レポート作成機能の活用でビジネスの成長を！
BIツールの機能を使いこなすと、業務効率や意思決定のスピードが早くなります。基本的な機能や便利なデータ分析やレポート作成、ダッシュボードを使いこなし経営の見える化を進めましょう。
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基本的な機能を4つ紹介
BIツールでできることは多岐に渡りますが、基本的な機能を押さえておくことで有効に活用できます。
ここでは、絶対に押さえておくべき4つの基本機能を紹介します。
1. ダッシュボード機能
ダッシュボード機能とは、グラフやチャートなどを一覧で表示し、現在の進捗状況の把握や伸びている部分、問題になっている部分などを把握するための機能です。
日々の業務の中でも必要な情報を手元においておくことで、すぐに確認ができます。
2. レポーティング機能
顧客管理システム（CRM）や販売管理システムなどから、クライアント毎の売上や商品毎の売上などを収集し分析を行う際にそれらをデータ化して表示することのできる機能です。
通常、日々の活動は目標に沿って進めていると思いますが、その進捗状況を可視化できるので課題の発見や改善に繋げられます。
3. OLAP分析
OLAP分析は多次元分析とも言いますが、蓄積されたデータソースと元に多角的な分析ができます。そこで、課題点は何かを見つけ、スライシング、ドリルダウン&ドリルアップ、ドリルスルーなどで検証することができます。客観的にデータを分析することで、今まで気づかなかった課題に気づくことに繋がります。
4. プランニング・シミュレーション機能
今まで得られた実績データを元にプランニングを行い、将来的なシミュレーションを行う機能です。裏付けの無い仮説を元にするのではなく、過去の実績データを分析し得られた予測になるので、予算編成や施策検証なども実現性の高いものが作成できるようになります。
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最初に使いこなすべきレポーティング機能のメリット
複数のことができるBIツールですが、まずはレポーティング機能を使いこなすことで、ビジネス運営をサポートしてくれます。
ここでは、レポーティング機能によるメリットを4つ紹介します。
資料の作成時間が短縮できる
BIツールのレポーティング機能では、各地に散らばっているデータを収集・分析した結果をレポーティングできますが、どこから取得したデータを、どのようなデータを収集し、どのようにアウトプットするのかを一度設定しておくと、次回からはボタン一つで最新のデータでのレポート作成が可能です。
営業資料や会議での資料作成など、日々の活動の中でレポートが必要なことは多くありますが、作成することに時間を使ってしまうと、いくら時間があっても足りません。このような時間を削減することで、生産的な活動に時間を割くことができるようになります。
現状の把握が簡単にできる
企業で重要なことは日々のKPI（重要業績評価指標）の把握にあります。これらも抽出する際に時間が掛かってしまい、本業である営業活動に時間が割けないという話は良く聞きます。 そうならないために、レポーティング機能を使うと最新のデータを簡単に表示できるので、過去のデータではなく今のデータを把握することができるようになります。
問題や課題の発見から改善活動につなげられる
BIツールの分析とレポーティング機能を合わせて活用することで、現状の問題点や課題を可視化された状態で表示することができます。分析をすることに時間をかけるのではなく、分析された結果を元に改善活動をどうするかという部分に時間を割けるようになるので、日々の活動やサービスをブラッシュアップしやすくなります。もちろん裏付けのあるデータなので、信頼性の高い課題の抽出と改善活動につなげることができるようになります。
意思決定の判断が迅速にできる
経営者の方や事業責任者など、意思決定をする立場にいる方は、意思決定の速度と確実性が求められます。勝手な仮説で意思決定をする訳にはいかないので、レポーティング機能により抽出されたデータから現状と課題の把握をリアルタイムに行えるので、それを元に正しい意思決定を迅速に行うことができます。意思決定が早くなると企業のPDCAが高速で回せるようになるので、企業の成長にもつながります。
部署に応じたレポーティング機能の使い方
使いこなせるとビジネスに貢献できるBIツールですが、企業では各部署で課題も違っていたり、利用シーンも変わってきます。一例ですが、部署毎によくある使い方についてご紹介します。
【営業部】営業数字の可視化や営業資料の作成に
営業部でよくある利用方法は、自分の所属しているチームや事業の成績の確認です。基幹システムと連携をすることで、SFAやCRMといった営業支援システムの情報だけでなく様々な情報を元にして、分析とアウトプットが可能になります。
例えば、営業活動の進捗状況や売上や利益の見込みなども確認ができますし、営業個人や商品、地域など複数の指標から分析が可能です。
Excel等では手間がかかってしまうことも、BIツールでは簡単にできるので、そこまでは手が回っていなかった営業担当者も、日々経営目線のデータを見ることで意識自体を上げるということにもつながります。
また、営業資料も簡単に作成することができます。データを含むレポートを作成する場合、Excel等ではレポート作成のたびにデータを更新して資料を作成し直す必要がありました。しかし、BIツールを活用すると自動的に数字を更新することができ、最新データを反映させたレポートが簡単に作成できるようになります。
【マーケティング部】施策ごとのKPIの可視化から次のついての創出に
マーケティング部では、数多くの施策を並行して進めていることがよくあります。膨大な施策から成果をまとめたり、全てのデータに目を通し課題を見つけて改善したりするには、かなりの時間が必要となります。
そこでレポーティング機能を使うと一度設定をしておけば、必要な情報を必要な時に簡単に抽出もできますし、多角的な分析を行い課題点の抽出や改善を行うことができます。それにより論理的なマーケティング活動をすることで、成果を一層伸ばすことにつながります。
【経営部門】経営状況を迅速に把握し意思決定
経営者の方は、意思決定というのが最重要ミッションになります。会社がどこを目指すのか、舵を取っていく際に、現在の状況や課題点をレポーティング機能により把握することで、正しい判断を早く行えるようになります。
会社を見える化することで、競合他社よりも早く意思決定を行うことができるようになるというのが経営者がBIツールのレポーティング機能を活用するメリットになります。
まとめ
BIツールのレポーティング機能を活用するとビジネス運営を支援してくれます。そのためにはBIツールでできることを把握し、自社でどのように活用するのかを明確にしておくことが重要です。
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