BIツールとは?基本的な機能や導入メリットを紹介

BIツールとは?基本的な機能や導入メリットを紹介

BIツールとは、ビジネスインテリジェンスツールのことで、社内にある複数のデータを組み合わせ、加工、分析し、ビジュアライズ(可視化)することができるツールです。導入メリットや導入前の注意点を知り、BIツールについての理解を深めましょう。

BIツールとは?

BIツールは、ビジネスインテリジェンスツールの略ですが、いったいどのような機能を持ったツールのことなのでしょうか。まずはBIツールの基本的な機能や、Excelとどのような点で違うのかについて説明していきます。

BIツールの基本的な機能

まず、BIツールの機能についてしょうかいしていきます。基本的には以下の4つの機能があります。

ダッシュボード機能

ダッシュボード機能とは、複数の情報を一枚にまとめて、可視化することができる機能のことです。様々なデータソースから分析した結果をグラフや表にして、その情報を一目で確認することができます。社内や事業部内、チーム内での重要なKPIをダッシュボード機能を活用して可視化し、リアルタイムで数字などをチェックすることができます。

レポーティング機能

レポーティング機能とは、その名の通りレポートとして出力することができる機能のことです。定期的に行われる会議用の資料やお客様への提案のための資料などためのテンプレートを作り、データを更新するだけで簡単にレポート作成、更新ができるようになります。

OLAP分析機能

OLAP分析とは、日本語に訳すと「オンライン分析処理」のことです。この機能によりリアルタイムで様々なデータを収集し分析することができるので、好きなタイミングでデータの確認やデータ分析を行うことができるようになります。その結果より迅速な意思決定につなげることができるようになります。

シミュレーション機能

シミュレーション機能は、過去に収集したデータを分析し、その結果を踏まえて未来の予測を立てることができる機能のことです。
シミュレーション機能は、売上、利益などの会社や事業の全体数字に対する予算管理や、部門ごとの予算管理などに活用することができるため、迅速な経営判断に活用することができます。

Excelとの違い

次にBIツールとExcelとの違いですが、こちらは大きく分けて3つの違いがあります。

データの処理の速度

膨大なデータを扱う場合にはBIツールの方がExcelよりもデータの処理にかかる時間は短くなります。もちろん、分析するためのデータの数があまり膨大でない場合には大きな差はないかもしれませんが、Excelの場合、複雑な処理を行うときも膨大な時間を費やしてしまうので、BIツールの方が膨大なデータを扱うのに適しています。

データ抽出

BIツールの場合、複数のデータソースからデータを抽出し、分析することができます。一方Excelの場合、基本的には一つのデータソースから分析を行うので、複数のデータをまとめて分析するのにはあまり適していません。複数のデータを組み合わせて分析を行いたい場合には、BIツールが適していると言えるでしょう。

レポーティング

会議用の資料や営業用の資料を作成するとき、Excelの場合、資料作成が発生するたびにデータの集計・可視化を必要があります。
一方BIツールのレポーティング機能を活用すれば簡単にレポート作成を行うことができます。

BIツールのメリット

ここまでBIツールの基本的な機能について紹介してきましたが、具体的にどのようなメリットがあるか紹介していきます。

専門家でなくてもデータ分析ができる

複数のデータソースからデータを抽出したり、データの組み合わせ、加工を行う場合、基本的には専門家(技術者)の知識が必要となります。BIツールを活用することで専門家がいなくても自分たちでデータの組み合わせ、加工、分析を行うことができます。データ分析をするたびに専門家の力を借りて行う必要がなくなるため、データ分析までにかかる時間を削減することもできます。

社内の複数のデータを集約できる

BIツールを活用することで、部署、部門ごとにバラバラで管理されていたデータを一つに集約することができるようになります。データを集約することで、これまでできなかったような新たな角度での分析ができるようになり、その結果としてこれまで得られなかったような新たな分析結果を得ることもできます。

データ分析までの時間を短縮できる

データの組み合わせ、加工に費やしていた多くの時間を、BIツールの活用で短縮することができます。その結果、より多くの時間をデータ分析に費やすことができるので、これまでよりも多角的かつ、細かい部分までの分析を行うこともできます。

リアルタイムで分析結果を可視化できる

これまでは1週間に1回の更新のタイミングでしか見ることができなかったデータも、OLAP分析機能により、リアルタイムで確認することができます。逐一現在の数字を確認することができますので、より正確な意思決定(軌道修正、方向転換など)に繋がります。

迅速な経営判断に繋げられる

これまで説明してきたようにBIツールを活用することで、データの組み合わせや加工にかかっていた時間を短縮できること、データ分析を簡単に、かつ多角的に行うことができるようになりました。その結果、より正確で迅速な経営判断を行うこともできるようになりました。迅速な経営判断により、事業の損失を防いだり、より事業を拡大させることができるようになると言えるでしょう。

