ビジネスプロセス分析とは？メリットや5つのステップをわかりやすく解説！

ビジネスプロセス分析の概要について知りたい
ビジネスプロセス分析のメリットについて知りたい
ビジネスプロセス分析の具体的な流れを知りたい

組織全体の生産性を高めるためには、各業務の工程におけるムリ・ムダ・ムラを把握し業務改善を継続的に行う必要があります。ビジネスプロセス分析では、各業務を俯瞰的に分析し、業務の改善点を見つけることが可能です。

今回は、このビジネスプロセス分析の概要・メリットをわかりやすくまとめ、具体的な分析の流れを紹介しますので、是非参考にしていただければと思います。

ビジネスプロセス分析とは？

ビジネスプロセス分析は、業務プロセスの改善点を洗い出すために、作業中に集めたデータに従ってデータ分析をすることです。ビジネスプロセス分析により、業務プロセスの工程がビジネスのゴールにつながっているのか確認できます。また、成果向上、効率化の余地があるかビジネスプロセス分析により把握することができます。

ビジネスプロセス分析をするメリット

ここでは、ビジネスプロセス分析をするメリットについて解説します。

それでは、1つずつ解説します。

業務の課題を把握できる

1つ目のメリットは、業務の課題を把握できることです。各業務プロセスで明らかに不要な作業を行っていたり、システムによって自動化できる業務に多くの人員を割いていたり、各業務の課題をビジネスプロセス分析により見つけることが可能です。

業務の進捗を可視化

2つ目のメリットは、業務の進捗を可視化できることです。ビジネスプロセス分析によって業務プロセスが可視化され、どこで業務が止まってしまっているのかが把握することができます。そのため、遅滞しているプロセスを改善するために、人員を増やしたり、システムによる自動化を図るといった具体的な対応策を検討することが可能です。

業務の効率化

3つ目のメリットは、業務の効率化です。ビジネスプロセス分析を行うことで業務が整理され特定の個人に依存した業務になっていないか確認することが可能です。特定の個人に依存している業務があると、人員を増やして業務の負荷を分散することも難しくなるため逆に非効率になる場合があります。ビジネスプロセス分析で、業務の整理を行い、誰でも同じアウトプットが出せるようにしておくことで業務効率化につながります。

ビジネスプロセス分析の5つのステップ

ここでは、ビジネスプロセス分析の5つのステップについて解説します。

それでは、1つずつ解説します。

分析の目的と分析対象プロセスを決める

1つ目のステップは、分析の目的と分析対象プロセスを決めることです。ビジネスプロセス分析では、まず分析をすることで達成したいゴールを設定し、分析をする対象を決めます。分析によって得られた課題に対しての改善施策を実施した時のKPIも決めておくことで、最終的に成功したのかを振り返ることができるようにしておくとよいでしょう。

データの収集

2つ目のステップは、データの収集です。データの収集では、できる限り多くの情報を集約するようにします。分析対象のプロセスに関係する書類・データを集め、そのプロセスにかかわっている人の声も聞くようにしましょう。組織全体の中で、そのプロセスがどのような働きをしているのかを明らかにすることが重要です。

分析対象のプロセスを図式化

3つ目のステップは、分析対象のプロセスを図式化します。紙やホワイトボードを使用して手書きでもよいので、対象のプロセスの始まりから終わりまでを図式化します。ワークフロー管理のソフトウェアを使用して図式化してもよいでしょう。

改善点があるか確認

4つ目のステップは、改善点があるか確認します。特定の作業をシステムで自動化できる部分がないかを確認したり、重複している作業があれば業務のスリム化をはかったりします。プロセスの流れを効率化し、組織の生産性が高まる施策を検討します。

改善した結果を把握

5つ目のステップは、改善した結果を把握することです。業務の改善を図るために実施をした施策に対して、当初定めたKPIを達成できたのか確認をします。ただし、1回だけ確認して終わりではありません。結果が出ていないのであれば、結果が出るまで対象プロセスの改善を行います。継続的に結果をモニタリングし、対象プロセスの新たな改善点がないか確認するようにしましょう。

まとめ

ここまで、ビジネスプロセス分析の概要・メリット・分析の流れをまとめてきました。ビジネスプロセス分析によって、各業務の一連の工程で無駄な作業がないか課題を把握することが可能です。ただし、やみくもにビジネスプロセス分析をすれば良いのではなく、まずはビジネスプロセス分析を実施する目的を決めてから取り組むことが重要です。また、業務プロセスの改善は一過性のものではなく、継続的に行う必要があることを忘れないようにしましょう。