進捗管理とは？メリットやスムーズに進めるためのポイントを一挙公開！

進捗管理について概要やメリット・必要性を知りたい
進捗管理が失敗してしまう原因について知りたい
進捗管理をスムーズに進めるためのポイントや具体的な方法を知りたい

進捗管理は、作業計画と実績を比較し、プロジェクトが遅滞なくスケジュール通りに進んでいるか管理することです。進捗管理を適切に行うことで、取引先への納期を順守することができ、売上・利益を計画通りに確保することができます。

また、プロジェクトメンバー全体に進捗管理の意識を持たせることで、営業活動の効率化につながります。

今回は、進捗管理の概要からメリット・必要性について解説した後に、進捗管理をスムーズに進めるためのポイントなどをわかりやすく解説していきます。是非、これからプロジェクト管理をされる方含めて、ご一読いただければと思います。

 

進捗管理とは？

進捗管理は、作業計画と実績にずれがないか確認をし、プロジェクトが滞りなくスケジュール通りに進んでいるかを管理することを言います。進捗管理は、プロジェクトを円滑に進めるために必要であり、問題・課題を早期に発見し対処することも求められます。

また、進捗管理が適切に行われない場合は、スケジュールに遅れが生じ、新たな案件の受注ができなくなってしまい利益の損失につながります。その他、課題の発見や、その対応に遅れが生じてしまい、業種によりますがシステム障害などの大きな損失を受ける可能性が出てきてしまいます。

そのため、社員全体で進捗管理の重要性というのを認識する必要があります。

 

進捗管理のメリット・必要性

ここでは、進捗管理のメリット・必要性について解説します。

• 生産性の向上につながる
• 納期の順守
• 問題の早期発見が可能

それでは、1つずつ解説します。

 

生産性の向上につながる

1つ目は、生産性の向上につながることです。進捗管理は、プロジェクトの作業工程やスケジュールを見える化し、担当者を明確にするため、タスクの漏れを防ぐことが可能です。仮にタスク漏れが発生してしまうと、作業を止める必要が出てくる場合があります。進捗管理をしておけば、そのタスク漏れを未然に防止することが可能になるため、生産性の向上につながります。

また、プロジェクトメンバーの業務負荷に関しても把握できるため、業務負荷の平準化をすることも、生産性の向上につながります。

 

納期の順守

2つ目は、納期の順守です。進捗管理を行い、スケジュールをプロジェクトメンバー全体に共有することで、各々スケジュールを把握しながら担当業務に取り組むことが可能です。プロジェクトメンバー全体でスケジュールを意識することで、納期の順守につながっていきます。
仮に、スケジュールをプロジェクトメンバー全体に共有せず、進捗管理をおろそかにしてしまうと、納期を守れないだけではなく、自社の信頼を失うことにもなりかねません。

 

問題の早期発見が可能

3つ目は、問題の早期発見が可能なことです。進捗管理を定期的に行う場合は、各工程で何か遅延や問題が発生していないかを確認することになります。そのため、問題の早期発見が可能となり、結果として、その問題に対して適切に対処することで、大きなトラブルの防止につながります。

 

進捗管理が失敗する原因

ここでは、進捗管理が失敗する原因について解説します。

• チームの信頼関係が築けていない
• タスクの量を正確に把握できていない
• プロジェクトのゴール設定が曖昧
• 進捗報告の定義が定まっていない

それでは、1つずつ解説します。

 

チームの信頼関係が築けていない

進捗管理が失敗する原因の1つ目は、チームの信頼関係が築けていない場合です。プロジェクトの進捗に遅れが生じているときは、何らかのトラブルが起きているときです。その際に、遅延をしている原因を担当者が相談しやすい環境であればいいのですが、叱責をされる環境である場合は、報告をしたがらない担当者も出てきてしまいます。

また、遅延が生じているからといって、担当者の代わりに管理者が業務を代行することは避けるべきです。担当者の自信の喪失と進捗管理がおろそかになる可能性があります。

以上から、進捗管理が失敗しないように安心して相談できる環境作りをし、チームの信頼関係を構築しておくことが必要といえるでしょう。

 

タスクの量を正確に把握できていない

進捗管理が失敗する原因の2つ目は、タスクの量を正確に把握できていない場合です。当初、計画で見込んでいたタスクの量と実際にプロジェクトを開始してからのタスクの量は、乖離することが少なくありません。

また、プロジェクトの進行中にトラブルが起きれば、予定とは異なるタスクが増える場合もあります。そのため、プロジェクトメンバーと連携して、日々の業務状況を共有をしながら、タスクの量を管理していく必要があります。

 

プロジェクトのゴール設定が曖昧

進捗管理が失敗する原因の3つ目は、プロジェクトのゴール設定があいまいな場合です。プロジェクトのゴール設定があいまいで、納期がいつなのかも共有されていない場合、メンバーが各々の理解で業務を進めてしまい、作業工程にムダが出てくる可能性があります。

また、必要な報告がなされなかったりとプロジェクトの進捗に大きな影響が出てくるため、プロジェクトのゴール設定を明確にし、チーム全体に共有することが重要です。

 

進捗報告の定義が定まっていない

進捗管理が失敗する原因の4つ目は、進捗報告の定義が定まっていない場合です。チーム内で進捗の考え方にずれがある場合、計画通りにプロジェクトが進行しない場合があります。たとえば、不測の事態に備えて、ある程度余裕を見ながら計画を進めている人の完了日の報告と単純に今進んでいる状況から逆算して完了日を感覚的に伝えている人では、進捗報告の正確さに差が出ることでしょう。

