティ管理も効率的に行え、データの整合性と安全性を保てます。
クラウドサービスの導入は、データのサイロ化を解消し、組織全体のデータアクセスと協働を向上させる重要な戦略となるでしょう。
まとめ
本記事では、データのサイロ化について紹介しました。
データのサイロ化は、情報が組織内の特定部門やシステムに限定され、他と共有されない状態のことです。
サイロ化が発生する主な要因は、アナログ業務の継続・組織の縦割り構造・システムの個別最適化です。また、デメリットには、データ活用の機会損失・人的リソースの非効率な利用・余計なコストの発生などが挙げられます。
サイロ化を解消する方法には、統合システムの導入・組織間のコミュニケーション強化、クラウドサービスの導入などがあり、データの効果的な共有と活用を促進し、組織全体の効率と競争力を高めることに貢献します。
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