BIツール導入の際に失敗する要因と失敗例から学ぶ活用方法
BIツールは企業に蓄積されている大量のデータの収集や分析を行い、企業の経営やマーケティングでの意思決定をサポートをしてくれます。上手く活用することで日々の業務の効率化や意思決定の速度を早めることができ、ビジネスを加速することができます。ただし、しっかりと導入目的を定めておかないと失敗することになってしまうので、導入に失敗しないするために必要なことの理解を深めましょう。
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BIツールで活用できる3つの基本機能
BIツールとは「ビジネスインテリジェンスツール（Business Intelligence Tool）」の略語で、企業運営を効率的に行うサポートをしてくれます。ここでは、代表的な3つの基本機能を紹介します。
1.データの収集・分析
日々、企業に蓄積されている膨大なデータを収集し、目的に合わせて分析することができます。
例えば、OLAP分析を活用すると、複数の異なるデータを様々な角度から分析してくれるので、今まで気づくことのできなかった関連性などに気づくことができます。仮説に左右されず純粋なデータによる分析により経営課題の把握や拡大のための要因などを抽出できます。
2.自動レポーティングによる可視化
事業計画書の作成やクライアントへの営業資料など、日々のビジネス活動においてデータを元にした資料作成は必須業務の一つです。大切なものではある反面、最新のデータを踏まえたレポート作成は工数も多くかかってしまいます。
これらを自動的に行ってくれるのが自動レポーティング機能です。最初に設定をしておくことで、資料作成のためのデータの収集や集計、レポーティングまでを自動で行ってくれます。さらに日々最新のデータに更新されるので、リアルタイムに現状の把握ができます。
3.シミュレーションによる未来予測
企業で最も重要なことの一つとして、意思決定というものがあります。BIツールのシミュレーション機能を活用すると、過去のデータを元に未来の予測を行ってくれます。
シミュレーション機能により、今までは関連付けることが難しかった営業活動とマーケティング活動の相関から売上の予測を行ったり、裏付けの無い予測ではなく、今までの結果から仮説を作ることができるので、精度の高い意思決定を行うことが可能になります。
BIツール導入の失敗例5選
活用できると企業の成長に貢献させることのできるBIツールですが、上手く使えず、導入したものの宝の持ち腐れになってしまうといった話も少なくありません。
そうならないために、どういったことが原因で導入に失敗してしまうのかを理解しましょう。ここでは代表的な失敗例を5つ紹介します。
導入がゴールになってしまう
現場の担当者が推進し導入まではできたものの、利用目的が明確になっておらず実際の活用につなげることができないということがあります。使いこなせないと当然、費用もかさんでしまいますので費用対効果の面で利用を止めるということになってしまいます。
活用イメージが不明確で思っていたことが実現できなかった
自社で必要なことの整理が事前にできておらず、導入をしたものの解決できる機能が備わっていなかったり、実現はできるが思ったほどの工数削減につながらないということもあります。意外と利用シーンのイメージができていない方は多くいるので、導入前段階で考えておくべき項目になります。
費用対効果が不明確になってしまった（機能を使いこなせない）
使いこなせば業務効率アップや意思決定のサポートなど、様々な恩恵がありますが、レポート作成など特定の機能のみの利用だと高額に感じてしまいます。活用の用途を明確にしていないと陥りやすいので、やはり導入前段階で考えておくべき項目になります。
現場での意思疎通が上手くいかない
導入担当者と実際に活用する現場部門で認識が合っていなかったり、複数の部署や担当者で運用をする時に、誰が・何を・どこまでやるのかというのが決まっていないと、結局BIツールの活用ができず、元のやり方を踏襲してしまうというのも典型的な失敗パターンになります。
完璧主義で運用してしまう
完璧主義になりすぎてしまい、あれもこれもとデータを収集し分析やレポーティングを行いカスタマイズする方がいます。自社の運用に合わせてカスタマイズすることは良いのですが、カスタマイズにかなり多くの時間を割かれてしまいます。
必要な機能を必要に応じて活用し、BIツールによって得られた結果から、現状の把握や意思決定に時間を割くようにしないと本末転倒になってしまいます。
BIツールの導入で失敗しないために考えておくこと
活用できればビジネス運営をサポートしてくれるBIツールですが、導入に失敗しないために事前段階で考えておくべき項目があります。絶対に必要な3点になりますので、しっかりと考えておきましょう。
誰が使うのか？
導入したBIツールを誰が使うのか？情シスの方が使うのか、マーケティングの方が使うのか、営業部で使うのか、経営者が自ら使うのか、もちろん複数の利用者がいることに問題はないので、利用する関係者を洗い出しておきましょう。利用する部署に応じて必要となるデータも異なるので、導入前に明確にしておく必要があります。
何に使うのか？
ここが1番大切ですが、「BIツールを導入して何に使うのか」、言い方を変えると「どんな課題を解決したいのか」を明確に決めておきましょう。
毎週、時間のかかっているレポーティングの時間短縮や可視化されたデータによる現状の把握、各部署やチームのデータを統合し課題の抽出や意思決定での活用。できることが多いからこそ、自分たちはどのように使いたいのかのイメージを明確にしましょう。これにより自社に必要な機能も分かるので、導入後にやりたいことができないということも防げます。
各部署の連携には問題がないか？
使う人の洗い出しと導入の目的が決まっても、運用体制を構築しておかないと、せっかく分析したデータを活用することができません。
例えば、情シスの方がデータを出してくれても、営業部では活用していなかったということが起こりえます。BIツールは必要なデータを、見やすい形で簡単に取り出すことができますが、出てきた結果を活用できていないと、結局利用を止めるといったことになってしまいます。そうならないためには、各部署間で連携し、BIツールを効果的に活用しましょう。
まとめ
BIツールを活用すると自社の現状把握や業務効率、意思決定などに役立ちます。ただし導入目的や運用方法などを決めておかないと宝の持ち腐れとなってしまいます。よくある失敗事例や導入のために必要なものを見て自社に合った選定を進めていきましょう。
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