そのような状況の場合、進捗の管理をうまく把握できないことになってしまいます。

 

進捗管理をスムーズに進めるためのポイント

ここでは、進捗管理をスムーズに進めるためのポイントについて解説します。

• タスクの細分化
• 責任者を決める
• 定期的な進捗報告
• チャートや図による進捗の可視化
• コミュニケーションがしやすい環境づくり
• 当初の計画と現状を比較する
• ITツールの導入・活用

それでは、1つずつ解説します。

 

タスクの細分化

進捗管理をスムーズに進めるためのポイントの1つ目は、タスクの細分化です。大まかなスケジュールを進捗管理において決めることは大切ですが、日程ごとにタスクを決めて、その日のうちにやるべきことをリストアップするとタスク漏れがなくなります。

つまり、日程ごと、時間ごとにタスクの細分化をし、タスクを完了しなければ次にとりかかれないものなどを優先的に手を付けるなどの優先順位も決めると業務を円滑に進めることが可能になります。

 

責任者を決める

進捗管理をスムーズに進めるためのポイントの2つ目は、責任者を決めることです。責任者を決めることで、チーム全体のプロジェクトの進捗管理をすることができ、納期に間に合わせることができるようになります。

もし、責任者をつけない場合は、プロジェクトの進捗が遅れ、問題発生時の報告を誰にすればよいのかもわからない状況になり、プロジェクトの進行に支障をきたすことになります。

 

定期的な進捗報告

進捗管理をスムーズに進めるためのポイントの3つ目は、定期的な進捗報告です。他のプロジェクトメンバーの業務の進捗を把握する上でも、定期的な会議などにおける進捗報告は、重要になってきます。

 

チャートや図による進捗の可視化

進捗管理をスムーズに進めるためのポイントの4つ目は、チャートや図による進捗の可視化です。進捗管理をするうえで、作業工程に対しての適切な人員の配置、作業時間がわかるようにしておく必要があります。ただし、複雑な工程を経て作業を行う場合は、頭の中で考えるには限界があります。

そのため、今の進捗状況をチャートや図にすることで、情報の整理をすることが重要になってきます。

 

コミュニケーションがしやすい環境づくり

進捗管理をスムーズに進めるためのポイントの5つ目は、コミュニケーションがしやすい環境づくりです。プロジェクトを推進していくと、トラブルに遭遇することもあるでしょう。トラブルに遭遇したときは、いつでも管理者に相談できるような環境にしておくことは重要です。

仮に、トラブルに遭遇しても叱責されるだけで、相談できない環境の場合、さらなるトラブルを生む可能性があります。

 

当初の計画と現状を比較する

進捗管理をスムーズに進めるためのポイントの6つ目は、当初の計画と現状を比較することです。当初の計画と現状を比較する作業は、可能であれば毎日行うことが理想です。タスク漏れがないか、遅れが発生していないかを確認し、できる限り、計画と現状の差を縮めるように、進捗管理をしていくようにしましょう。

 

ITツールの導入・活用

進捗管理をスムーズに進めるためのポイントの7つ目は、ITツールの導入・活用です。ITツールを導入することで、チャット機能を使用してプロジェクトの進捗を共有しやすくなるでしょう。また、進捗管理を可視化できるように、チャート機能があるものだと、より効率的に進捗管理を進めることができるでしょう。

 

進捗管理の具体的な方法

ここでは、進捗管理の具体的な方法について解説します。

• BIツールなどのITツールの活用
• エクセルの活用
• ガントチャートの活用

それでは、1つずつ解説します。

 

BIツールなどのITツールの活用

進捗管理の具体的な方法の1つ目は、BIツールなどのITツールの活用です。特にBIツールであれば、プロジェクトの業績管理・受注管理・営業の進捗管理などの情報の一元管理ができ、効率的に進捗管理をすることが可能です。また、外出先でもデータの確認をすることができる点も、外出の多い方の場合は、メリットとして挙げられます。

 

エクセルの活用

進捗管理の具体的な方法の2つ目は、エクセルの活用です。エクセルを使用して、ガントチャートや無料のテンプレートで進捗管理を行うことができます。

ただし、エクセルで作成をした進捗管理のファイルをコピーして編集したりしているうちに、最新のファイルがどこにあるのか、わからなくなってしまう可能性があります。間違ったデータの上書きもトラブルの元になりかねません。

 

ガントチャートの活用

進捗管理の具体的な方法の3つ目は、ガントチャートの活用です。ガントチャートは、プロジェクトの管理をするときに使用される工程表のことです。表の左側には、タスクの項目などを記載し、右側には開始日と完了日を記載しながらまとめます。メリットとしては、一度見れば、視覚的に進捗状況を把握できることです。

 

まとめ

ここまで、進捗管理についてメリット・必要性、進捗管理が失敗する原因、進捗管理をスムーズに進めるためのポイント、進捗管理の具体的な方法について解説しました。進捗管理をおろそかにしてしまうと、納期の順守ができず取引先の信頼・信用を失ったり、大きなトラブルを招く可能性も出てきてしまいます。

逆を言えば、進捗管理をしっかりと行うことで、トラブルを未然に防ぎ、人的リソースの最適な配分により、生産性を向上させることができるでしょう。

プロジェクトの進捗管理に悩まれている方は、改めて本記事を参考に進捗管理の改善に取り組んでみてはいかがでしょうか。