BIツールで出来ることは何か?機能や使い方を紹介

BIツールで出来ることは何か?機能や使い方を紹介

BIツール(ビジネスインテリジェンスツール)とは、企業の持つ大量のデータを活用し経営判断に活かすことのできるツールです。まずは基本的な機能や使い方を学び、自社の効率化に役立てましょう。

BIツールとは?

BIツールとは、「ビジネス・インテリジェンス(Business Intelligence)」ツールの略になります。
ビジネス・インテリジェンスというのは、企業において日々蓄積されている膨大な情報(データ)を統合・分析し、意思決定へ活用することを指します。

このBI(ビジネス・インテリジェンス)を助けるためのツールをBIツールと呼びます。

BIツールの役割

BIツールの役割は、膨大なデータから必要な情報を簡単に引き出し、今まで意思決定をする前に必要だった時間を短縮し、データの抽出の簡略化による意思決定のスピードを早めることです。日々、目まぐるしく変化する市場動向の中で、より迅速な経営判断を行うことが勝ち抜いていく中で一番重要となります。

迅速かつ適切な経営判断を行うために、抽出や分析部分をBIツールにより補い、一番重要な「経営判断」の部分により多くの時間をかけることが重要であると言えるでしょう。

BIツールが注目される理由

現在、日本では「働き方改革」が叫ばれており、短い時間の中で最大限の成果を発揮することが求めれています。またIT技術の発展やグローバル化の波を受けて、業界や国を問わず意思決定の速度を上げ、事業を成長させるためのPDCAを回す必要性にも迫られています。

インターネットやSNSなどの普及も高まり、企業には膨大なデータの蓄積がされており、顧客データの活用という話もビッグデータやAIなどの言葉と共に進んでいるという現実もあります。

せっかくのデータを活用できるのかどうかが、市場優位性の構築、競合との差別化にも重要という認識が高まっているのもポイントになります。

BIツールの基本的な機能

BIツールを使うことで、意思決定のための速度が上がるという話はしましたが、実際にはどんなことができるようになるのでしょうか。

ここでは、基本的な機能を紹介します。

ダッシュボード・レポーティング

経営判断や課題解決のための指標を把握するために、ダッシュボードなどで情報の可視化をすることができます。目標達成のためのKPI(重要業績評価指標)をリアルタイムで確認ができる仕組みを作ることで、現在の課題や注力すべきことへの気付きに繋がります。

また、レポーティング機能を活用することで、会議資料や定期更新が必要な資料を簡単に作成することもできます。

OLAP分析(多次元分析機能)による効率化

OLAP分析とは多次元分析機能とも呼ばれるもので、「Online Analytical Processing 」を略したものになります。

日々、蓄積されていく膨大なデータを複数の角度から分析し、現状の確認や仮説の検証へと活かすことができるものとなります。

データマイニング

情報に対して事前に仮説を立てず、データそのものを統計的に分析し、その中から規則性の発掘などに役立てることのできる機能になります。

「OLAP分析」がデータの関連性などを多次元で見ることができるものだと話しましたが、それに対して、「データマイニング」が重回帰分析やディシジョン・ツリーといった統計式を用いた分析ができるという特徴があります。

シミュレーション

過去の実績などの経験を元に計画の作成をする際に活用できるものです。過去実績からプランニング機能を使い、シミュレーションを行うことで最適な数字を弾き出すことが可能となります。裏付けの無い予測ではないため、再現性も高いシミュレーションを行うことができます。

BIツールを導入するメリット

BIツールを活用することによるメリットは以下のようなことが考えられます。

  • 散らばっていたデータの活用
  • 今まで時間のかかっていたデータ分析や集計、予測をするための時間削減
  • 見づらいデータの可視化による課題の把握
  • 上記による経営判断のスピードアップ

では、具体的にそれぞれのメリットについて説明していきます。

散らばっていたデータを活かすことができる

特に意識することもなく集まっていた様々な情報を活用することができます。
売上、顧客数、顧客単価、曜日毎の傾向、購買者の属性(性別や年齢、地域など)、今まで意識していなかった情報を集めると、ビジネスヒントを得られることもあります。
例えばアパレル店だとして、水曜日に雨が降ると女性の来店が増えるというデータが取れたのであれば、それに合わせた商品レイアウトを考える必要があるのかもしれないという気付きにも繋がります。

データ分析や集計、予測をするための時間削減を削減できる

BIツールというとデータの分析というイメージが強く、Excelとの比較をされることもあります。
もちろんExcelを活用した分析を行っている企業も多く、気付きを得ることのできる情報をアウトプットすることができます。
ただ日々集まっている情報をリアルタイムで把握したいという時に、Excelはデータ抽出をした時点でのものであり、最新の情報かというと疑問が残ります。
最新の情報を得るためには、毎日の作業が必要になってしまいます。
そこでBIツールを活用すると、設定した条件によるデータの自動収集が可能になるので、抽出のための手間を削減することが可能になります。

課題の把握が容易になり、スピード感を持って対応ができる

データを可視化することで、現状の把握も容易に行うことができます。
そうすると、自社の課題やサービス拡大のためのヒントを得る機会が増えていきます。この部分が分かることで、サービスの改善をするという判断も早くすることが可能となります。

可視化をすることで現状の把握が可能となる

仮説を立てて実際に行動をし、結果を踏まえた改善というPDCAを回すことは大変重要だと思います。ただし、分析のためのデータにリソースや工数をかけてしまっていては本末転倒になってしまいます。
可視化部分をBIツールに任せることで、本質である判断部分に力を割くことができるようになります。

BIツール導入のデメリット

BIツールを活用することによるメリットは多くありますが、デメリットは無いのでしょうか。
ここでは、導入するまでに確認する必要があることを紹介しておきます。

導入ハードルが高い

BIツールを導入することで、効率化や課題の早期把握ができます。
ただし、体制整っていないとツールを導入しただけになってしまいます。もちろん、コストもかかるので活用できる体制が構築できていないと宝の持ち腐れになってしまいます。
そのためには導入目的、体制の構築なども含めて事前に考えておく必要があります。

設定するための知識が必要

データ分析やレポーティングを半ば自動的に行うことができるのがBIツールの強みではありますが、そのためには、どのようなデータをどのように抽出し加工するべきかという設定部分を正しく行うことが必要になります。
社内に統計分析やITリテラシーの高い方がいればいいですが、そうでない場合はサポートを含めた相談できる環境があるのか?とうことも含めた検討が必要なります。

まとめ

BIツールには、デメリットにもなりうる注意点もありますが、多くのメリットもあります。
BIツールを活用することで、今まで困難だった現状把握がスピーディーに行えます。 もちろん業務の効率化にもつながり、コストや時間の削減も可能です。 意思決定を迅速に行うことで事業の改善や組織の改善を進め、企業の成長を支援できます。 BIツールの導入検討を進めるために、まずは無料評価版を試してみましょう。
下のリンクから申し込みが可能です。

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