予算管理とは何か？種類・ステップ・スムーズに進めるポイントを解説！

• 予算管理とは何だろう
  
• 予算管理では、何をどのようなステップで管理すべきだろうか
  
• 予算管理をスムーズに進めるポイントを知りたい

 

このような考えをお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では、世界で約29,000社以上にBIツールを展開し、企業の業務効率化や自動化をサポートしているYellowfinが、予算管理の概要と種類、始めるステップ、スムーズに進めるポイントを詳しく解説します。

 

予算管理とは

まずは、予算管理の概要を説明します。

予算管理とは、企業で決めた予算（売上予算・利益予算など）の目標値を決め、達成するための活動を管理していくことです。管理活動には、予算編成、予算に基づいた経営活動の実行、予算実績の確認、実績と予算の差異に基づいた改善検討などが含まれます。

予算管理は、市場の変動や組織の目標変更に柔軟に対応できるようにする必要があります。企業は予算管理をしっかりと行うことで、財務の安定性を保ち、長期的な成長と発展を目指していくのです。

 

予算管理の種類

ここからは予算管理の種類を解説していきます。

• 売上
• 利益
• 原価
• 経費

売上

予算管理の種類として、売上があります。売上予算は、市場分析・過去の売上データ・経済の変化、競合他社の動向などを考慮して編成されるのです。売上予算を設定すれば、企業は販売目標を明確にし、営業戦略やマーケティング活動を計画的に実施できます。

また、売上実績を予算と比較し、目標達成に向けた進捗状況を把握し、必要に応じた戦略調整も可能です。

利益

予算管理には、利益も含まれます。利益は、基本的に売上-原価-経費で計算されます。利益予算を設定すれば、企業は経営資源の配分・価格設定戦略などを最適化し、設定した利益達成に向けた具体的な計画を立てられるでしょう。

また、利益実績を予算と比較により、進捗状況の評価や必要に応じた戦略の修正も可能です。利益予算は、企業が目標を達成するためにも重要です。

原価

予算管理には、原価もあります。原価とは、製品やサービスを生産する過程で直接発生する費用のことです。例えば、製品を組み立てるために必要な部品の購入費用や、製品の設計・開発にかかる人件費、使用する原材料のコストなどが含まれます。

原価は、製品単位での計算が可能であり、製品の価格設定や利益計算においても重要です。原価を抑えることで利益を最大化させることが可能ですが、品質を損なわないように注意する必要があります。

原価管理は企業における予算管理の重要な部分であり、効率的な管理とで企業の競争力を高めることにも繋がるでしょう。

経費

予算管理には、経費も重要項目です。

経費とは、製品やサービスの直接的な生産には関わらないものの、企業活動に必要な費用のことを指します。例えば、オフィスの賃料、光熱費、通信費、広告宣伝費、従業員の給与や福利厚生費などが挙げられます。

経費は、直接的な製造コストではないものの、企業活動を支える重要なコストです。経費管理は、活動の無駄を省き効率的に資源を配分し、企業の財務健全性を保てます。適切な経費管理を行うことにより、企業は費用対効果を高め、長期的な成長と利益の最大化を目指せるでしょう。

 

予算管理のステップ

ここからは、予算管理をするために必要なステップを解説します。

• 予算計画
• 事業実施
• 差分確認

 

予算計画

1つ目のステップは、予算計画です。

予算計画では、企業の目標達成に必要なコストを配分し、対象期間内における売上と支出を計算します。予算計画を行うことで、企業は事業活動を効率的に進めることが可能です。

特に過去の実績データを分析し、市場動向、事業の成長目標、リスク管理なども考慮に入れながら、各組織から要求される予算を評価し、予算案を編成します。

予算計画は、組織の戦略的な方向性を定め、資源を最適に配分するためにも重要です。

事業実施

2つ目のステップは、事業実施です。

予算計画の内容を元、各組織やプロジェクトチームは承認された予算内で活動を実施していきます。

例えば、計画された予算に従って資材の購入、人材の雇用、マーケティング活動、新製品の開発など、事業運営に必要なさまざまな活動を進め、資源の効率的な使用、コスト管理、売上獲得などを実施するのです。

事業実施は、計画された予算を遵守しながら、企業戦略に沿った成果を出すことが求められます。実施中は常に予算の進捗を監視し、必要に応じて調整を行うことが成功への鍵となります。

差分確認

3つ目のステップは、差分確認です。

予算計画で決めたそれぞれの予算と、実際に発生した売上・経費・原価の差分を確認します。差分が大きい場合、その原因を分析して、企業は計画の誤り・市場の変動・運営の効率性・コスト管理の問題点などを明らかにできます。

