経費削減の方法とは？必要な理由・実行するまでの流れ・具体的な施策や注意点について詳しく解説！
経費削減の方法について知りたい
経費削減の具体的な方法について知りたい
経費削減の方法で注意すべき点について知りたい
経費削減は、企業経営において非常に重要な課題の一つです。適切な方法で経費削減を行うことは、企業の利益向上につながります。しかし、適切な方法でない場合、企業の業績や従業員のモチベーション、顧客満足度などに悪影響を及ぼす可能性があります。
そこで、今回は経費削減の方法が必要な理由を解説した後に、具体的な流れと具体的な方法・NGな事例について、わかりやすく解説します。
経費削減の方法を考える必要性
企業が利益を上げるためには、売上を伸ばすことが最も直接的な方法ですが、同時に経費を削減することも重要な手段です。なぜなら、売上が伸びても経費が大きければ利益が出ないからです。
そのため、企業経営では常に経費削減が重要視されます。経費削減には、無駄なコストを削減することや、効率化を図ることなどが含まれます。例えば、社員の業務を見直し、生産性を高めることで、同じ業務をより短時間で処理できるようになれば、人件費を削減できます。
また、原材料の調達先を見直し、コストを下げたり、余計な在庫を持たないようにすることも経費削減の一つです。こうした取り組みによって、企業の利益を確保し、持続可能な成長を実現することができます。
経費削減の方法を考える上での基本姿勢
経費削減に取り組む場合は、効果が大きく見込めるところから優先的に取り組むことが重要です。具体的には、無駄なコストを削減できる部分や、大幅な削減が可能な業務プロセスなどを優先的に見直していくと効果的です。
また、経費削減を進めることで、社員への影響も考慮する必要があります。例えば、業務プロセスの見直しによって、社員の負担が増えたり、業務の効率化によって余った時間が生じた場合は、社員に新たな業務を任せたり、研修などの取り組みを行ってスキルアップの機会を提供するなど、社員にとってメリットのある対応が必要です。
経費削減の具体的な施策を決めたら、経費削減の目標を数値化することも重要です。数値化することで、目標達成までのプロセスを明確にすることができ、効果的な経費削減ができるようになります。ただし、数値化する際には、経費削減によって業務の品質が低下したり、将来の成長に支障をきたすことがないように慎重に検討する必要があります。
経費削減の方法を実行する流れ
ここでは、経費削減の方法を実行する流れについて解説します。
- 現状の経費把握
- コスト分析・効果を予測
- 具体的な経費削減方法の検討
- 目標値の設定
- 経費削減方法の実行・振り返り
それでは、1つずつ解説します。
現状の経費把握
1つ目のステップは、現状の経費削減です。経費削減を効率的に進めるためには、まず削減可能な経費について正確に把握することが重要です。一般的に、経費削減の対象となるものは以下のようなものがあります。
- 物品購入費: 事務用品やオフィス家具、機器などの購入費用
- 人件費: 従業員の給与、福利厚生費、教育研修費用などの費用
- 広告宣伝費: 新規顧客獲得や商品の販促活動などにかかる費用
- 交通費: 従業員の出張や移動にかかる費用
- 水道・光熱費: 電気・水道・ガスなどの公共料金費用
- 原材料費: 製造業などで使用する原材料の費用
これらの経費について、削減可能なポイントを洗い出し、具体的な削減策を検討することが経費削減の効率化につながります。また、経費削減の対象が何であるかを明確にすることで、経費削減の目標設定や進捗管理などを行うことができ、経費削減の成果を可視化することもできます。
コスト分析・効果を予測
2つ目のステップは、コスト分析・効果を予測することです。どのようなコストが発生しているか、そのコストがどのように発生しているか、詳細に分析します。例えば、電気代については、どの部署がどの程度使用しているか、何時に使用しているか、使用量が多い理由は何かなどを詳細に分析します。
また、コストを定量的に測定し、数値化します。例えば、電気代については、使用量をワット数で測定し、そのワット数に基づいて金額を算出します。
そして、コストの詳細な分析と測定の結果を基に、どの程度コストを削減できるかを評価します。例えば、従業員の交通費について、出張回数を減らすことでコストを削減できるかどうかを評価します。
以上のような流れで、経費削減の対象コストを分析し、効果的な削減策を検討することが大切です。
具体的な経費削減方法の検討
3つ目のステップは、具体的な経費削減方法の検討です。まず、どの費用項目をどの程度削減するかを検討します。削減の方法は、その費用項目の性質によって異なることがあります。例えば、人件費の場合は、人員の削減や業務改善などが考えられます。その他の費用については、備品の見直しや削減、外注先の見直しや自社内での業務改善などがあります。
