【BI入門】使い方と機能を知る

BIツールでできることを知り、機能や使い方を具体的に知りましょう。BIツールを活用することで、自社の業務効率や意思決定を早くすることができます。今回は、BIツールにより何ができるようになるのかを基本的な機能や使い方を学び、自社にどう活用できるのかを学びましょう。

BIツールは、企業に蓄積されている膨大なデータを活用し自社の成長のために貢献することのできるツールです。社内に散らばっているデータを元に分析をすることで、今まで気づくことの出来なかった相関関係を導き出したり、経営判断のためのレポートなども作成することが可能になります。

関連記事：BIツールを総まとめ！概要や機能からメリット・デメリットまでプロが徹底解説

代表的な機能

BIツールを活用することで企業の成長のサポートをしてくれるBIツールですが、代表的な機能について把握をすることで一層活用の幅が広がります。まずは4つの機能について学びましょう。

OLAP分析

OLAP分析（Online Analytical Processing）とは多次元分析とも呼ばれ、複数のデータを様々な角度から分析し、問題点を深く分析し仮説検証などにも使うことができます。 そのような分析も、PCのマウスを使ってのドラッグ＆ドロップで使いたい項目を選んでいくだけで簡単に行うことが可能です。

データマイニング

膨大なデータを統計的に処理し、データ同士の関連性から新たな傾向や法則を発見する機能です。特徴としては事前に仮説を設定しないことで、純粋なデータそのものから新しい発見をするということにあります。 BIツールでは、重回帰分析などの統計分析や相関分析、回帰分析、クロス分析などの様々な分析手法を使うこともできます。

レポーティング

膨大な分析結果を表やグラフなどの形式に変換してレポート化する機能になります。ダッシュボード機能（企業活動の状況を示すデータをまとめ、一覧で表示する機能）もあり、分析したデータを俯瞰的に見たり、一目で分かる内容にすることで現状の状況や課題を可視化することができます。

未来予測

シミュレーションやプランニング機能とも呼ばれますが、過去の実績データなどを元に分析し、未来の予算計画などを作成する際に活用することができます。また、その他条件の変化を踏まえた「What-If分析」を活用することで、売上や利益の変化なども加味したマーケティング戦略の立案などにも役立てることができます。

できること

基本的な機能を理解した上で、BIツールを使うと実際に何ができるのかについても把握しておくことが重要です。ここではBIツールを使うとできることについて紹介します。

事業分析

BIツールを使うと事業や経営の分析をすることができます。売上や財務状況、マーケティング戦略の進捗具合などがリアルタイムに把握できます。その他の代表的な分析として、営業状況や残業、人事データなど事業に関わる様々なものの分析などがあります。

課題への気付き

企業や事業の運営で重要なことの1つに、現在どういった課題があるのかを把握することがあります。日々、目まぐるしくビジネスが進んでいく昨今、自社だけでなく他社や市場環境なども大きく変化しているため、できる限りリアルタイムで情報を可視化し、今の状況を正しく把握する必要があります。

未来予測と意思決定

BIツールのシミュレーション・プランニング機能を使うことで、過去の実績データを元に今後のシミュレーションができます。その内容から未来の予測ができるので、勝手な思い込みで何となく決めてしまうといったことも無くなりますし、裏付けのある情報を元にした正しい判断をすることにつながります。

使い方

BIツールの代表的な機能やできることは理解できたと思いますが、それらを自社の成長のためにどのように使うのかが最重要になります。導入をしたものの上手く使えずに費用だけがかさんでしまったり、データの分析はできたけど、それがゴールになってしまい、一番大切な「活用」するということには使えなかったという話は少なくありません。

そうならないために、正しいBIツールの使い方を例を交えて紹介します。

課題の抽出による活用

BIツールを使うことで、各地に点在したデータの収集と分析が可能だと紹介をしました。これらのデータを様々な方法で分析をすることで、各データの相関関係が分かったり、レポーティングすることで、課題点を可視化することができます。ここで把握できた課題点をサービス改善などに繋げることが、本当の意味でBIツールを使っていると言えるでしょう。

例えば、予算を投下して行っていたマーケティング施策についても、「費用対効果がしっかり取れているのか？」、「営業活動において無駄となってしまっていた行動は無いのか？」、「人員体制は本当にこれでいいのか？」など、部署やミッションなどに関係なく、現状の課題を把握することができ、改善のための気付きを得ることができます。

業務時間の効率化

膨大な量の情報が日々蓄積されている中で、Excelなどの表計算ソフトを使って、データの分析をする機会は多くあると思います。だた、データを加工して分析の設定を行い分析結果を得ようとするという一連をすべて手作業でやると、それだけでかなりの時間がかかってしまいます。しかも毎月や毎週など細目に状況把握をしようとすればするほど、膨大な時間を消費してしまいます。
ここで重要なのは分析をする目的になります。本来は分析結果から、気付きを得ることが目的だったのに、実際は分析結果を出すための作業に対して時間がかかっているというケースも少なくありません。
BIツールでは一度設定をすれば自動的に最新データの更新を行ってくれるので、作業にではなく分析結果からの気付き（＝インサイト）を得ることに最大の時間投資を行うサポートを行ってくれます。

経営判断の速度を上げる

事業や会社の成長のために経営的な判断をする機会は多くあると思います。進行方向を決める舵にあたる重要な部分です。ここの判断を間違えないだけでなく、早く判断をしないと目指したい方向から逸れてしまいます。そのためにはリアルタイムに判断をするための正しい情報を掴むことが重要です。自社だけでなく市場の変化や他社の状況、何より大切な顧客情報などを組み合わせて分析をし、自社を成長させるための経営判断速度を上げられるようにBIツールを使いましょう。

まとめ

BIツールの使い方や機能を知るだけでなく、自社で活用することをイメージしておくことが重要です。そのためには、誰が何のために、どのようなデータが必要なのかという目的の整理と、実際の画面なども見ながら自社に導入した際のイメージまで膨らませておきましょう。

Yellowfinでは今までの多くの導入実績を元に自社に合った活用の仕方を提案しております。導入だけでなく、その後の活用をするための様々な疑問について是非ともご相談ください。