BIツール導入のメリットは?機能や活用方法を把握して選定を進めよう

BIツール導入のメリットは?機能や活用方法を把握して選定を進めよう

BIツールを導入するときには、何ができるのかや、メリット・デメリットを知っておく必要があります。自社で活用するメリットやデメリットと、そのために必要なことを把握しておくことで導入後もスムーズな運用が可能になります。

BIツールとは?何に活用する?

BIツール(Business Intelligence)とは企業に蓄積されている膨大なデータを収集・分析・加工し、より迅速な意思決定をするためのサポートをしてくれるツールです。現在の状況をリアルタイムに把握できるようになるため、自社の事業成長のための課題発見、課題に基づいた意思決定を正確に行うことができるようになります。

つまり、BIツールを活用することで、企業内外で蓄積されているデータから新たな価値を創造することができるようになると言えるでしょう。

BIツールの基本的な機能

BIツールでできることは多くありますが、ここでは基本的な4つの機能について紹介をします。

どのような機能があり、それぞれの機能で何ができるのかを正しく把握することで、自社の課題解決に役立つのかどうかをイメージすることができますので、理解を深めておきましょう。

1.OLAP分析機能

OLAP分析とは(Online Analytical Processing)の略で、オンライン分析処理とも言われます。複数の角度からデータを見ることで、これまで発見できなかったような問題点の分析を行うことができるようになります。

2.データマイニング機能

データマイニング機能とは、仮説を設定せず純粋にデータを照らし合わせて、データ同士の関係性や法則を見ることのできる機能になります。この機能を使うことで、一見関連性の無いデータからつながりを発見することができる場合もあるので、その中から有効なマーケティング施策や営業戦略などの立案を探すことも可能になります。

3.レポーティング機能

その名の通りですが、蓄積された膨大なデータからレポートを作成し可視化することのできる機能です。ビジュアライズされたレポートを見ることで、誰もが一目で現状の把握を行うことができるので、自社の課題に気付きやすくなります。またダッシュボード機能もあるので、自分の担当領域において必要なレポートデータなどを一つにまとめておくことも可能です。

4.シミュレーション機能

企業の予算編成や事業計画の策定の際に使われることが多いですが、複数のデータを元にシミュレーションを行うことで、予測データを出すことができます。裏付けデータとして過去の実績を元に抽出しているため、根拠のある計画となります。

裏付けのある計画であるため、再現性の高い予算や計画を策定できるというメリットがあります。

BIツールを導入するメリット

データを元にして次のアクションにつなげるような手法は「データドリブン」と言われ、各社でも取り組みが広がってきていますが、ビッグデータ時代となり、取り扱うデータ量が膨大になってきている昨今では、全てのデータを手動で収集・分析していくのは物理的に難しい状況となっています。

また、顧客の購買行動も様々なインフラやサービスの普及により、変化の多い時代となっています。このような市場環境でBIツールを活用することにどういったメリットがあるのか紹介します。

業務効率化による生産性向上

Excelを用いたデータの集計やレポーティングを行っている企業も数多くあると思います。Excelの利用シーンとしてよくあるのは、各ツールからデータをCSVなどにエクスポートし、Excelに貼り付け、加工し分析するというのが一般的ではないでしょうか。

BIツールを使うと、各ツールのデータを一ヵ所で確認することができるようになります。これにより、様々なデータを組み合わせて分析することが可能になりますし、取り扱うデータが膨大になっても高速処理をすることができるというメリットがあります。

また毎月(毎週)のデータ集計のためにかかっていた工数も、一度データの収集や分析方法、レポーティングについての設定をしておくことで、リアルタイムで把握することも可能になります。

つまり、分析するためのデータを出すことに掛かってしまっていた時間を、分析結果から今後の方針や施策を考え、議論するための時間に充てることができるようになります。

自社の状況把握による経営課題の可視化

営業メンバーの進捗やマーケティングのKPIなど、データから分析し改善をするという場面は多くあると思います。例えば営業数字の場合、提案数や案件化率、受注率など、マーケティングの場合だとCPAやCVRなどの指標です。

BIツールを活用した分析をすることで、データ間での関係性や傾向などから、自社の課題や改善できるポイントを把握することが可能になります。これにより、自社の状況把握は元より、気付くことのできていなかった経営課題なども可視化することも可能になります。課題や問題点に一早く気づけることは、経営層や事業全体に関わる方にとって大きなメリットだと言えるでしょう。

未来予測による経営判断の速度アップ

特に経営者の場合は重要な意思決定を行う場面も少なくありません。そんな時、何となくや個人の感覚で大切な意思決定をすることはギャンブルになってしまうので、しっかりとした裏付けを元に判断をすることが重要になります。そこでBIツールのシミュレーション機能を活用することで、過去の実績データを元にした意思決定を行うことができるようになります。

さらに、リアルタイムで数字状況を把握をすることができるので、日々訪れる経営判断の速度を上げることも可能になります。

BIツールのデメリット

企業の成長のためのサポートとなるBIツールですが、デメリットについてもしっかりと把握しておきましょう。

導入までのハードル

目的をしっかり定めておかないと、導入をする時に何を基準に検討すればいいのかが分からず、検討を上手く進められないというケースもあります。「何に使いたいのか?」や「何を解決したいか?」をしっかりと決めておくことで、導入検討もスムーズに進みます。

コストの増加

導入の前段階で、BIツールの目的や利用する人数などをしっかり整理しておかないと想定以上にコストがかかる場合もあります。導入のタイミングや、運用にどれくらいのコストがかかるのか、そのコストに対して費用対効果はいくらくらいなのか、こういった観点での導入準備を行うことにより、想定以上のコストがかかるという自体を未然に防ぎましょう。

利用するユーザーの整理

BIツールを利用者が1人であれば、複雑な運用フローにはなりにくいのですが、分析者と活用者が分かれたり、複数の部署間での運用になることで、運用フローが複雑になるということも少なくありません。その際に重要なのは、誰が何をどこまで行い、それを誰がどのように活用するのかまでを整理しておくことです。

まとめ

BIツールを導入することのメリットは多くありますが、そのためには導入目的の整理と誰が何をやるかという体制の構築が重要になります。どういったことができるのかのイメージを持つということも重要になるので、実際の画面などを見ながら自社での運用イメージを膨らませましょう。

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