できるだけ具体的に経費削減をしていくのを検討するのがポイントです。
目標値の設定
4つ目のステップは、目標値の設定です。経費削減案の立案ができたら、その削減案によってどの程度コストを削減していくのか、削減金額の目標設定を行います。目標設定にあたっては、削減する金額が具体的で、かつ現実的であることが重要です。目標金額は、現在のコストからどの程度削減するかを明確にし、その目標金額に向けて取り組むことで、効率的な経費削減が可能となります。
目標金額を設定するにあたっては、以下の点に留意することが重要です。
- 削減の可能性が高い費用項目に重点を置く
- 経費削減に伴って生じるリスクや、削減に必要な費用なども考慮する
- 削減することで、企業のビジネスに与える影響も評価する
目標設定は、経費削減の具体的な方針を立て、取り組みを効率的に進めるために不可欠なステップです。目標設定を行うことで、経費削減に必要なリソースを適切に配分し、目標に向かって着実に取り組むことができます。
経費削減方法の実行・振り返り
5つ目のステップは経費削減方法の実行・振り返りです。経費削減策の実行期間中は、進捗状況や課題点を把握し、適宜見直しを行うことも必要です。そのため、実行計画の進捗状況を定期的に把握し、問題点を抽出することが重要です。
経費削減策の実行後は、削減効果を評価することが必要です。具体的には、実行前と実行後の財務諸表を比較し、経費の削減効果を評価します。また、経費削減策が予定通りに実行されたか、社員に与えた影響はどうだったかなども振り返る必要があります。
これらの評価結果を踏まえ、今後の経費削減についての戦略を再考することも必要です。また、経費削減策の実行が終了しても、その後も定期的に経費の見直しを行い、効率的なコスト管理を行っていくことが望ましいです。
経費削減における5つの具体的な方法
ここでは、経費削減における5つの具体的な方法について解説します。
- ペーパーレス化
- ムダな消耗品を減らす
- オフィス賃料・水道光熱費の見直し
- 交通費・出張費の再考
- 通信費の削減
それでは、1つずつ解説します。
ペーパーレス化
1つ目は、ペーパーレス化です。ペーパーレス化は、経費削減のためによく取り入れられる方法の一つです。従来の書類作成や管理においては、大量の紙やインク、プリンター等が必要であり、それらのコストが膨大にかかっていました。しかし、ペーパーレス化によって、紙の使用を極力減らし、書類を電子化することで、コストの削減を図ることができます。
ペーパーレス化には、例えば以下のような手段があります。
- 電子メールやメッセージアプリでの情報共有
- 電子書類の作成・共有・管理
- 電子署名の導入
- クラウドサービスを活用した情報管理
これらの方法によって、書類の印刷・保管・廃棄などにかかるコストを削減することができます。また、ペーパーレス化によって、業務の効率化や情報共有のスピードアップなど、ビジネスプロセスの改善にもつながるとされています。
ムダな消耗品を減らす
2つ目は、ムダな消耗品を減らすことです。消耗品とは、オフィスや工場で使用される事務用品や清掃用品、工具や材料など、使い切りになる商品のことを指します。
まず、消耗品の必要な数や種類を見直します。例えば、同じ種類の消耗品を複数の業者から発注している場合、発注先を一本化することで割引を受けたり、配送料を節約することができます。また、必要な数を徹底的に見直し、在庫過多になっている消耗品の発注数を抑えることも大切です。在庫過多になってしまうと、保管場所を確保するためのスペースや、在庫品の管理コストがかかってしまいます。そのため、発注数を適正化し、在庫コストを削減することができます。
さらに、消耗品の代替品の探索も経費削減につながります。同じ役割を果たす代替品が安価で入手できる場合、それを使用することでコスト削減ができます。ただし、代替品の品質や機能についても十分な検討が必要です。
これらの方法を組み合わせることで、消耗品にかかるコストを削減することができます。
オフィス賃料・水道光熱費の見直し
3つ目は、オフィス賃料・水道光熱費の見直しです。例えば、オフィス賃料は場所や面積によって異なりますが、必要以上に広い場所を借りている場合は、より小さいスペースに移転することで賃料を節約することができます。
また、水道費や光熱費に関しては、省エネ対策を行うことで削減することができます。例えば、省エネ設備の導入や冷暖房の設定温度を見直すことで、光熱費を削減することができます。
交通費・出張費の再考