差分確認を通じて、企業は将来の予算計画の精度を高めるための貴重な洞察を得ることが可能になり、より効果的な資源配分やリスク管理を行えるでしょう。差分確認は、予算計画の見直しや次期の予算策定において重要な役割を果たし、業務効率化と目標達成の確実性を高めることができます。

 

予算管理の方法

ここからは予算管理の方法について以下2点を解説します。

• Excel（エクセル）
• システム

 

Excel（エクセル）

Excelを使えば。予算管理シートを作成できます。Excelの表計算機能を活用して、予算計画、実績、差分などを一覧できるシートを作成します。

利用ユーザーは、各種の費用項目をカテゴリー別に分類し、期間ごとの予算額と実際にかかった費用を入力して、予算の使用状況をリアルタイムでの追跡管理が可能です。

関数機能を使えば。差分計算も自動で行えたり、グラフやチャートを生成して視覚的に予算の状況を分析したりも可能です。Excelはカスタマイズ性にも優れており、組織の特定ニーズに合わせて、柔軟な調整もできます。

既にExcelが導入されている企業がほとんどのためコスト効率も良く、使い勝手が良いため、多くの企業にとって有効な予算管理手段となっています。

システム

予算管理に適したシステムの導入は、企業が複雑な財務データを効率的に管理し、精度の高い予算計画を立てるための重要な手段です。

システムを導入すれば、予算編成、実績追跡、差分分析などのプロセスを自動化でき、予算管理にかかる工数を短縮できます。また従来の手作業もなくなるため、ミス発生も減少するでしょう。

またBIツールを活用すれば、大量の財務データを迅速に集計・分析が可能です。BIツールは、データをダッシュボードでレポートを見ることができるため、担当者が情報を直感的に理解でき、経営層の意思決定などを迅速に進められます。

システムを導入すれば、企業はリアルタイムで予算管理でき、予算計画の精度向上、財務健全性の維持、戦略的な資源配分の最適化を実現できるでしょう。

 

予算管理をスムーズに進めるポイント

ここまで、予算管理の概要と種類、方法を紹介しました。ここからは予算管理をスムーズに進めるポイントを解説していきます。

• 粒度のすり合わせ
• 柔軟な見直し
• 組織間連携

 

粒度のすり合わせ

1つ目のポイントは粒度のすり合わせです。

予算管理の際に粒度が細かすぎると管理が煩雑になり、逆に粗すぎると具体的なアクションプランの策定が難しくなります。

したがって、組織全体の戦略的な目標と各部門の具体的な実行計画がバランス良く連携するように、粒度レベルの適切な設定が重要です。また、財務部門や経理部門だけではなく、予算を実行する現場の関係各部門とも、粒度をすり合わせておく必要があります。

粒度のすり合わせにより、予算の透明性と実行可能性が向上し、効果的な資源配分と目標達成に貢献します。

柔軟な見直し

2つ目のポイントは、柔軟な見直しです。

期初に設定した予算が、年度途中で市場環境の変化や予期せぬ事態により達成不可能になることは珍しくありません。このような状況下において、柔軟に予算を見直して現実的な目標に調整すれば、企業は変化する環境に迅速に適応し、リソースをより効果的に配分できるでしょう。

柔軟な見直しを行うことで、企業は目標達成の可能性を高め、組織全体のモチベーションと生産性を維持できます。

組織間連携

3つ目のポイントは、組織間連携です。

各部門のニーズを理解し、それらを企業全体の目標と調和させることが重要となります。組織間連携の促進によって、予算の配分はより戦略的になり、各部門が共通の目標に向かって効率的に動きやすくなるでしょう。組織全体で情報を共有し、透明性を高めることにより、各部門は企業の大局的な戦略に沿った予算計画を立てることができ、コスト削減やリソースの最適化が実現します。

さらに、組織間連携は、予期せぬ変化や挑戦に対する対応能力を高め、企業が一丸となって目標達成に向けて進むための土台を築きます。組織間でのコミュニケーションと協力を促進し、予算管理プロセスはよりスムーズ、かつ効果的な進行が期待できるでしょう。

 

まとめ

本記事では、予算管理について解説しました。

企業活動において、予算管理は欠かせません。予算管理をしっかりと行うことで、企業は売上・利益目標に向けて業務効率性を高め、コストを削減して活動できるでしょう。予算管理は期初などに設定した数値を守り続けるのではなく、期中に発生した出来事に合わせて柔軟な調整も大切です。

Yellowfin のBIツールは、システムに蓄積している財務データを分析して、予算管理に役立てることが可能です。操作性もシンプルなため、ITに不慣れな方でも扱えます。予算管理を効率的に行いたい方は、Yellowfinもぜひお試しください。