BIツールの導入を失敗に終わらせないための活用方法!

BIツールの導入を失敗に終わらせないための活用方法!

BIツールには多くの機能が備えられており、経営の場やマーケティング、経理部門など、様々な領域で活用することのできるツールです。しかし、活用のポイントを理解していないと導入に失敗することもあります。導入に失敗しないためにも活用方法や活用ポイントの理解を深めましょう。

BIツールについておさらい

それでは、まずはBIツールについて簡単におさらいしていきます。

BIツールとは?

BIツールとは、Business Intelligence(ビジネスインテリジェンス)の略で、大量のデータを多次元分析することのできるツールのことです。日々、手に入れられる情報が多くなる中で、情報をどれだけ有効に活用できるかは非常に重要となっています。そんな状況下でBIツールは企業や事業を伸ばしていくために欠かせない存在となってきていると言えるでしょう。

BIツールの基本的な機能

BIツールには基本的には、以下の3つの機能があります。それぞれについて説明していきます。

レポーティング機能

レポーティング機能はその名の通り、レポート作成機能です。膨大なデータを分析して得られた結果をレポート化し、必要なタイミングでデータを取得することができるので、会議や営業のための資料作成の時間や、部門ごとのKPIを可視化するまでの時間を削減することができます。

OLAP分析機能

OLAP分析とは、リアルタイムでの多次元分析のことです。Excelなどの計算ツールを用いた分析だと、データの量が多くなると処理にかなりの時間を費やすことも少なくありません。リアルタイムで複雑な分析結果を返すというのは、BIツール特有の大きな特徴の一つと言えるでしょう。

シミュレーション(未来予測)機能

シミュレーション機能を用いれば、複数のデータを元に、今後どのようなデータ推移をするかのプランニング(未来予測)が可能になります。これまでは現場メンバーの暗黙知によって立てられていた計画も過去の実績等に基づいて立てられるようになるので、より正確な計画の策定が可能となります。

BIツールの活用方法

様々な機能を持ち合わせているBIツールですが、では実際に社内でどのような活用方法があるのでしょうか。ここでは具体的な活用方法を紹介します。

課題の把握

BIツールの機能を活用することで、複雑な分析を行い、その結果を元にレポーティングができます。様々なデータを踏まえたレポートを作成することで具体的にどのような部分に課題があるかをいち早く把握することができます。

また、データの集計や加工が複雑であればあるほど、データ分析は敬遠されがちです。レポート作成の頻度が下がることで課題の発見が遅くなってしまうということもあります。BIツールを活用することで、部署や部門での課題を把握し、その時々に応じて適切な施策を講じることができるようになります。

迅速な意思決定フローの構築

データがなければ適切な意思決定ができないと言っても過言ではありません。しかしながら、未だに意思決定の際に特定のメンバーの経験や知識に依存した意思決定を行っているというケースも少なくありません。

必要なデータをしっかりと可視化し、データを元に全員で議論を行った上で、どこを改善するべきか、そのために何をするべきか、の意思決定をすることが重要です。事業を適切な方向に成長させていくための意思決定フローとしてBIツールの活用は必要不可欠とも言えます。

BIツールを活用するためのステップ

ここまで、BIツールの具体的な活用方法について紹介してきました。どのような活用方法があるかについてのイメージはついたと思いますが、実際にBIツールを導入し、うまく活用していくためにはいくつかの準備が必要です。

ここでは、活用までに必要なステップを紹介しますので、紹介するステップを元にBIツール導入のための準備を進めましょう。

1. 目的の整理

まずは、BIツールの導入目的の整理が必要です。導入目的を整理するためにも、BIツールについての基本的な知識を身につけておきましょう。そして具体的に、どのような機能を活用し、どのようなことを行うために導入するかを、先ほど紹介した活用例を参考に整理しましょう。

2. 社内リソースの確保

導入目的の整理ができれば、次に社内リソースを確保しましょう。BIツールの導入に技術的な専門家が必要な場合もあります。また、導入後、運用する最低限の社内リソースは必要です。

社内リソースを確保していない場合、新しく取得したデータをBIツールに組み込むための依頼や、出力しているデータに不具合があった場合の依頼ができなくなってしまいます。

3. 活用イメージのすり合わせ

社内リソースの確保ができたら、次に具体的な活用イメージをすり合わせておきましょう。 以下のような項目を整理しておくとイメージしやすいかと思います。

  • どのようなデータが必要か
  • どのようなレポートが必要か
  • レポートは誰が使うか
  • レポートの更新頻度はどの程度か

上記の点を整理しておくだけでも、導入前後の認識の齟齬を防ぐことができますし、無駄なデータをつなぎ合わせたり、無駄なレポートを作成することも未然に防げるでしょう。

4. 自社に適切な製品を比較

具体的な活用イメージが持てたら、そのイメージを実現できるかという観点で各製品を比較しましょう。

各製品の資料を確認することもおすすめですが、一番のおすすめは一度実際に使用してみることです。無料トライアルなど、コストのかからない状態で一度利用し、社内でうまく活用できるかを確かめることで、導入後の運用が非常にスムーズになります。

まとめ

BIツールは非常に多くの機能を備えているため、様々な活用方法があります。また、各製品によって得意としている機能も異なります。導入がゴールにならないためにも、活用のための準備を進めましょう。

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