リアルタイムレポートとは？ツールを使うメリット・機能・選定ポイントについて詳しく解説！
リアルタイムなレポートが可能なツールについて知りたい
リアルタイムなレポートツールのメリットについて知りたい
リアルタイムなレポートツールの具体的な機能・選定ポイントについて知りたい
リアルタイムレポートツールを使用すれば、企業が有するデータをリアルタイムに分析・可視化できます。高度な分析結果を簡単にレポートとして出力できるため、自社への導入を検討している担当者の方も多いでしょう。しかし、ツールへの知識が少ないと、どのように活用すればいいかイメージするのが難しく感じるはずです。
この記事では、リアルタイムなレポートが可能なツールの概略を説明した後に、メリット・機能・選定ポイントを紹介します。リアルタイムレポートツールが担う役割について理解できる内容になっておりますので、是非参考にしてみてください。
リアルタイムレポートツールとは？
リアルタイムレポートツールは企業が保有するデータを分析・可視化する機能を持つソフトウェア・ツールです。リアルタイムレポートツールは一般的にBIツールと呼ばれています。BIとはBisiness Intelligenceの略で、ビジネスの意思決定を行う際に有効なデータを提供できます。
日々蓄積される膨大なデータの中から、経営や売り上げ拡大に役立つ情報を引き出せるのがリアルタイムレポートツールの魅力です。経営層や管理職だけでなく、現場の社員にも役立つレポートがリアルタイムに提供されるため、幅広い分野での活用が可能です。
関連記事：BIツールとは？基礎から解説する機能・メリット・デメリット・導入成功のポイント
システムによるリアルタイムレポートのメリット
ここでは、システムによるリアルタイムなレポートのメリットについて解説します。
- 現状把握・早期の課題発見が可能
- データの集計・分析の時間短縮
- 各システムの散在したデータを集約・分析可能
それでは、1つずつ解説します。
現状把握・早期の課題発見が可能
メリットの1つ目は、現状把握・早期の課題発見の実現です。リアルタイムレポートツールは数多くのデータを迅速に処理できます。更新頻度が高いデータであっても、処理すべきデータ量が膨大であっても、リアルタイムの見える化が可能です。
例を挙げると、営業部門の売上達成状況をメンバー別に毎朝表示できます。もちろん、他の部門でも活用可能です。また、人の作業より正確なのも魅力です。そのうえ、リアルタイムにデータが更新されるため、いつでも最新のデータに基づいた分析結果を得られます。
データの集計・分析の時間短縮
メリットの2つ目は、データの集計・分析の時間短縮です。人間よりも速やかにデータを処理できるのはもちろん、OLAP分析・回帰分析・データマイニング機能を含む様々な分析手法が使用できます。
人間がExcelで同じ分析をするには様々な関数やピボットテーブルなどを用いた、複雑な作業が必要です。しかし、リアルタイムレポートツールを導入すれば、人員や時間をかけずスピーディに分析できます。
各システムの散在したデータを集約・分析可能
メリットの3つ目は、各システムに散在するデータを集約・分析可能な点です。リアルタイムレポートツールを使用すれば、社内の複数システムにまたがるデータを1か所に集められるため、様々なデータに基づいたレポートを簡単に出力できます。
企業活動の中で得られるデータは、企業内の様々な部門に蓄積されます。当然、異なるシステム内にデータが集積されるのも一般的です。もし、人間の手でレポートを作成する場合、各システムからデータを出力し、Excelで結合する必要があります。
しかし、リアルタイムレポートツールなら、各システムとのスムーズな連携が可能です。労力を割かずに、広範囲のデータに基づく分析を実施できます。
リアルタイムレポートのために求められる機能
ここでは、リアルタイムなレポートが可能なリアルタイムレポートツールの機能について説明します。
- レポーティング
- OLAP分析
- データマイニング
- シミュレーション
それでは、1つずつ解説します。
レポーティング
機能の1つ目は、レポーティングです。レポーティングとは、リアルタイムレポートツールの分析結果をレポートとして出力する機能です。レポートの様式を変更すれば、定例的な会議用やお客様への提案用の様々なテンプレートを作れます。データの更新にあわせてテンプレートの中身はリアルタイムにアップデートされるため、業務を大幅に効率化できます。
また、モバイル対応しているリアルタイムレポートツールを使用すれば、出先でもレポートを見られます。経営層や営業職など外出する機会が多い方でも簡単にアクセス可能です。いつでもどこでも、鮮度の高い情報をチェックできます。
OLAP分析
機能の2つ目は、OLAP分析です。OLAP分析は分析用データベースに蓄積された大量のデータに対して、集計や分析的で精緻な問い合わせなどの操作を実施する機能です。OLAP分析を使えば、本来は抽出が難しいデータもすぐに入手できます。
