BIの機能とは?役割や仕組みを知って導入すると何ができるように?

BIの機能とは?役割や仕組みを知って導入すると何ができるように?

BI(ビジネス・インテリジェンス)とは企業に散らばっている情報データを分析し、業務の効率化や意思決定のサポートをしてくれるものです。具体的に何ができるのか?機能やメリット自社へ、の導入検討に役立つ情報を紹介します。

BI(ビジネス・インテリジェンス)とは?

BIとは、企業や組織に日々蓄積されている大量のデータを収集・蓄積・分析・報告することで、経営判断に役立てることのできる手法や技術のことを指します。 このビジネス・インテリジェンスの技術は「過去」「現在」「未来」の視点を提供してくれるので、今まで困難であった、大量のデータを用いた多次元的な分析結果を活用したビジネス上の意思決定まで行うことが可能になりました。

BIの代表的な3つの機能

意思決定を支援してくれるBIですが、具体的にはどのようなことができるのでしょうか? ここではBIを知る上で押さえておくべき、代表的な3つの機能について紹介します。

1.データの収集と分析

各場所に散らばっているデータ・情報を収集し、BIツールというプラットフォーム上で分析を行います。一度、設定をしておけば必要なデータを適切な箇所にリアルタイムに収集し、分析を行うことができるので、毎月各種データを収集したり、都度分析を行ったりという手間から解放されます。

2.分析データのビジュアライズ(可視化)

収集したデータを分析しても一言添えないと他の方に分からなかったり、理解するために工数がかかるようですと、活用できているとは言えないでしょう。 BIツールを活用することで、一目で関係者全員が理解ができるような分かりやすいレポート・ダッシュボードなどの作成が可能になります。

3.意思決定のためのシミュレーション

データを分析することで、現状の把握や課題などの気づきを得ることはできるかもしれません(過去と現在)。ただし、今後(未来)については手元にある分析結果だけだと分かりません。そのような時にシミュレーション機能を活用すると、過去のデータを元に未来予測まで行ってくれます。裏付けの無い仮説ではなく、あくまでも過去の実績を元にシミュレーションを行っているので、再現性も高い予測のため、経営者や事業責任者などの意思決定を行う人に対する強力なサポートとなります。

Excelでのデータ分析

表計算ソフトとして一般的に使用している方も数多くいるExcelですが、データの集計やグラフ化も行うことができるので、データの分析という観点での活用をされているシーンもあると思います。 確かに便利なExcelですが、データの分析という点ではできないことや多くの時間を要することもあります。 ここでは、Excelでできること・できないことを紹介しますので、ご自身の普段の利用とやりたいことができるのかを整理してみてください。

Excelでできること

BIツールでも使われますが、各種分析についてはExcelでも行うことが可能です。代表的な分析手法ですと、「ABC分析」「予実分析」「相関分析」などがあります。他にも関数機能やピボットテーブル機能、グラフ作成など、データを効率的にまとめたり、計算したり、可視化するということも可能です。

Excelで出来ないこと

反対にExcelでできないことは、異なるデータソースからの情報の統合になります。また大容量のデータを扱うこと、特に高速での処理はExcelの苦手な分野です。データが重くて動かないといった経験は誰しも経験したことがあると思います。またデータのリアルタイムでの把握などは難しく、最新のデータが必要な場合には、再度情報の抽出や分析行う必要があります。

BIを活用することによるメリット

それではBIツールを活用することによるメリットは何でしょうか?Excelと比較したできることについて紹介します。

散らばった大量のデータを集計・分析できる

異なる場所、形式にて保管されたデータの集計と分析をすることが可能です。Excel、CSV、SQLでのクエリの実行結果のデータだけでなく、クラウドサービスやソーシャルメディアなどのデータも収集し、BIツール上で統合することが可能です。またデータの格納先もデータベースになるため大容量のデータの取り扱いができ、多角的な分析をすることができます。

簡単に分析データをレポート化

分析したデータを誰にでも分かりやすくビジュアライズするためのレポート作成を行うこともできます。分析したデータをドラッグ&ドロップするだけで簡単に作成ができます。グラフの種類もたくさんの中から選べますし、他ファイルへ使用するために様々な形式でのエクスポートも可能です。

最新のデータをリアルタイムで共有可能

情報の一番重要な部分が、最新のデータをリアルタイムで把握するということにあります。 日々、データは蓄積されていくので、最新のデータが必要になる頻度も高まっています。また共有をする際に共有フォルダに格納する必要があったり、メール等で送るなどの工数が発生します。BIツールを活用すれば、最新のデータを自動的に反映することができるので、リアルタイムでのデータの閲覧が可能になります。管理者権限や閲覧権限、データの種類による権限の設定なども可能です。

BIを導入する前に準備すること

活用することで日々の業務の効率化や意思決定の支援ができるBIですが、導入検討を進めるにあたり準備を行っておくことがあります。ここをないがしろにしてしまうと、せっかく導入したのに上手く活用できないといったことに陥りかねないので、しっかりと準備を進めておきましょう。

何のために使うのか目的の設定

誰が、何のために使うのか?という目的を明確化させておくことが一番重要です。BIツールを導入しても活用ができないと宝の持ち腐れになってしまいます。例えば、「経営者が必要なデータを集計・分析し今後の施策のための意思決定に活用する」や「事業部長が各商材の売上データ情報を可視化し、課題点の洗い出しとサービス改善に役立てる」など、できるだけ具体的に「使う人」と「使用目的」を明確にしておくことが重要です。

誰がどのように使うのかの運用フローの構築

経営者が収集・分析し、そのデータを元に課題点の洗い出しと改善や意思決定まで行うというケースは少ないかと思います。通常、意思決定は経営者や事業部長などの職位の高い方が行い、設定部分は情報システム部門で行ったり、データの抽出や分析部分はマーケティング部門や営業部門などが行うというような、BIツールを運用する上で関係者が複数名いることが多いと思います。その中で、「誰が・どのように」という役割を決めておくこと、またデータの渡し方なども事前に構築しておくとスムーズな運用に繋がりますので整理しておきましょう。

まとめ

BIを活用することで、業務の効率化や意思決定に役立ちます。ただしBIでできることをしっかりと把握し、誰が何に使うのか、どのうような運用をするのか?明確化させておかないと、本当の意味での活用ができなくなってしまいます。今回、紹介した内容を元に自社で導入した場合のイメージを膨らませてください。

Yellowfinでは今までの多くの導入実績を元に貴社に合った活用の仕方をしております。導入だけでなく、その後の活用をするための様々な疑問について是非ともご相談ください。

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