データ分析におけるExcelの活用方法とは？BIツールで大量データも簡単に！

企業に蓄積されているデータを分析する際に馴染み深いExcel（エクセル）ですが、Excelでは何が分析できるのでしょうか？できることや方法を理解しましょう。大量のデータを扱う際はBIツールという選択肢もあるので自分にとって必要なことができるかどうかを含め検討を進めましょう！

Excelを自社で活用する

各企業で使わない日は無いくらい使用頻度の高いExcelですが、表計算やグラフの作成などでお世話になっている方は多くいると思います。そんなExcelですが、何ができて、どのような活用方法があるのかをしっかりと理解すれば、より自社の成長に活かすことができます。

企業でデータ分析を行うメリット

企業では日々、膨大なデータが蓄積されています。これらの情報を活用し、現状の把握を行うことや課題点を抽出し、改善につなげるということは企業運営において重要なことになります。また提案資料や報告書など分析データを活用する場面は多くあるので、その際にも活用できるというメリットがあります。

1.企業に蓄積されたデータの活用

企業に蓄積されていくデータというのは多くあります。例えば、顧客数の増減や売上、顧客単価やリピート率など、例を上げればキリがありません。これらを組み合わせると多くのことが分かります。 地域別の顧客数や単価の把握、営業部の進捗状況、マーケティング部での各種施策の効果、財務部門での収支の把握など、活用方法は様々です。 ここで重要なのは多くのデータが集まっているのに、それを活用しないというのは『宝の持ち腐れ』になるということです。しっかりと活用することで、その後の改善にも活かせるのでデータの活用をしましょう。

2.Excelから始めてみる

データの活用となると難しそうとか、必ず何かシステムを導入しないといけないのかなど考えてしまう方もいますが、まずはExcelから始めてみることもできます。使い慣れている方も多いExcelの活用方法を学べば多くのことができるようになります。そこで得られた結果を活用し、もっとやりたいことが増えた際にシステム導入などを検討していきましょう。

3.分析結果を事業に活かす

分析したデータも活用しないと意味がありません。そこで重要なのが、目的の明確化になります。 どんなことを判断したいから、分析をするのか？ここが分かっていないと活用できないデータが量産されてしまったり、活用できるデータを取得するまでに、本来なら必要ないプロセスを挟んでしまい遠回りになってしまうことがあります。 例えば、マーケティング施策の費用対効果を把握したいのであれば、投資費用とそれに対する成果を出し複数の施策を並べてROIを出すと、一番費用対効果が良いものの把握ができ、注力すべき施策はどれなのかが一目瞭然になります。

Excelでできる4つの代表的機能

ここまでデータ分析を行うメリットや、まずはExcelからという話をしてきましたが、そもそもExcelではどんなことができるのでしょうか？ 代表的な機能について紹介をします。

1.ピボットテーブルの作成

ピボットテーブルはご存知の方も多くいると思いますが、とても便利な機能なので覚えておいて損はありません。

何ができるのかと言うと、好きな項目で簡単に集計を行ってくれます。例えば、地域や売上のデータが集計されておらずバラバラにデータがある状態でピボットテーブルを作成すると、いちいち地域別に並べずとも勝手に地域別の売上額が集計されます。

2.ヒストグラムの作成

ヒストグラムとは統計で度数分布を示すことができるもので、指定したデータの分布状況を可視化することができます。例えば、年齢別での人口数などを可視化でき、グラフにすることで視覚的に把握する目的で使用されます。

3.相関分析機能

相関分析とは、2つ以上のデータの関係性や相関性を求めることができるものです。

一方での数値変化がもう一方にどのような影響を与えるのかを分析できます。求められたデータを散布図に描くことで視覚的に相関関係を分析することができます。

4.回帰分析機能

回帰分析とは、独立変数と従属変数の関係を表す式を統計的手法で予測するもので、Xの変化がYに与える影響を可視化し、今後のYがどのように変化していくのかを求めることができます。

それ以外のデータ分析機能としては、主成分分析、多変量解析、因子分析、フーリエ解析、F検定、t検定など、他にも様々な分析機能があります。

データ分析でBIツールを活用する

こういったデータ分析の手法はExcelはもちろん、BIツールでも使用することができます。データを活用するという意味では同じですが、強みやメリットもあるので何ができるのかを紹介します。

BIツールの基本機能

BIツールでできることは多くありますが、代表的な3つの基本機能を紹介します。使いこなせれば多くのメリットがあるので、しっかりと理解してください。

1.データ連携

Excelで分析をするには必要なデータをまず集める必要があります。

しかしBIツールでは、データが色々な場所に点在していても指定をしておくだけで、必要な箇所から必要なデータを収集し分析を行ってくれます。そのため、分析のためにデータを集めるという作業が無くなるので、データを連携させることがスムーズに行えます。

2.リアルタイム分析

データ分析をする目的は現状の把握や課題の抽出など、様々なものがあると思いますが、重要なのは最新のデータを使用することだと思います。BIツールを活用すると、クリック1つで最新のデータを集めて分析し、レポートで可視化することがリアルタイムに行えます。

3.シミュレーション

事業計画や収支計画など、計画を立てる際に裏付けのある達成確率の高い計画を立てる必要があると思います。その時にBIツールのシミュレーション機能を活用すると、過去のデータや市場データを元に未来予測を行ってくれるので、根拠のある計画を作成することが可能になります。

BIツールとExcelの使い分け

BIツールとExcelのどちらでも分析はできますが、取り扱うデータ量の多さや、リアルタイム性を求めたり、データ抽出の頻度が高い場合などは、BIツールを活用することでより効率的にデータ分析が行えます。

自社におけるデータ活用の状況に応じて、Excelを選択するのかBIツールを選択する（もしくは、BIツールに移行する）のか判断しましょう。

関連記事：BIツールを総まとめ！概要や機能からメリット・デメリットまでプロが徹底解説

まとめ

今回は日々、企業での活用機会も多いExcelでできることやメリットについて紹介をしました。

自分たちがやりたいことによってはExcelでも十分効果が発揮できると思います。ただしリアルタイム性や取り扱うデータの容量によってはBIツールという選択肢がでてきます。自社でやりたいことを明確化し選定を進めていきましょう。

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