BIツールの使い方にはどのような種類がある?

BIツールの使い方にはどのような種類がある?

BIツールは、レポーティングやOLAP分析、プランニング、シミュレーションなど、様々な種類の使い方があります。また、BIツールの導入に失敗しないための注意点も紹介しますので、この機会に理解を深め、導入検討を進めましょう。

BIツールについて

BIツールとは、ビジネスインテリジェンス(Business Intelligence)ツールの略称で、膨大なデータを一つにまとめ分析し、経営判断に活かすことができるツールのことです。 主な機能としては、レポーティング機能、OLAP分析機能、シミュレーション機能、データマイニング機能などがあります。

BIツールが注目されている背景

では、なぜ近年BIツールは注目されているのでしょうか。 主な要因としては、企業や事業で集められるデータ量がかなり多くなってきたことと、それに伴い、膨大なデータを活用した意思決定の重要性が高まっていることが挙げられます。 ビッグデータや機械学習に代表されるように、データを活用し、それを正しく解釈し、適切な意思決定に繋げることの重要性は高まってきていると言えます。そういった市場環境の変化に伴い、膨大なデータ分析を行うことができたり、そのデータを用いた未来の予測を立てることができたりするBIツールの需要も同時に高まっています。

セルフサービスBIとは?

セルフサービスBIとは、専門家の手を借りず、事業部門だけでデータの組み合わせ、集計、分析、そしてレポーティングを行うことができるBIツールのことです。従来のBIツールは、複数のデータベースへの接続からデータの組み合わせの部分は専門家が担っており、専門家がいないとBIツールを十分に活用することができませんでした。 セルフサービスBIにより、専門家の手を借りることなく現場メンバーがデータの組み合わせからレポーティングまでを一気通貫で行うことができるようになるので、経営サイドから新たにレポート作成を依頼されたり、データやグラフの修正を依頼された場合にも迅速に対応できるようになりました。

Excelとの違いは?

BIツールは、Excelと同じなのではと感じる人もいるかもしれません。確かに、BIツール、Excelのどちらでも、データを元に分析を行ったり表やグラフを作成することはできます。BIツールとExcelの一番大きな違いとしては大量のデータを瞬時に分析できるかどうかです。Excelでは膨大なデータを処理することが得意ではありませんが、BIツールを活用することで膨大なデータを処理することができます。さらに、リアルタイムでデータ抽出、複数データソースのデータを元にした多次元分析、レポーティングなどもBI独自の利点です。

BIツールの4種類の使い方

それでは次に、BIツールの代表的な4つの活用方法を紹介します。

レポート作成

経営会議や部署内での会議など、定例で開催される会議の度にレポート作成を行っている方も多いのではないでしょうか。BIツールのレポーティング機能を活用することで、データの更新のみでレポート作成ができるようになります。

毎週レポート作成に費やしていた多くの時間を削減することができ、より詳細なデータ分析や意思決定のための議論に多くの時間を割けるようになり、迅速な意思決定につながります。

複雑なデータのOLAP分析

OLAP分析とは、リアルタイムでのオンライン分析のことです。最終的なデータを出すまでに、非常に複雑かつ膨大なデータの整理を行う必要があるということも少なくないかと思います。そのデータが必要になる度にデータ処理に膨大な時間を費やす場合、データの更新頻度が下がることもあり得ます。データの更新頻度が下がることで、現状の課題の把握が遅れてしまいます。

経営状況をいち早く把握し、軌道修正を行うことができるので、正しい方向に事業や施策を推進することができるでしょう。

膨大なデータを元にしたデータマイニング

BIツールはデータマイニングにも活用できます。これまでは関連性が見つけられなかったデータでも、データマイニングを活用することで複数のデータから自動で新たな法則・相関などの関係性を発見することもできます。事業や施策を進める上でのヒントを得られるようになります。

集めたデータを元にしたプランニング

プランニング機能は、主に事業計画を策定する際に利用されます。AというパターンとBというパターンでのシミュレーションを行い、それぞれの場合におけるプランニングを行うことができます。統計を元にした未来予測機能なので、これまで事業計画を策定するメンバーが暗黙知として行っていたのに対し、プランニング機能により過去のデータの基づいたより正確な計画を策定することができるようになるというメリットがあります。

BIツールの活用の種類(シーン)は?

ここまでは、機能別でのBIツールの使い方の種類について紹介してきましたが、次にもう少し具体的な活用の種類(シーン)について紹介します。

営に関わる数字の分析〜意思決定

レポーティング機能を用いて、経営判断に関わる数字の分析結果のレポートを作成します。またOLAP分析機能を活用すれば、分析結果のレポートを常に最新の状態に保つことができます。 これらの機能の活用によって、必要なタイミングで経営数字の把握ができ課題を洗い出すことができます。さらに、その結果に基づいた意思決定もスムーズに行うことができるでしょう。

営業数字の管理やデータ作成

営業メンバーのKPIの進捗や、達成度合いなど、SFAツールのみの活用ではデータの集計、現状の把握にかなり工数がかかっている場合もあるかと思います。BIツールのレポーティング機能とOLAP分析機能を活用することで、営業部門での目標となっている個人やチーム、グループでの数字をリアルタイムで把握することが可能になります。さらにSFA以外のデータを組み合わせたデータ分析・レポーティングを行うこともできるので、より正確に営業メンバーの数字を追いかけることができるようになります。

マーケティング部門でデータの関係性を分析

マーケティングに関わるあらゆるデータを一つにまとめ、データマイニング機能を活用することで、これまで得ることができなかった新たな法則・相関を見つけることもできるようになります。

BIツール導入の前に何が必要?

多くの活用メリットのあるBIツールですが、導入する際にどのような準備が必要なのでしょうか?ここではBIツール導入前に必要なことを紹介します。

製品の理解

まず何といっても各製品(ツール)の理解は必要でしょう。提供形態や初期費用、ランニングコスト、機能など、様々な観点でどのような種類の製品があるかを理解しましょう。製品に対する理解がない状態では適切な製品比較ができないため、結果的に自社に適していない製品を導入してしまうということも少なくありません。各製品の資料を手に入れるか無料トライアルなどで使用感を確かめるのも重要です。

具体的な活用イメージ

具体的にどの部署の誰がどのような場面で活用するかをイメージさせましょう。どんなに優れたBIツールも、活用する現場の社員がいなければ成果を出すことはできません。BIツールの活用によって起こることをイメージし、誰のどのような仕事が変わるかのイメージを具体化させておきましょう。

まとめ

BIツールは経営の場だけではなく、経理、営業、マーケティングなど様々な種類の活用方法があります。ただ導入するだけで売上が上がるというわけではないので、各製品を理解し、自社でどのように活用できるかのイメージを持ち、製品比較を行いましょう。

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