4つ目は、交通費・出張費等の再考です。まず、従業員の交通費を節約するには、公共交通機関を活用することが有効です。また、事前に予約をすることで割引運賃を利用することができる場合もあります。従業員に自家用車を利用してもらう場合には、燃費の良い車を選ぶことや、高速道路を使わないルートを選択することも検討しましょう。
また、出張先の宿泊費を節約する方法としては、ホテルの宿泊料金を抑えるために予約サイトを利用する、ビジネスホテルを利用するなどがあります。出張回数の削減方法としては、会議や商談などはオンラインで行えるものは行うとよいでしょう。出張先での滞在時間を短くすることも出張費削減の方法の一つです。
通信費の削減
5つ目は、通信費の削減です。経費削減方法の一つとして、企業ができることには、社内電話をより安い法人契約やIP電話に移行させること、不必要な電話回線を解約すること、プロバイダを変更してネット通信コストを削減することが挙げられます。
まず、社内電話についてですが、一般的に法人契約やIP電話に移行することで、通信費を大幅に削減できます。社内通話であれば、インターネット回線を使用するIP電話にすることで、通話料金がかからなくなることがあります。また、法人契約をすることで、通信費が割安になることがあります。
次に、不必要な電話回線を解約することです。企業は複数の電話回線を持っていることが多く、その中に不必要なものがあることがあります。そのような不必要な回線を解約することで、通信費を削減できます。
さらに、プロバイダを変更することで、ネット通信コストを削減することもできます。企業は、通信速度が速いプロバイダやサービスが必要だと考えがちですが、実際に必要なのはそのような高機能なサービスではない場合があります。必要な機能に絞って、コストパフォーマンスの良いプロバイダに変更することで、通信費を削減できます。
経費削減の方法のNG例
ここでは、経費削減の方法のNG例について解説します。
- 従業員のモチベーション低下につながるもの
- 顧客満足度の低下につながるもの
- 短期間で効果をもとめるもの
それでは、1つずつ解説します。
従業員のモチベーション低下につながるもの
経費削減の方法のNG例の1つ目としては、従業員のモチベーション低下につながるものです。従業員のモチベーションが下がる施策としては、例えば労働時間や賃金の削減、福利厚生の削減、必要な装備や設備の削減、人員の削減などが挙げられます。これらは、経費削減のためには効果があるかもしれませんが、長期的には従業員のモチベーションや生産性を低下させる可能性があります。
また、従業員が不安や不満を抱えて仕事をすることによって、職場環境が悪化することもあり得ます。経費削減を行う際には、必要なコストを削減することが大切ですが、従業員のモチベーションや生産性を下げないように、バランスを考えた対策を行うことが望ましいです。
顧客満足度の低下につながるもの
経費削減の方法のNG例の2つ目としては、顧客満足度の低下につながるものです。例えば人員を削減してしまい結果としてサービスの質を下げることや、原材料・内容量を削減し
商品の品質を下げることなどが挙げられます。また、従業員の研修費を削ってしまうことでサービスの品質が低下してしまうことも考えられるでしょう。
その他、サポート体制を削減する、顧客とのコミュニケーション手段を削減するなども、経費削減できたとしても顧客満足度の低下につながります。例えば、サポート体制が削減された場合、顧客からの問い合わせに迅速に対応できなくなり、不満や不信感を抱かれる可能性があります。経費削減をする際には、顧客に与える影響を考慮することが重要です。
短期間で効果をもとめるもの
経費削減の方法のNG例の3つ目としては、短期間で効果をもとめるものです。これは、短期的な視点でのコスト削減に特化するため、長期的なビジネス目標や戦略から外れた結果を招く可能性があります。
例えば、短期間で効果を求める経費削減策として、サービス品質を下げたり、サポートの提供を削減したりすることは、顧客の不満や離反につながる可能性があります。
また、短期間で結果を出すために、従業員の福利厚生を削減することも問題です。従業員が不満を持ち、モチベーションが下がることで、生産性の低下や離職率の増加など、長期的な経営戦略に悪影響を与える可能性があります。
つまり、長期的なビジネス目標や戦略と整合しない短期的な視点での経費削減は、企業の将来的な成功に大きな影響を及ぼすことがあるため、注意が必要です。
まとめ
ここまで、経費削減の必要性・実行する流れ・具体的な方法や避けるべき経費削減方法について解説してきました。経費削減は、利益を確保するために有用な手段である一方、サービスの品質にも影響していく場合がありますので、実行する内容は今一度慎重に検討していくべきでしょう。
経費削減目標も具体的に数値化し、従業員のモチベーションも下げないように取り組みを進めていくことが重要です。