売上データの分析はエクセルで可能？メリット・デメリット・活用方法と脱エクセルのステップも解説
売上データの分析はエクセルで十分だろうか
エクセルで売上データを分析するメリットとデメリットを確認したい
売上データ分析でエクセルを辞めたいがどう進めるのが良いのだろうか
昨今データ分析が重要性を増す中で、自社では集めたデータを十分に活用できていないといったこともあるのではないでしょうか。
また、データ分析に新たにシステムを導入するのにはハードルがあると感じる方も多いかもしれません。
本記事では、身近なツールであるエクセルでのデータ分析についてメリット・デメリットともにご紹介し、その上で脱エクセルをして分析するためのステップをご紹介していきます。
売上データをエクセルで分析することを難しいと感じる方もいらっしゃるのではないでしょうか。
身近なツールであるエクセルでデータ分析ができれば、とても便利ですよね。
結論を言えば、エクセルでもデータ分析ができないことはありません。一方で、大量のデータを処理することが苦手など、デメリットもあります。
本記事では、エクセルのメリット・デメリットを確認した後に、活用方法と手順をご紹介していきます。
売上データの分析をエクセルで行うメリット
まずはメリットを見ていきましょう。売上データの分析をエクセルで行うメリットは、主に以下の二つです。
- 使い慣れたソフトウェアであること
- 新たな費用がかからないこと
それぞれのメリットを詳細にご説明します。
使い慣れたソフトウェア
データ分析をエクセルで行う第一のメリットは、操作に慣れていることです。
会社に属していようと属していまいと、エクセルというツールは多くの方が使ったことのあるツールではないでしょうか。
業務によっては、エクセルを触らない日はないという方も多いと思います。
エクセルは広く利用されており、多くの方にとって使い慣れたツールであるため、使い方や見方を一から教えなければならないということはあまりありません。
新たな費用がかからない
データ分析をエクセルで行う第二のメリットは、新たな費用がかからないことです。
企業にお勤めでパソコンを利用している方であれば、エクセルは既に会社のパソコンに一律に導入されているという方が多いでしょう。
エクセルを含む企業向けのアプリケーションであるOffice365を使っていないという企業以外では、追加で費用を支払うといったことはありません。
普段使用しているエクセルをそのまま用いることができるため安上がりです。
また、教育コストもほとんどないので、ツールの導入による人材育成コストはかかりません。
一般的人、ツールの導入にはツールそのものの料金に加えて、セキュリティの対策など別のコストもかかるため、コストを極力抑えたい場合、エクセルは有力な選択肢の一つにはなるでしょう。
売上データの分析をエクセルで行うデメリット
次に、売上データの分析をエクセルで行うデメリットについてご説明しましょう。デメリットとしては、主に以下の二つです。
- 巨大なデータの処理ができない
- データの統合や連携に手間がかかる
それでは、詳細を見ていきましょう。
巨大なデータの処理ができない
一つ目のデメリットとして、エクセルでは巨大なデータの処理ができません。
データを処理できる容量に限界があるため、一定以上の容量になってしまうと計算ができずにそのまま落ちてしまいます。
エクセルで処理ができる行数・列数についても限界が決められており、大容量のデータを分析することには適していません。
実際には限界までいかなくても、エクセルでは大きいデータのファイルがなかなか開かないといったこともあり、非常に不便です。
仮に、消費者向けのビジネスをしている会社なのであれば、ビジネスの規模によっては数百万人の会員データや売上データを扱うことになります。
ビジネスで使う売上データは大規模であることも多く、ビジネスが大きくなるとともにエクセルがどんどん使い勝手が悪くなってしまい、ファイルを開くことすら大変になってしまいます。
エクセルでデータ分析をする最大のデメリットは、巨大なデータに対応ができないことだと言えるでしょう。
データの統合や連携に手間がかかる
二つ目のデメリットとしては、データの統合や連携に手間がかかることです。
異なるデータソースから集められたデータを自動的に取得して統合するといったことはできません。
ローカルにインストールしたエクセルでは複数人での同時編集ができませんし、共有サーバーに設置したエクセルファイルを同時に開くとデータ破損の原因になってしまいます。
エクセルに精通している人であればデータを壊さずに上手にデータを統合できるかもしれませんが、他人の作成したエクセルは思ったより見づらく理解に時間がかかったりもします。
データの分析に欠かせない関数を使用しているシートは、余計に統合の際の解読の手間がかかりますし、エラーの発生が増えてしまいます。
売上データ分析のためのエクセル活用法
