BIツールの導入検討の際は目的の明確化と機能の理解を!

BIツールの導入検討の際は目的の明確化と機能の理解を!

BIツールとは企業に日々蓄積されていく膨大なデータを抽出、分析、レポーティングすることのできるツールで、業務効率化や経営判断の速度を速めるサポートをすることができます。導入検討を進める際はできることの理解と活用する目的設定が重要になるので、しっかりと学び、自社での活用イメージを膨らませましょう。

BIツールとは?

BIツール(Business Intelligence tool)とは、日々企業に蓄積されていく膨大なデータを抽出、分析しレポーティングを行い、現状の把握や課題の発見、意思決定のサポートをしてくれるツールです。近年だと経営層、マーケティング部門、人事部門、営業部門など多岐に渡って活用されています。

BIツールでできる4つの基本機能

BIツールでできることは多くありますが、ここでは代表的な4つの機能について紹介します。何ができるのか?を学び自社で活用できる機能のイメージを湧かせましょう。

1. OLAP分析機能

OLAP分析とは(Online Analytical Processing)と呼ばれるもので、日本語ではオンライン分析処理と訳されます。データベースに蓄積された大量のデータから、多次元的な集計・分析を行いリアルタイムに必要な結果をアウトプットしてくれます。必要な時に必要なデータを簡単に取り出せるので、現状の把握や意思決定の支援をしてくれます。

2. データマイニング機能

データマイニング機能は仮説を設定せず、あくまでもデータそのものの中から関係性を見つけ、気付かなかった法則性などを探す方法です。これを行うと新たな気付きを得られるので、見えていなかった課題やビジネスチャンスなどを逃さずに企業運営ができます。

3. レポーティング機能

レポーティング機能は、各所に散らばっているデータを集計・分析し、皆に分かりやすいようにレポート化する機能です。

ダッシュボードで必要なレポートを管理することができるので、欲しい情報にすぐにアクセスできたりと便利な機能なのですが、最大の強みは一度設定しておけば、各所からリアルタイムに最新のデータ分析結果をアウトプットしてくれるので、リアルタイムに現状の把握ができ、打ち手も最速のタイミングで打つことができるということです。

4. シミュレーション / プランニング機能

事業計画や予算策定など企業運営を行う上で大切なことですが、裏付けもなく意思決定をするわけにはいきません。その際にシミュレーション / プランニング機能を活用すると、過去のデータを元に市場動向などの外部環境を合わせて未来予測を行ってくれるので、仮説ではなく裏付けのある情報を元にした意思決定をサポートすることができます。

部署毎の導入目的と利用シーン

BIツールを活用すると多くのサポートをしてくれますが、部署毎で導入する目的や利用シーンは大きく異なる場合もあります。そのため、様々な部署で導入する目的や代表的な利用シーンを紹介します。

マーケティング部門での導入目的と利用シーン

マーケティング部門だと、各種広告施策の費用対効果を図りたいという目的で利用されるというケースが多いです。

例えばテレビ広告、リスティング広告、SNS広告、バナー広告、展示会、セミナーなどのデータをまとめて、分析することでどの施策が効果的かの判断ができたり、注力するべきことの可視化も可能となります。

営業部門での導入目的と利用シーン

営業部門では、営業の進捗状況の把握や顧客単価などを可視化するという目的で利用されることが多いです。

その他、提案時のための資料作成なども簡単に最新のものを用意できるので、営業効率向上のためのサポートをしてくれます。

財務部門での導入目的と利用シーン

財務部門では、特に複数拠点にて展開されている企業だと、各拠点で売上や在庫、人件費などの情報を管理している際にBIツールを活用し、各所に散らばっているデータを収集・分析する際に活用されます。

人事部門での導入目的と利用シーン

人事部門では、勤怠や労務の管理をするという目的で導入をする方が多く、所定労働時間や休暇状況などの把握や採用した方が頻繁に休職していないかなどを可視化することで退職のリスク回避などに活用されます。

BIツールを導入するメリット

各部署での利用目的や活用シーンなどを紹介しましたが、BIツールを活用することで得られるメリットはどういったものがあるのでしょうか。

3つの導入メリットについて紹介します。

業務効率がアップする

各種会議やクライアントへの報告、経営計画のためのレポート作成など、データを活用したアウトプットの機会は多くあると思います。その際にデータを1から集めて分析やレポーティングをしていたのでは、時間がいくらあっても足りません。

そもそも分析し改善をすることが重要なのに、そのためのレポート作成に時間がかかってしまっていては本末転倒です。BIツールを活用することで、一度設定をすれば必要なデータを自動的に収集し分析、レポーティングまでをクリック一つで行ってくれるので、格段に業務効率がアップします。

リアルタイムに現状把握ができ課題改善につながる

データの分析結果を元に改善をする際に必要なのは、現状を適切に把握することです。現状を把握ができないと課題点も見つからず、改善活動を行うこともできません。

そこでBIツールを活用すると、リアルタイムに最新のデータ分析結果をレポーティングしてくれるので、常に最新のデータを元に現状の把握や問題点の抽出が可能になります。

経営判断が迅速に行える

企業運営を行う上で最も重要なことは経営判断を迅速に行うことです。ただし裏付けも無く判断をすることはできないので、最新のデータを元にした判断をすることが必要です。

そのためにBIツールを活用し、リアルタイムに情報の把握をしたり、プランニング機能を活用した予測を元に意思決定を行い、正しい判断を行っていくことが、企業の成長につながります。

まとめ

BIツールの基本機能やメリット、部署毎での利用シーンについて紹介をしましたが、一番重要なのは導入する目的の明確化をすることです。

まずは実際に自社で活用すると何ができるのかのイメージを膨らませるためにYellowfinの無料評価版を試すことができます。

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