BIツールを活用する目的

では、具体的にどのような目的でBIツールを活用するかを説明していきます。

現状の課題の把握

事業を成長させていくための第一歩として現状の課題の把握のために、BIツールを活用することができるでしょう。
社内に膨大なデータは蓄積されているが、データが膨大すぎることによって、かえってデータ分析を行うことができなくなっている場合があります。BIツールを活用し、複数のデータソースを組み合わせた分析を行い、今行っている事業や施策のどこに課題があるかを把握できるようにしましょう。

複数のデータを組み合わせ、新たな分析結果を得る

社内に煩雑に管理されているデータをまとめて分析し、事業や施策をさらに伸ばしていくためにBIツールを活用しましょう。
「このデータとあのデータを組み合わせられたらな〜」
「実はこのデータとあのデータは関係あるのでは?」
上のような課題を感じてはいるが、実際に組み合わせて見ることが現状できないという場合もあると思います。BIツールを活用することで、複数のデータを組み合わせることができるので、これまで見ることのできなかった視点での分析ができるようになり、その結果を事業に反映させましょう。

分析の工数削減

「データ分析に費やしている時間を削減したい」
「毎日(毎月)発生するデータの集計の費やしている時間を削減したい」
「レポート報告などでデータの不備があった場合のレポートの修正にかなり時間がかかるのでなんとかしたい」
上のような目的でもBIツールを活用することができます。
先ほど説明したように、BIツールはデータの組み合わせや加工、レポーティング機能があるので、データの準備やデータ分析、レポート作成に費やしている時間を大幅に短縮することができます。さらには削減されたデータを他の作業に充てることができますので、工数の削減という目的の達成だけでなくさらなる事業の成長も見込めます。(※「集計作業にかかる工数を年間600時間削減」Yellowfin導入事例

BIツールを導入する上での注意点

ここまで、BIツールの機能やメリット、導入目的について紹介してきましたが、実際にBIツールを導入する際にはどのような点に注意して導入する必要があるのでしょうか。ここでは実際に導入する際に注意しておくべきポイントを紹介していきます。

導入目的を明確にする

まず第一に、導入目的を明確にすることが必要であると言えます。BIツールだけに限らず、他の製品やサービスを利用・導入する際にも当てはまることなのですが、導入すること自体はあくまで手段に過ぎませんので、導入した後、どのように活用していくかが重要ですのでまずは導入目的を整理し、明確にしておきましょう。

活用イメージを社内で持つ

導入目的が整理でき、明確にすることができれば、次に注意するポイントは「活用のイメージを社内で持つことができるか」です。BIツールには多くのメリットがありますが、活用イメージがないとメリットを活かすことができません。実際にどのようなデータとどのようなデータをどのように組み合わせて、どのような場面で活用することができるか、またどのような作業を効率化させるために導入するかについてイメージできるようにする必要があります。もちろん導入してから新たな活用イメージを持つことができると思いますが、導入前にイメージがないと活用できないままになってしまいます。BIツールの機能やメリットを理解し、活用イメージを膨らませましょう。

ツールの提供形態を意識しておく

ツールの提供形態についても意識しておきましょう。提供形態は大きく分けると、クラウド型とオンプレミス型があります。提供形態は実際に導入するときや導入後の活用に大きく影響しますので、注意が必要です。提供形態別のメリット・デメリットを理解し、どちらの提供形態が自社での運用に適していかを意識して導入検討しましょう。

専門知識が必要な場合も

導入前には、専門知識が必要になる場合もあるので、注意しておきましょう。
基本的には専門の人材が必要ないと触れましたが、導入前の準備段階や、BIツール自体をカスタマイズするという場合には専門知識が必要になる場合もあります。必ずしも必要になるというわけではないので、専門知識が必要になる場合もあるという点に注意しておきましょう。もし社内で専門家のリソースを確保できない場合にはツールの提供会社に相談してみることをおすすめします。

BIツール導入を成功させるために

最後に、BIツールの導入、そして活用を成功させるために必要なことを紹介していきます。

目的を明確にし、導入がゴールにならないように

先ほども紹介しましたが、導入はゴールではなくスタートといっても過言ではありません。BIツールを導入した後、しっかりと目的を達成させるために活用し、事業の成長に貢献させることを心がけておきましょう。

社内リソースの確保

おさらいになりますが、BIツールを活用することでデータ加工や分析、レポート作成の工数を削減することができます。しかしツールを使っている以上、運用するための最低限の人的リソースはもちろん必要です。導入してから人的リソースがなく、うまく活用することができないということは少なくありません。そうならないためにも、あらかじめ社内でBIツールを運用するための人的リソースをしっかりと確保しておきましょう。

複数のツールを比較

市場には多くのBIツールが存在します。一概にBIツールといっても各製品によって機能や料金、サポート体制、無料トライアルの有無など、大きく異なる場合があります。BIツールの導入を成功に導くためにも、本当に自社に適している製品がどの製品なのかしっかりと比較、検討することをおすすめします。

まとめ

BIツールにはダッシュボード機能、レポーティング機能、OLAP分析機能など、多くの機能があります。さらに多くのメリットがあります。BIツールについてしっかりと理解した上で活用していくためにもまずは無料評価版を試してみましょう。
下のリンクから無料評価版の申し込みが可能です。

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