ここまでエクセルでデータ分析をするメリットとデメリットをご紹介しましたが、データ分析が行えないわけではありません。
以下では、売上データ分析のためのエクセルの活用方法をお伝えします。
- ピボットテーブルの活用
- 表示形式の設定変更
- レポートフィルター機能
それぞれ見ていきましょう。
ピボットテーブルの活用
一つ目のエクセル活用方法は、ピボットテーブルの活用です。
ピボットテーブルとは、表データを元に4つのエリアを軸として簡単に集計ができる機能です。
具体的には、行ラベル、列ラベル、値、レポートフィルターという4つのエリアがあり、それぞれのエリアに元の表からの項目を選んで集計させるのです。
例えば、行ラベルには商品名、列ラベルには売上月、値には売上合計といった具合に、データ項目を指定すると、自動的にクロス分析をしてくれます。
慣れるまで少し戸惑いますが、一度慣れて仕舞えば非常に便利なツールですので、重宝するはずです。
表示形式の設定変更
二つ目のエクセル活用方法は、表示形式の設定変更です。
具体的には、セルを日付で表示したり通貨として表示したり計算にパーセンテージを自動で適用するなどの設定が可能です。
データ分析においてここの設定でよく使うのは、数字に３桁区切りのコンマをつけるなどです。
データ分析で使用する数字は数が大きいことが多いので、３桁区切りで表示していないと数値を読むのに時間がかかってしまいます。
他にもユーザー固有の設定などもできるので、ピボットテーブルとともに活用してみてください。
レポートフィルター機能
三つ目のエクセル活用方法は、レポートフィルター機能です。
レポートフィルターの機能は、ピボットテーブルにおけるエリアの一つですが、こちらを活用するとさらにデータを絞り込んだ集計結果を表示することができます。
例えば、先程の例として商品名を行ラベルに、売上月を列ラベルにおきましたが、元の表に店舗のデータが含まれていれば、レポートフィルター機能で店舗を選択することができます。
すると、各商品の特定の店舗の売上集計を簡単に行うことができるのです。
脱エクセルをして売上データ分析をするステップ
データ分析におけるエクセルの活用方法もご紹介しましたが、エクセルでのデータ分析に限界があることは事実です。
ここでは、脱エクセルをして売上データ分析をする3つのステップをご紹介します。
- 売上データの収集
- システムの導入検討
- システムによる可視化・分析
なお、前提として、売上データの分析の目的を明確にした上で行っていくことが重要です。
売上データの収集
まずは第一のステップとして、売上データの収集を行いエクセルで分析できるか判断を行います。
この段階では、まず分析に必要なデータは何かを整理し、データ量を概ね想定し、エクセルで対応できるかどうかを判断しましょう。
それでエクセルで分析できるデータ量でなければ、エクセルではなくデータ分析に適したツールを用いたほうがいいでしょう。
コストはかかりますが、手間などの金銭面以外でのコストを考えるとそのほうが圧倒的に早く・簡単に分析をすることができるはずです。
システムの導入検討
エクセルで対応できるデータ分析ではないと判断したら、目的に合ったシステムを探すことが第二のステップです。
総合的な分析システムが魅力的に思えるかもしれませんが、いらない機能を搭載したシステムを選んでもコストがかかる・もしくはただ手に余るだけです。
顧客管理に寄ったCRMなども多くありますし、スピーディーに情報を集約して経営判断をしていく上ではBIツールを用いるのが便利です。
候補となるシステムが複数見つかれば、導入に向けて比較検討をしていき、最終的にシステムを導入したら、実際のデータ分析に取り掛かかりましょう。
システムによる可視化・分析
三つ目のステップとしては、システムを用いた可視化・分析です。
売上データを分析し、顧客の理解、市場ニーズの把握をしていきましょう。
売上向上のために、注力するべき商品やエリアに明確な道筋を示したり、売上の数値変化を共有することで営業担当のモチベーションアップにもつなげることができるでしょう。
場合によっては、システムへのアクセス権を現場をよく知っている各営業担当に渡して、営業自身に売上分析を任せるというのもいいかもしれません。
関連記事： 売上の推移を分析するために必要な基礎知識とその方法
まとめ
本記事では、まずエクセルでのデータ分析についてメリット・デメリットともに紹介しました。
データ分析で新たなシステムを導入するのにはコストなどのハードルがあると感じる方も多いかと思います。
しかし、ビジネスを進めていくとデータが巨大化していき、エクセルでの処理が限界を迎えるといったことが起きかねません。
脱エクセルをして分析するステップも解説しましたので、自社の売上データの分析を検討する際にどう進めるべきか参考にしてみてください。
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