クリックするだけでデータの階層を変えられるドリルアップやドリルダウン、多次元データの断面を切り取って2次元の表にするスライシング、表示されているデータの詳細を確認できるドリルスルーなど簡単な操作で、データの多岐にわたる側面をチェックできます。
データマイニング
機能の3つ目は、データマイニングです。大量のデータを分析し、人間には発見できない法則性を見出すのがデータマイニングです。多くの企業は複数のシステムを使用してデータを管理しています。そのため、人間の手で行う作業では、データの全体像を把握し、業務や経営に役立つ知識を引き出すのには困難が伴います。
しかし、リアルタイムレポートツールのデータマイニング機能を活用すれば、多種多様な統計式や手法による情報解析ができます。近年ではAI機能を搭載しているツールもあり、マーケティングの分野で大きな存在感を放っています。
シミュレーション
機能の4つ目は、シミュレーションです。リアルタイムレポートツールを使用すれば、企業内に蓄積されたデータに基づいた未来のシミュレーションが可能です。予算計画を立案する時はもちろん、マーケティング戦略を立てる際の判断材料を簡単に作成できます。
どちらも企業の将来を担う重要なファクターであり、本来であれば資料の作成には複雑な作業を要します。しかし、リアルタイムレポートツールを使用すれば、ITツールに不慣れな方であっても簡単にレポートを作成できます。
リアルタイムレポートツールを導入する5つのポイント
ここでは、リアルタイムなレポートを行うリアルタイムレポートツールを導入する際の5つのポイントについて紹介します。
- 利用目的を明確化する
- 導入後の社内研修を行う
- 予算内であるか
- 操作性が良いか
- サポート体制の有無
それでは、1つずつ紹介します。
利用目的を明確化する
ポイントの1つ目は、利用目的の明確化です。リアルタイムレポートツールは多彩な機能を持つため、様々な場面で活躍します。しかし、導入する目的が曖昧だと、どの機能を使えばいいのか不明瞭になってしまい、本来の性能を引き出せません。
どんな職層や部門の人間がリアルタイムレポートツールを使うのか、解決すべき課題は何なのかを、事前に確認しておきましょう。利用する機能や分析すべきデータを明らかにして、導入後にどういった使い方をするのか綿密にシミュレーションする必要があります。
導入後の社内研修を行う
ポイントの2つ目は、社内研修の実施です。リアルタイムレポートツールは簡単に使用できますが、それでも導入後の教育は必要です。ITリテラシーが低い社員が多い場合、社員がBIツールに苦手意識を覚え、使用されなくなる恐れがあります。
継続的な活用を支えるためにも、導入時にはセミナーや社内研修を開催しましょう。社員が実際に操作しながら使用方法を習得できる機会を設けると効果的です。また、自社の人材リソースでは研修の実施が難しい場合は、社員研修会社への依頼やベンダー主催のセミナーへの参加を検討しましょう。
予算内であるか
ポイントの3つ目は、予算の確認です。プラン・ライセンス・提供形態によって変動するものの、リアルタイムレポートツールは月額数万から数百万円のコストがかかります。ユーザー数を基準とするプロダクトが多い傾向にありますが、データ量で料金が変わる製品もあります。
保守・運用・サポートなどのランニングコストがかかるケースもあります。費用負担が可能かどうか、長期的な視点に立って確認しておきましょう。
操作性が良いか
ポイントの4つ目は、操作性です。誰がリアルタイムレポートツールを使うのか想定したうえで、使いやすさのレベルを決めましょう。大規模な導入を想定するのであれば、可能な限り操作を容易にするのがおすすめです。例えば、導入時の従業員には簡単だったとしても、後任の担当者にとっては難易度が高い可能性もあります。
なお、「誰でも使える」を強みにしている製品は複数ありますが、「誰」の基準は製品によって異なります。そのため、導入前の精査は重要です。中には無料トライアルを行っている製品もあります。実際に使用して、操作性を確かめておきましょう。
サポート体制の有無
ポイントの5つ目は、サポート体制の有無です。社内に初めてリアルタイムレポートツールを導入する場合や幅広い社員の使用を想定している場合は、サポート体制を充実させると効果的です。近年では社員への教育体制やサポート体制を整えているベンダーも増加しているため、手厚いバックアップを受けることが可能です。
さらに利用者同士の支えあいを目的としたコミュニティを用意している製品も販売されています。ユーザー同士で気軽に意見交換できるため、様々な視点から問題解決を図れます。
まとめ
ここまでリアルタイムなレポートツールのメリット・機能・導入する際のポイントについて紹介しました。リアルタイムなレポートが可能なBIツールを導入すれば、今まで膨大な時間や人的リソースを割かねばならなかった分析を簡単に行えるようになります。
ただし、リアルタイムレポートツールの環境構築するには予算・社員教育・ベンダーからのサポート体制など配慮すべきポイントがあります。この記事を参考にしながら、入念な準備を行ってください。